雙告知工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部管理，規(guī)范雙告知工作流程，確保各類信息及時、準(zhǔn)確傳遞，提高工作效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在涉及雙告知工作場景下的操作與管理。（三）定義1.雙告知：指在公司/組織業(yè)務(wù)活動中，涉及到的需要同時告知兩個或以上相關(guān)方的信息傳遞行為。包括但不限于政策法規(guī)變動、業(yè)務(wù)流程調(diào)整、重要事項通知等。2.告知主體：負(fù)責(zé)發(fā)起雙告知行為的部門或個人。3.告知對象：雙告知行為所涉及的接收信息的部門或個人。（四）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：雙告知內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，不得虛假或誤導(dǎo)性陳述。2.及時性原則：應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成雙告知工作，確保信息接收方能夠及時獲取并做出相應(yīng)反應(yīng)。3.完整性原則：告知內(nèi)容應(yīng)全面、完整，涵蓋關(guān)鍵信息及必要說明，避免信息遺漏。4.可追溯性原則：雙告知過程應(yīng)記錄清晰，便于查詢和追溯，以保證工作的透明度和責(zé)任明確。二、雙告知工作流程（一）信息收集與整理1.告知主體應(yīng)首先對需要進(jìn)行雙告知的信息進(jìn)行收集。信息來源包括但不限于上級指示、法律法規(guī)更新、公司內(nèi)部決策等。2.對收集到的信息進(jìn)行詳細(xì)整理，明確信息的核心內(nèi)容、涉及范圍、影響程度等關(guān)鍵要素。確保信息內(nèi)容清晰、邏輯連貫，易于理解。（二）告知對象確定1.根據(jù)信息的性質(zhì)和影響范圍，準(zhǔn)確確定雙告知的對象。告知對象應(yīng)涵蓋所有與該信息相關(guān)的部門、崗位或人員，確保信息傳遞的全面性。2.在確定告知對象時，需考慮信息的保密性要求。對于涉及敏感信息的雙告知，應(yīng)嚴(yán)格限定告知對象范圍，并采取相應(yīng)的保密措施。（三）告知方式選擇1.根據(jù)信息的緊急程度、重要性以及告知對象的特點，選擇合適的告知方式。常見的告知方式包括但不限于書面通知、郵件、內(nèi)部系統(tǒng)公告、會議傳達(dá)等。2.對于緊急且重要的信息，應(yīng)優(yōu)先采用即時通訊工具（如電話、即時通訊軟件等）進(jìn)行口頭告知，并隨后及時補(bǔ)發(fā)書面通知，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。3.書面通知應(yīng)采用正式的文件格式，明確標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、抄送單位、發(fā)文日期等要素。通知內(nèi)容應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊不清或歧義表述。（四）告知內(nèi)容審核1.在雙告知信息發(fā)出前，必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及語言表達(dá)的規(guī)范性等。2.審核人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行全面、細(xì)致的審查。審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與告知主體溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.對于涉及重要決策、重大事項的雙告知信息，應(yīng)經(jīng)過多級審核，確保信息質(zhì)量和決策的科學(xué)性。（五）告知實施1.按照選定的告知方式，將審核通過的雙告知信息及時傳遞給告知對象。在告知過程中，應(yīng)確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和完整性，避免信息丟失或誤傳。2.對于采用書面通知方式的，應(yīng)確保通知送達(dá)至告知對象本人或其授權(quán)接收人，并要求接收人簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。3.通過郵件、內(nèi)部系統(tǒng)公告等電子方式告知的，應(yīng)保留相關(guān)發(fā)送記錄和接收回執(zhí)，作為信息傳遞的有效憑證。（六）反饋與跟蹤1.告知主體應(yīng)及時跟蹤雙告知信息的接收情況，確保告知對象已收到并理解相關(guān)信息。對于重要信息，應(yīng)要求告知對象在規(guī)定時間內(nèi)反饋接收情況和意見建議。2.如發(fā)現(xiàn)告知對象對信息存在疑問或誤解，告知主體應(yīng)及時進(jìn)行溝通解釋，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。對于反饋的意見建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，合理采納并及時反饋處理結(jié)果。3.建立雙告知工作臺賬，對每次雙告知工作的信息內(nèi)容、告知對象、告知方式、告知時間、反饋情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。工作臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計分析。三、雙告知工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對雙告知工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組應(yīng)由公司/組織內(nèi)部不同部門的人員組成，確保監(jiān)督工作的全面性和公正性。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查雙告知工作流程的執(zhí)行情況、告知內(nèi)容的質(zhì)量、告知對象的反饋處理情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.建立雙告知工作投訴渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工及外部相關(guān)方對雙告知工作的投訴和建議。對投訴和建議應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人或建議人。（二）考核指標(biāo)1.準(zhǔn)確性指標(biāo)：考核雙告知信息內(nèi)容的準(zhǔn)確程度，以信息錯誤率作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。信息錯誤率=錯誤信息數(shù)量/雙告知信息總量×100%。2.及時性指標(biāo)：考核雙告知工作是否在規(guī)定時間內(nèi)完成，以按時告知率作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。按時告知率=按時完成雙告知的次數(shù)/應(yīng)進(jìn)行雙告知的總次數(shù)×100%。3.完整性指標(biāo)：考核雙告知內(nèi)容的完整程度，以信息完整率作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。信息完整率=完整告知信息的次數(shù)/雙告知信息總量×100%。4.反饋處理指標(biāo)：考核對告知對象反饋意見的處理情況，以反饋處理及時率和反饋處理滿意度作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。反饋處理及時率=及時處理反饋意見的次數(shù)/收到反饋意見的總次數(shù)×100%；反饋處理滿意度=滿意反饋處理結(jié)果的告知對象人數(shù)/反饋意見的告知對象總?cè)藬?shù)×100%。（三）考核方式1.定期考核：每季度對各部門及員工的雙告知工作進(jìn)行一次全面考核，根據(jù)考核指標(biāo)計算得分，并進(jìn)行排名通報。2.不定期考核：根據(jù)監(jiān)督檢查情況及投訴舉報情況，對相關(guān)部門及員工進(jìn)行不定期考核，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行扣分處理。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將雙告知工作考核結(jié)果與部門及員工的績效掛鉤，作為績效獎金發(fā)放、晉升晉級、評先評優(yōu)等的重要依據(jù)。對于考核成績優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎勵；對于考核不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重問題的部門和員工，進(jìn)行批評教育、績效扣分甚至崗位調(diào)整等處理。四、雙告知工作的保密管理（一）保密責(zé)任1.所有參與雙告知工作的人員均負(fù)有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，妥善保管涉及雙告知的各類信息資料。2.告知主體在確定告知對象時，應(yīng)明確告知其保密責(zé)任和義務(wù)，并要求其簽署保密承諾書。保密承諾書應(yīng)明確保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）保密措施1.對于涉及商業(yè)秘密、敏感信息等需要保密的雙告知內(nèi)容，應(yīng)采用加密傳輸、專人傳遞等方式進(jìn)行處理，確保信息在傳遞過程中的安全性。2.在信息存儲方面，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定，將相關(guān)信息存儲在安全的存儲設(shè)備或系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.對于不再使用或已過保密期限的雙告知信息資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息徹底清除，不留痕跡。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織保密管理部門負(fù)責(zé)對雙告知工作的保密情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.加強(qiáng)對參與雙告知工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能水平。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法