檔案分層級(jí)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則。各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定向公司綜合檔案室移交。3.分類管理原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。4.安全保密原則。檔案管理工作要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案的安全和保密。二、檔案分類與分級(jí)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：主要包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。3.人事檔案：主要包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：主要包括公司在財(cái)務(wù)核算過程中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表等。5.業(yè)務(wù)檔案：主要包括公司在市場(chǎng)營銷、客戶服務(wù)、合同管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案材料。（二）檔案分級(jí)根據(jù)檔案的重要程度和保管期限，將檔案分為三個(gè)級(jí)別：1.一級(jí)檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值和長期保存意義的檔案，如公司成立以來的重要文件、重大項(xiàng)目的檔案等。保管期限為永久。2.二級(jí)檔案：具有一定歷史價(jià)值和中期保存意義的檔案，如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要會(huì)議記錄等。保管期限為30年。3.三級(jí)檔案：具有一般參考價(jià)值和短期保存意義的檔案，如公司一般性文件、日常業(yè)務(wù)檔案等。保管期限為10年。三、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門及所屬單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。5.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清理和銷毀，確保檔案的安全和保密。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理辦法的規(guī)定，定期向公司綜合檔案室移交檔案。3.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的日常管理和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。4.配合公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案利用效率。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)形成和積累。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋本部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案的完整性。4.公司綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門及所屬單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理；人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理。4.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和規(guī)范性。5.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案編目的準(zhǔn)確性和完整性。6.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.公司綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照分類、分級(jí)的原則進(jìn)行存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（二）檔案保護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜、防潮等工作，采取有效的防護(hù)措施，如放置防蟲藥品、安裝防火設(shè)備、設(shè)置防盜門窗等。3.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案備份，提高檔案的安全性和利用效率。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見。4.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案銷毀的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用原則1.依法利用原則。檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理辦法的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則。檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司發(fā)展和員工需求為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息的安全和保密。（二）檔案利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司綜合檔案室查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，到公司綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）檔案利用服務(wù)1.公司綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案利用工作的可追溯性。2.檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案利用人員，提供必要的幫助和指導(dǎo)，及時(shí)為利用人員提供所需的檔案信息。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障：建立健全檔案信息安全管理制度，采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管