檔案及憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及憑證管理，確保檔案及憑證的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案及憑證的查閱、利用和保護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位檔案及憑證的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案及憑證實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理。2.分類管理原則：按照檔案及憑證的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保檔案及憑證的安全，防止檔案及憑證的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定等，會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等，人事檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利等文件。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同等文件，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件，采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等文件。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件，審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。4.項(xiàng)目管理類檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告等文件，項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖紙等文件，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件。5.其他類檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件，公司大事記、宣傳資料等文件。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，定期將本部門形成的檔案資料整理、收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理、歸檔，不得積壓或拖延。對(duì)于重要檔案，應(yīng)在形成后立即歸檔。3.公司員工在工作中形成的屬于公司所有的檔案資料，應(yīng)及時(shí)交所在部門歸檔，不得據(jù)為己有。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。檔案編目應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。（四）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（五）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（六）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘抄、傳播等。如因保管不善造成檔案資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)檢查歸還的檔案資料是否完整、無(wú)損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。（七）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、日期、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。三、憑證管理（一）憑證分類1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等；記賬憑證是指根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為記賬依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。2.稅務(wù)憑證：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、企業(yè)所得稅完稅證明、個(gè)人所得稅完稅證明等。3.合同憑證：包括銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、借款合同等。4.其他憑證：包括公司內(nèi)部審批文件、會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等。（二）憑證收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)憑證的收集工作，按照憑證分類標(biāo)準(zhǔn)，定期將本部門形成的憑證資料整理、收集齊全。2.憑證形成部門應(yīng)在憑證形成后及時(shí)整理、歸檔，不得積壓或拖延。對(duì)于重要憑證，應(yīng)在形成后立即歸檔。3.公司員工在工作中形成的屬于公司所有的憑證資料，應(yīng)及時(shí)交所在部門歸檔，不得據(jù)為己有。（三）憑證整理1.憑證管理人員應(yīng)對(duì)收集到的憑證資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保憑證資料的系統(tǒng)性和完整性。2.憑證整理應(yīng)按照憑證分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，同一類憑證應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.憑證編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于憑證的查找和管理。憑證編目應(yīng)包括憑證編號(hào)、名稱、日期、金額、摘要等內(nèi)容。（四）憑證保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的憑證庫(kù)房，配備必要的憑證保管設(shè)備，如憑證柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保憑證的安全保管。2.憑證庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.憑證管理人員應(yīng)定期對(duì)憑證進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等憑證，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.憑證保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的憑證應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管的憑證保管期限為16年至50年；短期保管的憑證保管期限為15年以下。（五）憑證查閱1.公司員工因工作需要查閱憑證的，應(yīng)填寫《憑證查閱申請(qǐng)表》，注明查閱憑證的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交憑證管理人員辦理查閱手續(xù)。2.憑證管理人員應(yīng)根據(jù)《憑證查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的憑證資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在憑證上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.查閱重要憑證或涉及公司機(jī)密的憑證，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在憑證管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將憑證資料歸還憑證管理人員，并在《憑證查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（六）憑證借閱1.公司員工因工作需要借閱憑證的，應(yīng)填寫《憑證借閱申請(qǐng)表》，注明借閱憑證的名稱、日期、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交憑證管理人員辦理借閱手續(xù)。2.憑證管理人員應(yīng)根據(jù)《憑證借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，提供相應(yīng)的憑證資料，并與借閱人員簽訂《憑證借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的憑證資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘抄、傳播等。如因保管不善造成憑證資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將憑證資料歸還憑證管理人員，并在《憑證借閱登記表》上簽字確認(rèn)。憑證管理人員應(yīng)檢查歸還的憑證資料是否完整、無(wú)損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。（七）憑證銷毀1.憑證保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的憑證，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.憑證銷毀前，憑證管理人員應(yīng)填寫《憑證銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀憑證的名稱、日期、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.憑證銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保憑證資料無(wú)法恢復(fù)。4.憑證銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。銷毀完畢后，應(yīng)在《憑證銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.憑證銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。四、監(jiān)督與檢查（一）公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案及憑證管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見