某某鄉(xiāng)檔案管理辦法[鄉(xiāng)名]鄉(xiāng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)[鄉(xiāng)名]鄉(xiāng)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高工作效率和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于[鄉(xiāng)名]鄉(xiāng)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）以及鄉(xiāng)屬各企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。鄉(xiāng)檔案管理工作在鄉(xiāng)黨委、政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管安全，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。3.方便利用、服務(wù)發(fā)展原則。充分發(fā)揮檔案的作用，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作和社會(huì)發(fā)展提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)黨委書(shū)記為組長(zhǎng)，鄉(xiāng)長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。3.監(jiān)督檢查本鄉(xiāng)檔案管理工作的落實(shí)情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（二）鄉(xiāng)綜合檔案室鄉(xiāng)綜合檔案室是本鄉(xiāng)檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)各類檔案。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本鄉(xiāng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本鄉(xiāng)各部門(mén)形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)所保管的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高本鄉(xiāng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和信息服務(wù)。（三）部門(mén)檔案員各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）及鄉(xiāng)屬各企事業(yè)單位應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接手續(xù)。其主要職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理的要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類整理、編目裝訂，定期向鄉(xiāng)綜合檔案室移交。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極配合鄉(xiāng)綜合檔案室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本鄉(xiāng)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)有關(guān)的文件、鄉(xiāng)黨委和政府形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告等。2.本鄉(xiāng)各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、工作臺(tái)賬、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等。3.本鄉(xiāng)組織建設(shè)、干部人事、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料，如黨員名冊(cè)、干部任免文件、考核材料、違紀(jì)案件查處材料等。4.本鄉(xiāng)行政區(qū)劃、土地資源、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、民生保障等方面的文件材料，如土地規(guī)劃圖、建設(shè)項(xiàng)目資料、社會(huì)保障檔案等。5.本鄉(xiāng)舉辦各類重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件材料、照片、音像資料等。6.本鄉(xiāng)所屬企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料、資產(chǎn)檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）及鄉(xiāng)屬各企事業(yè)單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)本部門(mén)形成的文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，不得積壓或散失。3.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)認(rèn)真簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳閱、辦理，辦理完畢后及時(shí)將文件原件及相關(guān)材料移交鄉(xiāng)綜合檔案室歸檔。4.對(duì)本鄉(xiāng)形成的重要文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門(mén)使用，一份及時(shí)移交鄉(xiāng)綜合檔案室歸檔。5.對(duì)涉及多個(gè)部門(mén)的文件材料，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的分類方法進(jìn)行整理。先將文件材料按年度分開(kāi)，再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)相關(guān)信息。4.對(duì)照片、音像資料等特殊載體檔案，應(yīng)單獨(dú)整理，編目造冊(cè)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，并與相關(guān)文字材料建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.鄉(xiāng)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案排列整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)維修或更換，確保檔案裝具的安全可靠。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。永久保管的檔案是指反映本鄉(xiāng)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本鄉(xiāng)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映本鄉(xiāng)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映本鄉(xiāng)一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.各部門(mén)應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，不得擅自延長(zhǎng)或縮短保管期限。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鄉(xiāng)綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍本鄉(xiāng)檔案主要供本鄉(xiāng)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）及鄉(xiāng)屬各企事業(yè)單位在開(kāi)展工作、查閱資料、解決問(wèn)題等方面使用，同時(shí)也可根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時(shí)歸還。借出檔案期間，借閱人應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.利用檔案時(shí)，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明出處。（三）服務(wù)措施1.鄉(xiāng)綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，優(yōu)化服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱檔案。3.定期開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為鄉(xiāng)各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立涵蓋本鄉(xiāng)各類檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)。（二）工作任務(wù)1.對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案掃描錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）保障措施1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工，確保檔案信息化建設(shè)工作順利推進(jìn)。2.加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備購(gòu)置、軟件升級(jí)、人員培訓(xùn)等費(fèi)用。3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化技能水平，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作落實(shí)情況。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)情況。4.檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，檔案信息的安全管理情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。鄉(xiāng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年組織一次對(duì)本鄉(xiāng)檔案管理工作的全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查。鄉(xiāng)綜合檔案室不定期對(duì)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）及鄉(xiāng)屬各企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理工作中的