投標(biāo)部合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司投標(biāo)部參與的各類項(xiàng)目合同管理活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購(gòu)、服務(wù)提供等合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合同的合法性、有效性。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，采取有效措施防范合同履行過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。3.全面管理原則涵蓋合同從談判、起草、簽訂、履行到終止的全過(guò)程，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。4.協(xié)作配合原則投標(biāo)部與公司內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)密切協(xié)作，共同做好合同管理工作。二、合同管理職責(zé)分工（一）投標(biāo)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織合同談判，收集、整理談判相關(guān)資料，參與合同條款的擬定和審核。2.負(fù)責(zé)合同文本的起草、修改和初審，確保合同內(nèi)容符合公司利益和業(yè)務(wù)需求。3.負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行跟蹤、變更管理及終止申請(qǐng)等工作。4.負(fù)責(zé)建立合同臺(tái)賬，定期更新合同信息，及時(shí)反饋合同履行情況。5.配合公司其他部門(mén)處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和支持。（二）法務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。2.參與重大合同談判，從法律角度提供專業(yè)支持。3.協(xié)助處理合同糾紛，提供法律解決方案。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.參與合同預(yù)算編制和審核，提供財(cái)務(wù)方面的建議。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同資金的使用情況。3.協(xié)助進(jìn)行合同成本核算和財(cái)務(wù)分析。（四）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)根據(jù)合同涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，相關(guān)部門(mén)應(yīng)配合投標(biāo)部做好合同管理工作，提供專業(yè)技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參與合同履行過(guò)程中的監(jiān)督和驗(yàn)收等工作。三、合同談判與簽訂（一）談判準(zhǔn)備1.投標(biāo)部在接到項(xiàng)目投標(biāo)任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)組建談判團(tuán)隊(duì)，明確團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)。2.收集與項(xiàng)目相關(guān)的各類信息，包括項(xiàng)目背景、技術(shù)要求、市場(chǎng)行情、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況等，為談判提供充分依據(jù)。3.分析項(xiàng)目需求和公司自身優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)，制定談判策略和目標(biāo)。（二）談判過(guò)程1.談判團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)按照既定策略和目標(biāo)，與對(duì)方進(jìn)行充分溝通和協(xié)商。2.認(rèn)真聽(tīng)取對(duì)方意見(jiàn)，對(duì)合同條款進(jìn)行詳細(xì)討論和研究，爭(zhēng)取達(dá)成有利于公司的條款。3.記錄談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和雙方達(dá)成的共識(shí)，形成談判紀(jì)要。（三）合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，由投標(biāo)部負(fù)責(zé)起草合同文本。2.合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同應(yīng)包含但不限于以下主要條款：合同雙方的基本信息；項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、范圍；合同價(jià)格及支付方式；項(xiàng)目進(jìn)度要求及交付時(shí)間；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方式；雙方的權(quán)利和義務(wù)；違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式；保密條款；不可抗力條款等。（四）審核與審批1.合同文本起草完成后，先由投標(biāo)部?jī)?nèi)部進(jìn)行初審，檢查合同條款是否符合談判結(jié)果和公司利益，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確規(guī)范。2.將初審?fù)ㄟ^(guò)的合同文本提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查，法務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等，并出具法律意見(jiàn)。3.根據(jù)法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)，投標(biāo)部對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后方可簽訂合同。（五）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同格式規(guī)范。2.合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，在簽訂合同時(shí)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保與審批通過(guò)的文本一致。3.合同雙方應(yīng)在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。4.簽訂后的合同應(yīng)及時(shí)編號(hào)、歸檔，并將副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。四、合同履行（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，投標(biāo)部應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.履行計(jì)劃應(yīng)與項(xiàng)目整體進(jìn)度相協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（二）履行跟蹤與協(xié)調(diào)1.投標(biāo)部應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展動(dòng)態(tài)。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的工作，確保各部門(mén)密切配合，共同推進(jìn)合同履行。（三）文件資料管理1.在合同履行過(guò)程中，應(yīng)妥善保管各類文件資料，包括合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.文件資料應(yīng)分類整理、歸檔保存，以便日后查閱和追溯。（四）變更管理1.如因項(xiàng)目需求變更、不可抗力等原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更，投標(biāo)部應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、對(duì)合同價(jià)格、履行期限等條款的影響，并按照合同簽訂的審核審批程序進(jìn)行審批。3.對(duì)變更后的合同條款進(jìn)行及時(shí)更新和調(diào)整，確保合同管理的準(zhǔn)確性。五、合同驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.在合同約定的交付時(shí)間前，投標(biāo)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、程序和人員分工。2.通知對(duì)方做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，并要求對(duì)方提供相關(guān)驗(yàn)收資料。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收工作，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量、進(jìn)度等方面進(jìn)行全面檢查。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)驗(yàn)收記錄，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。3.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方整改，整改完成后進(jìn)行復(fù)查，直至驗(yàn)收合格。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收工作完成后，投標(biāo)部應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，總結(jié)驗(yàn)收情況，明確驗(yàn)收結(jié)論。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員簽字確認(rèn)后存檔。六、合同款項(xiàng)支付（一）支付申請(qǐng)1.投標(biāo)部應(yīng)根據(jù)合同約定和項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交合同款項(xiàng)支付申請(qǐng)。2.支付申請(qǐng)應(yīng)注明支付金額、支付依據(jù)、收款單位等信息，并附上相關(guān)證明材料。（二）審核與支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到支付申請(qǐng)后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括支付金額是否準(zhǔn)確、支付依據(jù)是否充分、收款單位是否合規(guī)等。3.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的支付方式進(jìn)行款項(xiàng)支付，并做好支付記錄。七、合同終止（一）終止條件1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致可以終止合同。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同，導(dǎo)致合同終止。（二）終止程序1.當(dāng)出現(xiàn)合同終止情形時(shí)，投標(biāo)部應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并提出終止合同的書(shū)面申請(qǐng)。2.雙方應(yīng)就合同終止事宜進(jìn)行協(xié)商，簽訂終止協(xié)議，明確終止后的相關(guān)事項(xiàng)，如費(fèi)用結(jié)算、資料交接等。3.按照公司規(guī)定的審批程序?qū)K止協(xié)議進(jìn)行審批。4.合同終止后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同及相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管。八、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.在合同簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。2.對(duì)合同條款進(jìn)行充分審查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定相應(yīng)的防范措施。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，投標(biāo)部應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，制定應(yīng)對(duì)策略。2.積極與對(duì)方協(xié)商解決糾紛，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。4.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，尋求支持和指導(dǎo)。九、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，投標(biāo)部應(yīng)及時(shí)建立合同檔案，將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、談判紀(jì)要、審批文件、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案資料。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)部合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理是否符合本辦法及公司相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同簽訂、履行、款項(xiàng)支付、糾紛處理等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)投標(biāo)部合同管理