印鑒卡平臺(tái)管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司印鑒卡平臺(tái)的管理，規(guī)范印鑒卡的使用流程，確保公司印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位在使用印鑒卡平臺(tái)過(guò)程中的相關(guān)管理活動(dòng)?；驹瓌t1.合法性原則：印鑒卡的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保印鑒卡信息的安全，防止印鑒被冒用、盜用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確印鑒卡的申請(qǐng)、審批、使用、保管等流程，確保各項(xiàng)操作規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對(duì)印鑒卡使用過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。印鑒卡平臺(tái)概述印鑒卡定義印鑒卡是指公司用于證明其身份、授權(quán)某項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理以及確認(rèn)相關(guān)文件或合同效力的重要憑證，包含公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章等各類印章的相關(guān)信息及使用規(guī)定。平臺(tái)功能1.印鑒信息管理：集中存儲(chǔ)和管理公司各類印鑒的詳細(xì)信息，包括印章樣式、啟用時(shí)間、保管人等。2.使用流程控制：對(duì)印鑒的申請(qǐng)、審批、使用進(jìn)行全程記錄和監(jiān)控，確保每一次使用都符合規(guī)定流程。3.權(quán)限管理：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置相應(yīng)的印鑒使用權(quán)限，防止越權(quán)操作。4.審計(jì)與追溯：提供印鑒使用記錄的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，便于進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和責(zé)任追溯。印鑒卡的申請(qǐng)與審批申請(qǐng)條件1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用印鑒的，須填寫《印鑒卡使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱、用印份數(shù)等信息。2.外部單位因與公司簽訂合同、協(xié)議等業(yè)務(wù)往來(lái)需要使用公司印鑒的，應(yīng)向公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交正式申請(qǐng)，并提供必要的證明文件。審批流程1.部門初審：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行初審，核實(shí)用印必要性和真實(shí)性，簽署初審意見(jiàn)。2.法務(wù)審核：法務(wù)部門對(duì)涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保用印內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，簽署審核意見(jiàn)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印金額、重要性等因素，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交至印鑒卡管理部門。印鑒卡的使用使用要求1.印鑒使用必須嚴(yán)格按照審批通過(guò)的《印鑒卡使用申請(qǐng)表》內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自更改用印事項(xiàng)和文件內(nèi)容。2.用印時(shí)，應(yīng)確保印鑒清晰、完整，加蓋在規(guī)定的位置上。3.涉及多頁(yè)文件的，應(yīng)逐頁(yè)加蓋騎縫章。使用流程1.印鑒保管人根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，準(zhǔn)備好相應(yīng)的印鑒。2.在使用現(xiàn)場(chǎng)，由申請(qǐng)人或其授權(quán)代表監(jiān)督用印過(guò)程，并在《印鑒卡使用登記表》上簽字確認(rèn)。3.用印完成后，印鑒保管人應(yīng)及時(shí)將印鑒歸位保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。印鑒卡的保管保管職責(zé)1.公司指定專人負(fù)責(zé)印鑒卡的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員應(yīng)妥善保管印鑒卡，確保其安全存放，防止丟失、被盜或損壞。保管方式1.印鑒卡應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管場(chǎng)所，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.不同類型的印鑒應(yīng)分開(kāi)存放，避免相互混淆。保管人員變更1.因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更印鑒卡保管人員的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印鑒卡的數(shù)量、種類、狀態(tài)等信息，并在《印鑒卡交接登記表》上簽字確認(rèn)。印鑒卡的掛失與補(bǔ)辦掛失情形1.發(fā)現(xiàn)印鑒卡丟失、被盜或損壞時(shí)，保管人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并啟動(dòng)掛失程序。2.因印鑒樣式變更、啟用新印鑒等原因需要對(duì)原印鑒卡進(jìn)行掛失的，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后辦理掛失手續(xù)。掛失流程1.保管人員填寫《印鑒卡掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明掛失原因、印鑒卡信息等內(nèi)容。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部發(fā)布掛失通知，并采取相應(yīng)的防范措施。補(bǔ)辦手續(xù)1.在完成掛失手續(xù)后，如需補(bǔ)辦印鑒卡，應(yīng)按照印鑒卡申請(qǐng)與審批流程重新辦理申請(qǐng)和審批手續(xù)。2.新印鑒卡制作完成后，由保管人員簽收并按照規(guī)定進(jìn)行保管。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印鑒卡平臺(tái)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印鑒卡的申請(qǐng)、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)人員有權(quán)查閱相關(guān)文件、記錄和資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常檢查1.印鑒卡管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印鑒卡使用情況的日常檢查，不定期抽查印鑒保管情況和使用記錄。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并記錄在案。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印鑒卡的。2.超越審批范圍使用印鑒卡的。3.偽造、變?cè)煊¤b卡或使用偽造、變?cè)煊¤b的。4.因保管不善導(dǎo)致印鑒卡丟失、被盜或損壞，造成公司損失的。5.其他違反本管理辦法規(guī)定的行為。處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。附則解釋權(quán)本管理辦法由公司印鑒卡管理部門負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止