財務應付管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司財務應付賬款的管理流程，加強對應付賬款的有效監(jiān)控，確保公司資金的合理使用和財務安全，維護公司良好的商業(yè)信用，提高財務管理效率。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及財務應付賬款業(yè)務的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：應付賬款的管理必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和財務會計準則，確保每一筆應付賬款的產(chǎn)生、核算和支付都合法合規(guī)。2.準確性原則：財務部門應準確記錄每一筆應付賬款的金額、供應商信息、交易日期等詳細信息，保證賬目的清晰和準確。3.及時性原則：各部門應及時處理應付賬款相關業(yè)務，確保應付賬款在規(guī)定的期限內(nèi)支付，避免逾期付款產(chǎn)生的不良影響。4.責任明確原則：明確各部門在應付賬款管理中的職責，做到分工明確、責任到人，確保應付賬款管理工作的有效執(zhí)行。二、應付賬款管理流程（一）采購環(huán)節(jié)1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務需求填寫采購申請表，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等信息。采購申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.供應商選擇采購部門根據(jù)采購申請，通過市場調(diào)研、供應商評估等方式，選擇合適的供應商。采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、信用狀況、供貨價格等內(nèi)容，并定期對供應商進行評估和更新。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。采購合同需經(jīng)法務部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風險。采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本及時送交財務部門備案。（二）驗收環(huán)節(jié)1.到貨通知采購部門在采購合同約定的交貨日期前，向倉庫管理部門發(fā)送到貨通知，告知預計到貨時間、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.貨物驗收倉庫管理部門收到到貨通知后，應在貨物到達時及時組織驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對，確保貨物與合同要求一致。驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，注明驗收情況，并簽字確認。如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等不符情況，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，并在驗收報告中詳細記錄問題情況。（三）入賬環(huán)節(jié)1.發(fā)票審核財務部門在收到供應商開具的發(fā)票后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票上的信息與采購合同、驗收報告是否一致，如發(fā)票金額、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱等。對于不符合要求的發(fā)票，財務部門應及時與供應商溝通，要求其重新開具正確的發(fā)票。2.賬務處理財務部門根據(jù)審核無誤的發(fā)票和驗收報告，按照財務會計準則進行賬務處理，及時記錄應付賬款。應付賬款的入賬金額應按照采購合同約定的金額確定，如有折扣、返利等情況，應按照相關規(guī)定進行調(diào)整。財務部門應建立應付賬款明細賬，詳細記錄每一筆應付賬款的發(fā)生時間、金額、供應商名稱、付款期限等信息，確保賬目清晰、準確。（四）付款環(huán)節(jié)1.付款申請采購部門應在應付賬款到期前，根據(jù)合同約定和實際業(yè)務情況，填寫付款申請表。付款申請表應注明供應商名稱、采購合同編號、應付賬款金額、付款日期、付款方式等信息，并附上發(fā)票、驗收報告等相關憑證。付款申請表需經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，提交至公司管理層審批。2.付款審批公司管理層根據(jù)公司資金狀況、財務預算等因素，對付款申請進行審批。對于金額較大或重要的付款申請，公司管理層可組織相關部門進行專題討論，確保付款決策的合理性和準確性。3.款項支付財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照公司規(guī)定的付款方式進行款項支付。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，財務部門應確保付款信息的準確無誤，避免因信息錯誤導致支付失敗或延誤?？铐椫Ц逗螅攧詹块T應及時更新應付賬款明細賬，并在相關憑證上加蓋“已付款”印章，防止重復付款。三、應付賬款的對賬與清理（一）對賬1.定期對賬財務部門應定期與供應商進行對賬，確保雙方賬目一致。對賬周期一般為每月或每季度，具體可根據(jù)公司實際情況和業(yè)務量確定。財務部門在對賬前，應整理好本公司的應付賬款明細，與供應商提供的對賬單進行核對。如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，財務部門應及時與供應商溝通，查明原因，并進行調(diào)整。2.差異處理對于因發(fā)票開具時間、入賬時間不一致等原因?qū)е碌馁~目差異，財務部門應與供應商協(xié)商解決，及時調(diào)整賬目。如因貨物質(zhì)量問題、退貨等原因?qū)е碌膽顿~款金額差異，采購部門應與供應商協(xié)商處理，并及時通知財務部門進行相應的賬務調(diào)整。（二）清理1.逾期賬款清理財務部門應定期對逾期未付的應付賬款進行清理，分析逾期原因，并采取相應的措施。對于因公司資金緊張等原因?qū)е碌挠馄诟犊?，財務部門應及時與供應商溝通，爭取供應商的理解和支持，并制定合理的還款計劃。對于因供應商原因?qū)е碌挠馄诟犊睿绨l(fā)票未及時開具、貨物質(zhì)量問題等，采購部門應與供應商協(xié)商解決，盡快消除逾期因素。2.長期掛賬清理財務部門應對長期掛賬的應付賬款進行重點清理，查明原因，及時處理。對于確實無法支付的應付賬款，財務部門應按照公司規(guī)定的程序進行審批，將其轉(zhuǎn)為營業(yè)外收入，并進行相應的賬務處理。四、應付賬款風險管理（一）信用風險1.供應商信用評估采購部門應定期對供應商的信用狀況進行評估，建立供應商信用檔案。信用評估內(nèi)容包括供應商的經(jīng)營狀況、財務狀況、商業(yè)信譽、交貨及時性等方面。根據(jù)信用評估結果，將供應商分為不同的信用等級，對于信用等級較低的供應商，應加強風險監(jiān)控。2.信用額度控制財務部門應根據(jù)供應商的信用等級，為其設定合理的信用額度。在采購業(yè)務中，采購部門應嚴格控制供應商的信用額度使用情況，避免超出信用額度采購導致的信用風險。如發(fā)現(xiàn)供應商的信用狀況發(fā)生變化，財務部門應及時調(diào)整其信用額度，并通知采購部門。（二）財務風險1.資金預算管理財務部門應加強資金預算管理，合理安排資金，確保有足夠的資金支付應付賬款。在編制資金預算時，應充分考慮應付賬款的到期時間和金額，避免因資金短缺導致逾期付款。2.匯率風險對于涉及外幣結算的應付賬款，財務部門應關注匯率變動情況，采取適當?shù)膮R率風險管理措施。如簽訂合同時約定了匯率條款，應按照合同約定執(zhí)行；如未約定匯率條款，可根據(jù)市場匯率情況，選擇合適的時機進行結算，降低匯率波動帶來的財務風險。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務審計公司內(nèi)部審計部門應定期對財務應付賬款管理情況進行審計，檢查應付賬款的核算、支付、對賬等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改建議，督促相關部門進行整改，確保應付賬款管理工作的規(guī)范運行。2.日常監(jiān)督財務部門應加強對應付賬款管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查應付賬款明細賬、憑證等資料，確保賬目清晰、準確。同時，財務部門應關注采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性等，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，采取措施加以解決。（二）考核機制1.考核指標設定公司應建立應付賬款管理考核機制，設定合理的考核指標，如應付賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款率、對賬準確率等?？己酥笜藨c各部門的職責和工作目標相掛鉤，確?？己说目茖W性和合理性。2.考核結果應用根據(jù)考核結果，對在應付賬款管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人進行批評和處罰