負數(shù)發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司負數(shù)發(fā)票的管理，規(guī)范負數(shù)發(fā)票的開具、使用和核銷流程，確保財務核算的準確性和稅務處理的合規(guī)性，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務會計準則，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內涉及負數(shù)發(fā)票開具、取得、管理等相關業(yè)務的部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務部門等。（三）定義1.負數(shù)發(fā)票：指企業(yè)因銷售貨物退回、開票有誤、應稅服務中止等原因，按規(guī)定開具的紅字增值稅專用發(fā)票或紅字機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.藍字發(fā)票：與負數(shù)發(fā)票相對應的，正常開具的增值稅專用發(fā)票或機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。（四）管理原則1.合法性原則：負數(shù)發(fā)票的開具、使用和管理必須符合國家稅收法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.真實性原則：負數(shù)發(fā)票所對應的業(yè)務必須真實發(fā)生，嚴禁虛構業(yè)務開具負數(shù)發(fā)票。3.準確性原則：確保負數(shù)發(fā)票的開具信息與原藍字發(fā)票一致，且各項數(shù)據(jù)準確無誤。4.及時性原則：對于符合開具負數(shù)發(fā)票條件的業(yè)務，應及時開具負數(shù)發(fā)票，避免延誤影響財務核算和稅務處理。二、負數(shù)發(fā)票的開具（一）開具條件1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，可以開具負數(shù)發(fā)票。2.具體判斷標準如下：銷貨退回：貨物已發(fā)出且購買方已認證抵扣的，購買方應向主管稅務機關填報《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具負數(shù)發(fā)票；貨物已發(fā)出但購買方未認證抵扣的，銷售方在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具負數(shù)發(fā)票。開票有誤：指發(fā)票上的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、稅率等信息與實際業(yè)務不符，且不符合作廢條件的情況。銷售方應在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具負數(shù)發(fā)票。應稅服務中止：指因各種原因導致已提供的應稅服務無法繼續(xù)履行，且不符合發(fā)票作廢條件的情況。銷售方應在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具負數(shù)發(fā)票。銷售折讓：指企業(yè)因售出商品的質量不合格等原因而在售價上給予的減讓。銷售方應在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具負數(shù)發(fā)票。（二）開具流程1.申請：由相關業(yè)務部門填寫《開具負數(shù)發(fā)票申請表》，詳細說明開具負數(shù)發(fā)票的原因、對應的藍字發(fā)票信息等，并提交給財務部門審核。2.審核：財務部門收到申請表后，對業(yè)務的真實性、合理性以及相關資料的完整性進行審核。審核內容包括但不限于：申請表填寫是否規(guī)范、業(yè)務是否符合開具條件、相關證明材料是否齊全等。審核通過后，在申請表上簽字確認。3.開具：銷售部門根據(jù)審核通過的《開具負數(shù)發(fā)票申請表》，在增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)中填開負數(shù)發(fā)票，并確保發(fā)票信息與原藍字發(fā)票一致。填開完成后，打印負數(shù)發(fā)票一式多聯(lián)，加蓋發(fā)票專用章。4.傳遞：銷售部門將開具好的負數(shù)發(fā)票記賬聯(lián)傳遞給財務部門進行賬務處理，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)傳遞給購買方。（三）相關資料留存1.《開具負數(shù)發(fā)票申請表》作為申請開具負數(shù)發(fā)票的依據(jù)，應妥善保存，保存期限為五年。2.與開具負數(shù)發(fā)票相關的證明材料，如銷售合同、退貨協(xié)議、質量檢驗報告等，應一并留存，作為業(yè)務真實性的證明，保存期限為五年。三、負數(shù)發(fā)票的取得（一）取得條件公司作為購買方，在發(fā)生以下情形時，可取得銷售方開具的負數(shù)發(fā)票：1.收到所購貨物存在質量問題等原因發(fā)生的銷售退回，且已取得銷售方開具的藍字發(fā)票并已認證抵扣的。2.所購服務因各種原因中止，且已取得銷售方開具的藍字發(fā)票并已認證抵扣的。3.取得的藍字發(fā)票存在開票有誤等情形，且已認證抵扣的。（二）取得流程1.通知：公司采購部門或相關業(yè)務人員在發(fā)現(xiàn)符合取得負數(shù)發(fā)票條件的業(yè)務時，應及時通知銷售方開具負數(shù)發(fā)票。2.接收：銷售方開具負數(shù)發(fā)票后，采購部門或相關業(yè)務人員負責接收負數(shù)發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，并核對發(fā)票信息與實際業(yè)務是否相符。3.傳遞：采購部門或相關業(yè)務人員將接收的負數(shù)發(fā)票傳遞給財務部門，財務部門對負數(shù)發(fā)票進行審核，審核無誤后進行賬務處理。（三）相關資料留存1.取得的負數(shù)發(fā)票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)作為記賬憑證的附件，應妥善保存，保存期限為五年。2.與取得負數(shù)發(fā)票相關的證明材料，如采購合同、退貨證明、質量檢驗報告等，應一并留存，作為業(yè)務真實性的證明，保存期限為五年。四、負數(shù)發(fā)票的核銷（一）核銷方式1.系統(tǒng)核銷：在增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)中，對已開具的負數(shù)發(fā)票進行核銷操作，確保系統(tǒng)記錄與實際業(yè)務一致。2.賬務核銷：財務部門在進行賬務處理時，將負數(shù)發(fā)票對應的藍字發(fā)票金額及稅額進行沖減，實現(xiàn)賬務上的核銷。（二）核銷流程1.系統(tǒng)核銷：每月末，財務部門負責在增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)中查詢當月開具的負數(shù)發(fā)票，并進行核銷操作。核銷完成后，打印系統(tǒng)核銷記錄，作為系統(tǒng)核銷的證明。2.賬務核銷：財務人員在編制月度財務報表時，根據(jù)已核銷的負數(shù)發(fā)票，對相應的藍字發(fā)票業(yè)務進行賬務調整。在會計憑證中注明負數(shù)發(fā)票的號碼、開具日期等信息，確保賬務處理的準確性和可追溯性。（三）定期核對1.財務部門應定期（至少每季度一次）核對增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)中負數(shù)發(fā)票的核銷記錄與賬務處理情況，確保兩者一致。2.如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)核銷記錄與賬務處理存在差異，應及時查明原因并進行調整。調整完成后，形成核對報告，詳細記錄差異情況、原因分析及調整措施等，報告保存期限為五年。五、負數(shù)發(fā)票的稅務處理（一）申報要求1.公司在進行增值稅納稅申報時，應按照規(guī)定將負數(shù)發(fā)票的相關信息準確填報在申報表相應欄次中。2.對于因銷售退回、銷售折讓等原因開具的負數(shù)發(fā)票，應沖減當期銷售收入和銷項稅額；對于因開票有誤等原因開具的負數(shù)發(fā)票，應根據(jù)實際情況調整相應的銷售額和銷項稅額。（二）稅務風險防范1.財務部門應加強對負數(shù)發(fā)票稅務處理的學習和研究，及時掌握國家稅收政策的變化，確保稅務處理的合規(guī)性。2.在開具和取得負數(shù)發(fā)票過程中，嚴格按照稅務機關的要求辦理相關手續(xù)，避免因稅務處理不當引發(fā)稅務風險。3.定期對公司的稅務申報情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保公司稅務申報的準確性和完整性。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門負責對公司負數(shù)發(fā)票的開具、取得、核銷及稅務處理等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查，確保各項業(yè)務操作符合本辦法及相關法律法規(guī)的規(guī)定。2.定期對負數(shù)發(fā)票管理情況進行內部審計，檢查負數(shù)發(fā)票業(yè)務的真實性、合法性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應對1.積極配合稅務機關等外部部門對公司負數(shù)發(fā)票管理情況的檢查，如實提供相關資料和信息。2.對于外部檢查提出的問題，及時組織相關部門進行分析研究，制定整改措施，并在規(guī)定期限內完成整改，確保公司負數(shù)發(fā)票管理工作符合外部監(jiān)管要求。七、責任追究（一）違規(guī)責任界定1.對于違反本辦法規(guī)定開具、取得、使用負數(shù)發(fā)票的部門和個人，將視情節(jié)輕重追究相應責任。2.如因虛構業(yè)務開具負數(shù)發(fā)票、未按規(guī)定流程操作等導致公司遭受稅務風險、經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔主要責任。（二）責任追究方式1.批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，由公司內部進行批評教育，責令相關責任人立即整改。2.經(jīng)濟處罰：對因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，根據(jù)損失金額大小，對相關責任人進行經(jīng)濟處罰，處罰金額從責任人工資、獎金等收入中扣除。3.紀律處分：對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，給予相