大學(xué)收發(fā)文管理辦法總則目的為了加強(qiáng)大學(xué)收發(fā)文管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公文處理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本校各學(xué)院、各部門（以下統(tǒng)稱“校內(nèi)各單位”）的收文和發(fā)文管理工作。管理原則收發(fā)文管理工作應(yīng)遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密的原則，做到規(guī)范有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。收文管理收文范圍1.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的各類公文，包括命令、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.平級單位和不相隸屬單位發(fā)來的公文。3.下級單位報(bào)送的請示、報(bào)告等公文。4.其他需要學(xué)校處理的各類文件、信函、傳真等。收文登記1.學(xué)校設(shè)立專門的收文登記崗位，由專人負(fù)責(zé)收文登記工作。2.收文人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)對文件進(jìn)行清點(diǎn)、核對，檢查文件的完整性和有效性。3.對收到的文件，收文人員應(yīng)在《收文登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括收文日期、來文單位、文號、文件標(biāo)題、密級、份數(shù)等。收文分類與初審1.收文人員根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，對文件進(jìn)行分類，分為重要文件、一般文件和參閱文件等。2.收文人員對文件進(jìn)行初審，判斷文件的緊急程度、重要程度和處理要求，提出初步的處理意見。收文呈批與傳閱1.對于重要文件和需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，收文人員應(yīng)及時(shí)將文件呈送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批閱。呈送文件時(shí)，應(yīng)附上《文件處理單》，注明文件的基本情況和初步處理意見。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的內(nèi)容和要求，在《文件處理單》上作出批示，提出處理意見。3.對于需要傳閱的文件，收文人員應(yīng)按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的批示和文件的傳閱范圍，組織文件的傳閱工作。傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用《文件傳閱單》，注明傳閱順序和時(shí)間要求。收文辦理與督辦1.校內(nèi)各單位根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的批示和文件的要求，負(fù)責(zé)文件的具體辦理工作。辦理單位應(yīng)明確辦理責(zé)任人，制定辦理方案，確保文件的辦理質(zhì)量和效率。2.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對文件的辦理情況進(jìn)行督辦，定期檢查文件的辦理進(jìn)度，及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。對于辦理不及時(shí)或辦理質(zhì)量不高的單位，學(xué)校辦公室應(yīng)督促其限期整改。收文歸檔1.文件辦理完畢后，辦理單位應(yīng)及時(shí)將文件和相關(guān)材料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并移交學(xué)校檔案館保存。2.學(xué)校檔案館應(yīng)建立健全文件檔案管理制度，加強(qiáng)對文件檔案的保管和利用，確保文件檔案的安全和完整。發(fā)文管理發(fā)文范圍1.以學(xué)校名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的請示、報(bào)告等公文。2.以學(xué)校名義向下級單位發(fā)布的命令、決定、通知、通報(bào)等公文。3.以學(xué)校名義與平級單位和不相隸屬單位進(jìn)行聯(lián)系、商洽工作的函等公文。4.其他需要以學(xué)校名義發(fā)布的文件、信函、傳真等。發(fā)文擬稿1.校內(nèi)各單位根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草以學(xué)校名義發(fā)布的公文。擬稿單位應(yīng)明確公文的主題、目的和要求，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、條理清晰，語言應(yīng)規(guī)范、簡潔、通順。2.擬稿單位在起草公文時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校公文格式的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行排版，使用統(tǒng)一的公文紙和字體。發(fā)文審核1.擬稿單位完成公文起草后，應(yīng)先進(jìn)行自我審核，檢查公文的內(nèi)容、格式和語言等方面是否符合要求。2.擬稿單位將審核后的公文送學(xué)校辦公室進(jìn)行審核。學(xué)校辦公室主要審核公文的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。3.對于涉及多個(gè)部門的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽，征求各部門的意見和建議。發(fā)文簽發(fā)1.經(jīng)學(xué)校辦公室審核通過的公文，應(yīng)按照學(xué)校的公文簽發(fā)權(quán)限，送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文的內(nèi)容和重要程度，在公文上簽署簽發(fā)意見。對于重要公文，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自簽發(fā)；對于一般公文，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文編號與排版1.公文簽發(fā)后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對公文進(jìn)行編號。公文編號應(yīng)按照學(xué)校公文編號的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編排，確保編號的唯一性和規(guī)范性。2.學(xué)校辦公室根據(jù)公文的簽發(fā)意見和編號，對公文進(jìn)行排版，制作正式的公文文本。排版應(yīng)符合學(xué)校公文格式的有關(guān)規(guī)定，做到版面整潔、美觀。發(fā)文印制與分發(fā)1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)公文的印制工作。印制公文應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張和印刷設(shè)備，確保公文的印制質(zhì)量。2.公文印制完成后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)公文的分發(fā)工作。分發(fā)公文應(yīng)按照公文的主送單位、抄送單位和發(fā)送范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確地將公文送達(dá)有關(guān)單位和人員。發(fā)文歸檔1.公文分發(fā)完畢后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將公文的定稿、正本和相關(guān)材料整理歸檔。歸檔公文應(yīng)按照學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并移交學(xué)校檔案館保存。2.學(xué)校檔案館應(yīng)建立健全發(fā)文檔案管理制度，加強(qiáng)對發(fā)文檔案的保管和利用，確保發(fā)文檔案的安全和完整。公文格式與行文規(guī)則公文格式1.學(xué)校公文應(yīng)按照國家有關(guān)公文格式的規(guī)定進(jìn)行排版，使用統(tǒng)一的公文紙和字體。公文紙一般采用A4型紙，頁邊距為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。2.公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)使用二號宋體字，加粗，居中排列。3.公文的正文應(yīng)使用三號仿宋體字，行距為28磅。正文應(yīng)層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。4.公文的落款應(yīng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日標(biāo)全。落款應(yīng)使用三號仿宋體字，居右排列。行文規(guī)則1.校內(nèi)各單位在行文時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作需要和隸屬關(guān)系，選擇合適的行文方式和文種。行文方式包括上行文、下行文和平行文等，文種包括命令、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.校內(nèi)各單位在行文時(shí)，應(yīng)遵循逐級行文的原則，一般不得越級行文。如因特殊情況需要越級行文的，應(yīng)同時(shí)抄送被越過的上級單位。3.校內(nèi)各單位在行文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，應(yīng)堅(jiān)決不發(fā)；對于內(nèi)容重復(fù)的公文，應(yīng)進(jìn)行合并或簡化。保密與安全管理保密管理1.校內(nèi)各單位在收發(fā)文管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，加強(qiáng)對文件的保密管理。2.對于涉及國家秘密和學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，采取必要的保密措施，確保文件的安全。3.收發(fā)文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露文件的內(nèi)容和機(jī)密信息。安全管理1.校內(nèi)各單位在收發(fā)文管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對文件的安全管理，確保文件的完整性和安全性。2.收發(fā)文人員應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、損壞和被盜。對于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)存放在專門的文件柜或保險(xiǎn)柜中。3.在文件的傳遞和運(yùn)輸過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保文件的安全。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對校內(nèi)各單位的收發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期檢查各單位的收發(fā)文登記、辦理、歸檔等情況。2.學(xué)校辦公室在監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促各單位限期整改?？己嗽u價(jià)1.學(xué)校將收發(fā)文管理工作納入各單位的工作考核范圍，對收發(fā)文管理工