商場商務(wù)費管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)商場商務(wù)費的管理，規(guī)范商務(wù)活動支出，提高資金使用效益，保障商場各項商務(wù)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財務(wù)管理制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商場內(nèi)所有涉及商務(wù)費用支出的部門、項目及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則商務(wù)費的支出必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，嚴(yán)禁任何違法違規(guī)行為。2.合理性原則各項商務(wù)費用的支出應(yīng)具有合理的商業(yè)目的，與商場的業(yè)務(wù)活動緊密相關(guān)，不得隨意列支不合理費用。3.預(yù)算控制原則商務(wù)費支出應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算安排執(zhí)行，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。4.審批規(guī)范原則建立健全商務(wù)費審批流程，明確各級審批權(quán)限，確保費用支出經(jīng)過嚴(yán)格審核，手續(xù)完備。二、商務(wù)費定義及范圍（一）定義商務(wù)費是指商場在開展商務(wù)活動過程中，為實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)而發(fā)生的各類費用支出。（二）范圍1.業(yè)務(wù)招待費用于招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、住宿、娛樂等費用。2.差旅費員工因商務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、伙食補(bǔ)貼等費用。3.會議費組織或參加各類商務(wù)會議所產(chǎn)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等費用。4.培訓(xùn)費為提升員工業(yè)務(wù)能力、滿足工作需要而開展的內(nèi)部培訓(xùn)或參加外部培訓(xùn)的費用，包括培訓(xùn)師資費、教材費、場地費等。5.市場推廣費用于商場品牌推廣、產(chǎn)品促銷等活動的費用，如廣告宣傳費、促銷活動費、市場調(diào)研費等。6.商務(wù)禮品費為維護(hù)客戶關(guān)系、促進(jìn)業(yè)務(wù)合作而贈送的禮品費用。7.其他商務(wù)費與商場商務(wù)活動直接相關(guān)的其他費用，如商務(wù)通訊費、商務(wù)用車費等。三、商務(wù)費預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門年度業(yè)務(wù)工作計劃和目標(biāo)，結(jié)合以往商務(wù)活動開展情況，于每年[具體時間]前編制下一年度商務(wù)費預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各項商務(wù)費的預(yù)算金額、支出項目、預(yù)計發(fā)生時間等，并說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.財務(wù)部負(fù)責(zé)對各部門提交的預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合商場整體經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，編制商場年度商務(wù)費預(yù)算方案，報商場管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.經(jīng)批準(zhǔn)的商務(wù)費預(yù)算是控制費用支出的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算額度。2.因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)提前[具體時間]向財務(wù)部提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對整體預(yù)算的影響等。財務(wù)部審核后報商場管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整預(yù)算。3.財務(wù)部應(yīng)定期對商務(wù)費預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并向相關(guān)部門反饋，督促其采取措施加以解決。（三）預(yù)算考核1.建立商務(wù)費預(yù)算考核制度，對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)主要包括預(yù)算執(zhí)行率、費用控制情況、費用效益等。預(yù)算執(zhí)行率=實際支出金額/預(yù)算金額×100%。3.對于預(yù)算執(zhí)行情況良好、費用控制有效、費用效益顯著的部門，給予適當(dāng)獎勵；對于預(yù)算執(zhí)行不力、超預(yù)算支出嚴(yán)重的部門，進(jìn)行通報批評，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。四、商務(wù)費審批流程（一）業(yè)務(wù)招待費審批1.因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行招待的，由招待部門填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細(xì)注明招待對象、招待事由、預(yù)計金額、招待時間等信息。2.《業(yè)務(wù)招待費申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.招待費用在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.經(jīng)審批后的《業(yè)務(wù)招待費申請表》交財務(wù)部備案，作為報銷依據(jù)。招待結(jié)束后，招待人員應(yīng)及時憑有效發(fā)票和審批后的申請表到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。（二）差旅費審批1.員工因商務(wù)出差需預(yù)借差旅費的，應(yīng)填寫《差旅費借款申請表》，注明出差事由、目的地、預(yù)計出差天數(shù)、借款金額等信息。2.《差旅費借款申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借款金額在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.出差歸來后，員工應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)填寫《差旅費報銷單》，附上出差相關(guān)票據(jù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部審核。財務(wù)部審核無誤后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。（三）會議費審批1.組織召開會議的部門應(yīng)提前編制會議預(yù)算，填寫《會議費申請表》，詳細(xì)說明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、預(yù)算金額等信息。2.《會議費申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.會議預(yù)算在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.會議結(jié)束后，組織會議的部門應(yīng)及時整理會議相關(guān)票據(jù)，填寫《會議費報銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部審核。財務(wù)部審核無誤后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。（四）培訓(xùn)費審批1.員工參加內(nèi)部培訓(xùn)或外部培訓(xùn)需申請培訓(xùn)費用的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)費申請表》，注明培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)費用金額等信息，并附上培訓(xùn)通知或協(xié)議。2.《培訓(xùn)費申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.培訓(xùn)費用在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.培訓(xùn)結(jié)束后，員工應(yīng)憑培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料填寫《培訓(xùn)費報銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部審核。財務(wù)部審核無誤后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。（五）市場推廣費審批1.市場推廣活動主辦部門應(yīng)提前制定市場推廣計劃和預(yù)算，填寫《市場推廣費申請表》，詳細(xì)說明推廣活動名稱、時間、地點、推廣內(nèi)容、預(yù)算金額等信息。2.《市場推廣費申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.市場推廣預(yù)算在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.市場推廣活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時整理活動相關(guān)票據(jù)，填寫《市場推廣費報銷單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部審核。財務(wù)部審核無誤后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批報銷。（六）商務(wù)禮品費審批1.因業(yè)務(wù)需要贈送商務(wù)禮品的，由禮品贈送部門填寫《商務(wù)禮品費申請表》，注明禮品名稱、數(shù)量、金額、贈送對象、贈送事由等信息。2.《商務(wù)禮品費申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.商務(wù)禮品費用在[具體金額]以下的，由商場分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[具體金額]的，需報商場總經(jīng)理審批。4.禮品采購?fù)瓿珊?，禮品贈送部門應(yīng)憑有效發(fā)票和審批后的申請表到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。（七）其他商務(wù)費審批其他商務(wù)費的審批流程參照上述相關(guān)費用審批流程執(zhí)行，根據(jù)費用性質(zhì)和金額大小，由相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)審批。五、商務(wù)費報銷管理（一）報銷憑證要求1.商務(wù)費報銷必須提供合法、有效的發(fā)票及相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定，內(nèi)容真實、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.除發(fā)票外，還應(yīng)根據(jù)費用性質(zhì)提供其他必要的證明材料，如出差審批單、會議通知、培訓(xùn)協(xié)議、業(yè)務(wù)招待費申請表等。3.報銷憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得隨意涂改、挖補(bǔ)。（二）報銷期限員工應(yīng)在費用發(fā)生后[規(guī)定時間]內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不予報銷（特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)除外）。（三）報銷流程1.報銷人按照本辦法規(guī)定填寫《費用報銷單》，將報銷憑證粘貼在《費用報銷單》后，并簽字確認(rèn)。2.《費用報銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費用支出的真實性、合理性和必要性。3.財務(wù)部對報銷憑證進(jìn)行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，費用支出是否符合預(yù)算和審批規(guī)定等。審核無誤后，在《費用報銷單》上簽字。4.經(jīng)財務(wù)部審核后的《費用報銷單》，按照審批流程報商場分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。5.審批通過后，報銷人持審批后的《費用報銷單》到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)，財務(wù)部根據(jù)審批金額支付報銷款項。六、商務(wù)費監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.商場內(nèi)部審計部門定期對商務(wù)費的使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查商務(wù)費支出是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。2.審計部門應(yīng)制定審計計劃，明確審計范圍、審計內(nèi)容、審計方法等，通過查閱憑證、賬目、文件資料，實地調(diào)查等方式進(jìn)行審計。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部負(fù)責(zé)對商務(wù)費的日常核算和管理，定期對商務(wù)費的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并向相關(guān)部門反饋。2.財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對報銷憑證的審核，嚴(yán)格把關(guān)費用支出的真實性、合法性和合理性，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回。3.財務(wù)部應(yīng)配合內(nèi)部審計部門開展商務(wù)費審計工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)支持。（三）員工監(jiān)督1.商場全體員工有權(quán)對商務(wù)費的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為，可向商場管理層或相關(guān)部門舉報。2.對于員工的舉報，商場應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，對經(jīng)查實的違規(guī)違紀(jì)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并對舉報人給予適當(dāng)獎勵。七、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1.未經(jīng)審批擅自列支商務(wù)費的；