圖書出入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖書管理，規(guī)范圖書出入庫流程，確保圖書資產(chǎn)的安全與完整，提高圖書使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有圖書的出入庫管理，包括但不限于辦公用書、培訓(xùn)教材、參考資料等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：出入庫信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保圖書數(shù)量、品種、狀態(tài)等與實(shí)際情況相符。2.及時(shí)性原則：圖書出入庫操作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免影響工作和學(xué)習(xí)的正常開展。3.安全性原則：保障圖書在出入庫過程中的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保管理工作有序進(jìn)行。二、圖書入庫管理（一）采購入庫1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《圖書采購申請(qǐng)表》，注明圖書名稱、作者、出版社、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至圖書管理部門。2.采購審批圖書管理部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總整理，根據(jù)公司圖書預(yù)算和實(shí)際需求進(jìn)行審批。審批通過后，交由采購部門進(jìn)行采購。3.到貨驗(yàn)收?qǐng)D書到貨后，采購部門通知圖書管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購訂單和發(fā)票，對(duì)圖書的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)圖書存在短缺、損壞、質(zhì)量問題等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。4.入庫登記驗(yàn)收合格的圖書，圖書管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。在圖書管理系統(tǒng)中錄入圖書的基本信息，包括書名、作者、出版社、ISBN號(hào)、入庫時(shí)間、入庫數(shù)量、存放位置等，并打印入庫單。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存圖書管理部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)交采購部門備查。（二）捐贈(zèng)入庫1.捐贈(zèng)接收對(duì)于外部單位或個(gè)人捐贈(zèng)的圖書，由圖書管理部門負(fù)責(zé)接收。接收時(shí)，應(yīng)填寫《圖書捐贈(zèng)登記表》，詳細(xì)記錄捐贈(zèng)圖書的名稱、數(shù)量、捐贈(zèng)人姓名、捐贈(zèng)時(shí)間等信息。2.質(zhì)量檢查對(duì)捐贈(zèng)圖書進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖書內(nèi)容健康、無破損、無缺失。對(duì)于不符合要求的圖書，應(yīng)與捐贈(zèng)人溝通協(xié)商處理。3.入庫手續(xù)經(jīng)檢查合格的捐贈(zèng)圖書，按照采購入庫的流程辦理入庫登記手續(xù)。（三）調(diào)拔入庫1.調(diào)拔申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門之間因工作需要調(diào)拔圖書時(shí)，由調(diào)出部門填寫《圖書調(diào)拔申請(qǐng)表》，注明調(diào)拔圖書的名稱、數(shù)量、調(diào)拔原因、調(diào)入部門等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至圖書管理部門。2.調(diào)拔審批圖書管理部門對(duì)調(diào)拔申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和調(diào)拔合理性進(jìn)行審批。審批通過后，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門辦理調(diào)拔手續(xù)。3.調(diào)拔交接調(diào)出部門和調(diào)入部門應(yīng)在圖書管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行圖書交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)圖書的數(shù)量、品種、狀態(tài)等，并在《圖書調(diào)拔交接清單》上簽字確認(rèn)。圖書管理部門根據(jù)交接清單及時(shí)更新圖書庫存信息。三、圖書出庫管理（一）借閱出庫1.借閱申請(qǐng)員工因工作或?qū)W習(xí)需要借閱圖書時(shí)，應(yīng)填寫《圖書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱圖書的名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交至圖書管理部門。2.借閱審批圖書管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)圖書庫存情況和借閱規(guī)定進(jìn)行審批。對(duì)于重要或稀缺圖書，可根據(jù)實(shí)際情況限制借閱數(shù)量和時(shí)間。審批通過后，通知借閱人辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記借閱人憑審批通過的《圖書借閱申請(qǐng)表》到圖書管理部門領(lǐng)取圖書。圖書管理人員應(yīng)在圖書管理系統(tǒng)中登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱圖書名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，并發(fā)放借閱證。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、部門、有效期限等信息。4.歸還提醒圖書管理部門應(yīng)在圖書預(yù)計(jì)歸還日期前[X]天，通過郵件、短信等方式提醒借閱人按時(shí)歸還圖書。如借閱人因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向圖書管理部門提交《圖書延期歸還申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后方可延期。延期最長不得超過[X]天。（二）部門領(lǐng)用出庫1.領(lǐng)用申請(qǐng)部門因工作需要領(lǐng)用圖書時(shí)，由部門指定專人填寫《圖書領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用圖書的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至圖書管理部門。2.領(lǐng)用審批圖書管理部門對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用合理性進(jìn)行審批。審批通過后，通知領(lǐng)用部門到圖書管理部門領(lǐng)取圖書。3.領(lǐng)用登記領(lǐng)用部門指定專人憑審批通過的《圖書領(lǐng)用申請(qǐng)表》到圖書管理部門領(lǐng)取圖書。圖書管理人員應(yīng)在圖書管理系統(tǒng)中登記領(lǐng)用信息，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人姓名、領(lǐng)用圖書名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間等，并開具領(lǐng)用單。領(lǐng)用單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存圖書管理部門，一聯(lián)交領(lǐng)用部門備查，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證。（三）歸還入庫1.圖書歸還借閱或領(lǐng)用圖書到期后，借閱人或領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)將圖書歸還至圖書管理部門。圖書管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還圖書的數(shù)量、品種、狀態(tài)等，確保與借閱或領(lǐng)用記錄一致。2.歸還驗(yàn)收如發(fā)現(xiàn)歸還圖書存在損壞、丟失等情況，借閱人或領(lǐng)用部門應(yīng)照價(jià)賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)圖書的原價(jià)和折舊情況進(jìn)行計(jì)算。圖書管理人員應(yīng)在圖書管理系統(tǒng)中記錄圖書的歸還情況和賠償信息。3.入庫處理驗(yàn)收合格的歸還圖書，圖書管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將圖書歸位存放，并更新圖書庫存信息。四、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計(jì)劃圖書管理部門應(yīng)定期制定圖書庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員等。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。2.實(shí)地盤點(diǎn)盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)圖書庫存進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)，核對(duì)圖書的數(shù)量、品種、狀態(tài)等與圖書管理系統(tǒng)記錄是否一致。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。3.盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制《圖書庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異情況及原因分析等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)圖書管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層。4.差異處理對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)差異，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。如因圖書出入庫操作失誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存記錄；如因圖書丟失、損壞等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償處理。（二）庫存調(diào)整1.調(diào)整原因根據(jù)圖書盤點(diǎn)結(jié)果、圖書信息變更、圖書損壞丟失等情況，需要對(duì)圖書庫存進(jìn)行調(diào)整。2.調(diào)整申請(qǐng)圖書管理部門填寫《圖書庫存調(diào)整申請(qǐng)表》，注明調(diào)整原因、調(diào)整圖書的名稱、數(shù)量、調(diào)整前后庫存數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門。3.調(diào)整審批財(cái)務(wù)部門對(duì)庫存調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過后，圖書管理部門方可進(jìn)行庫存調(diào)整操作。4.調(diào)整記錄圖書管理部門應(yīng)在圖書管理系統(tǒng)中及時(shí)記錄庫存調(diào)整信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）庫存安全1.存放環(huán)境圖書應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的專用庫房內(nèi)，庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.分類存放圖書應(yīng)按照類別、學(xué)科、用途等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立圖書存放位置索引，提高圖書檢索效率。3.庫存監(jiān)控安裝庫存監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的圖書情況。定期對(duì)庫存圖書進(jìn)行檢查，確保圖書的安全與完整。4.防蟲防潮采取必要的防蟲防潮措施，如放置防蟲藥品、保持庫房濕度適宜等，防止圖書受到蟲害和潮濕的影響。五、圖書信息管理（一）信息錄入1.基本信息錄入圖書管理部門應(yīng)在圖書入庫時(shí)，及時(shí)將圖書的基本信息錄入圖書管理系統(tǒng)，包括書名、作者、出版社、ISBN號(hào)、出版日期、價(jià)格、內(nèi)容簡介等。2.變更信息錄入如圖書的信息發(fā)生變更，如圖書重印、修訂、版本更新等，圖書管理部門應(yīng)及時(shí)在圖書管理系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。（二）信息維護(hù)1.定期檢查圖書管理部門應(yīng)定期對(duì)圖書信息進(jìn)行檢查，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充。2.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)圖書管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息查詢1.內(nèi)部查詢公司內(nèi)部員工可通過圖書管理系統(tǒng)查詢圖書的庫存信息、借閱信息、圖書詳情等。查詢時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.外部查詢對(duì)于因工作需要，外部單位或個(gè)人需要查詢公司圖書信息的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)后，由圖書管理部門按照規(guī)定提供相應(yīng)的信息。六、人員職責(zé)（一）圖書管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書出入庫管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)圖書的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、出庫、盤點(diǎn)等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)圖書管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)更新，確保圖書信息的準(zhǔn)確無誤。4.負(fù)責(zé)與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解圖書需求情況，提供優(yōu)質(zhì)的圖書服務(wù)。5.定期對(duì)圖書管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）采購部門職責(zé)1.根據(jù)圖書管理部門提交的采購申請(qǐng)，按照公司采購流程進(jìn)行圖書采購。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保圖書按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.協(xié)助圖書管理部門進(jìn)行圖書驗(yàn)收工作，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核圖書采購申請(qǐng)和費(fèi)用報(bào)銷，確保圖書采購符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算要求。2.負(fù)責(zé)根據(jù)圖書管理部門提供的入庫單和領(lǐng)用單進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄圖書資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況。3.定期與圖書管理部門核對(duì)圖書賬目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。（四）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門圖書需求的申報(bào)和審核，合理安排圖書的使用。2.教育本部門員工愛護(hù)圖書，遵守圖書借閱和領(lǐng)用規(guī)定，按時(shí)歸還圖書。3.協(xié)助圖書管理部門進(jìn)行圖書盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和支持。（五）借閱人職責(zé)1.遵守圖書借閱規(guī)定，按時(shí)歸還圖書。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.愛護(hù)借閱的圖書，不得損壞、丟失、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)圖書損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向圖書管理部門報(bào)告并照價(jià)賠償。3.妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如借閱證丟失，應(yīng)及時(shí)向圖書管理部門掛失補(bǔ)辦。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)圖書出入庫管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括圖書管理制度的執(zhí)行情況、圖書庫存的準(zhǔn)確性、圖書出入庫手續(xù)的完整性等。2.圖書管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立圖書出入庫管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)圖書管理部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門及借閱人等相關(guān)人員的