詢價采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價采購活動，確保采購過程公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各項目所涉及的詢價采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證采購過程和結(jié)果的公平公正。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟效益。4.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、詢價采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫《詢價采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、預(yù)算金額等信息。2.《詢價采購申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《詢價采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進行初步審核。2.對于預(yù)算金額較大或涉及重要物資、服務(wù)的采購申請，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展后續(xù)詢價采購工作。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商進行篩選，選擇具有良好信譽、生產(chǎn)經(jīng)營狀況穩(wěn)定、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為詢價對象。2.發(fā)出詢價函向篩選出的供應(yīng)商發(fā)出《詢價函》，明確采購物資或服務(wù)的詳細要求、報價期限、交貨地點、付款方式等內(nèi)容?！对儍r函》應(yīng)加蓋公司公章或采購專用章，并確保供應(yīng)商能夠清晰準確地理解詢價內(nèi)容。（四）報價評審1.采購部門收集供應(yīng)商的報價文件，對報價進行整理和分析。2.評審小組由采購部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評審。3.評審過程中，應(yīng)充分考慮采購項目的實際需求和公司利益，確保選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。評審結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)評審小組簽字確認后，提交采購部門。（五）合同簽訂1.根據(jù)評審結(jié)果，采購部門確定中標供應(yīng)商，并與中標供應(yīng)商簽訂《采購合同》。2.《采購合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.《采購合同》簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（六）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行采購部門按照《采購合同》的要求，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，確保物資或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點和方式交貨，同時提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件和售后服務(wù)承諾。2.驗收使用部門負責(zé)對采購物資或服務(wù)進行驗收。驗收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準進行，確保所采購的物資或服務(wù)符合要求。驗收合格后，使用部門應(yīng)填寫《驗收報告》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交采購部門。對于驗收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。（七）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)《采購合同》和《驗收報告》，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款憑證應(yīng)妥善保存，作為財務(wù)核算的依據(jù)。三、詢價采購相關(guān)職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)詢價采購活動的組織、協(xié)調(diào)和實施。2.建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，收集、整理和分析供應(yīng)商信息。3.編制詢價文件，發(fā)出詢價函，組織報價評審，確定中標供應(yīng)商。4.簽訂采購合同，跟蹤采購執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，不斷完善采購管理流程。（二）使用部門職責(zé)1.提出采購申請，明確采購物資或服務(wù)的需求和技術(shù)要求。2.參與供應(yīng)商選擇和報價評審工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作，確保所采購的物資或服務(wù)符合實際需求。4.配合采購部門處理采購過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量異議、交貨延遲等。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。2.審核采購款項的支付申請，確保付款符合合同約定和公司財務(wù)制度。3.負責(zé)采購成本的核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）評審小組職責(zé)1.對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評審。2.提出評審意見和建議，確定中標供應(yīng)商。3.對評審過程和結(jié)果負責(zé)，確保評審工作的公平、公正、公開。四、詢價采購監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對詢價采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報詢價采購工作進展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評價。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行警告、整改或淘汰。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系，共同提高采購質(zhì)量和效率。（三）檔案管理1.采購部門應(yīng)建立健全詢價采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購申請、詢價文件、報價文件、評審報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等，確保檔案資料的完整性和真實性。3.采購檔案的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求，以便于查閱和追溯。五、詢價采購風(fēng)險防控（一）風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商資質(zhì)不全、信譽不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨延遲等。2.采購價格風(fēng)險：市場價格波動、詢價不充分、供應(yīng)商串通報價等。3.合同風(fēng)險：合同條款不明確、合同執(zhí)行不嚴格、違約責(zé)任不清晰等。4.驗收風(fēng)險：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)范、驗收結(jié)果不準確等。（二）風(fēng)險防控措施1.供應(yīng)商管理加強供應(yīng)商篩選和評估，嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)和信譽。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進行監(jiān)督和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.采購價格管理建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)。充分開展詢價工作，邀請多家供應(yīng)商報價，進行比較分析，確保采購價格合理。加強對采購價格的審核和控制，防止不合理的價格支出。3.合同管理合同條款應(yīng)明確、具體、詳細，避免模糊不清和歧義。加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，確保雙方嚴格履行合同約定。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.驗收管理明確驗收標準和程序，確保驗收工作有章可循。加強驗收人員的培訓(xùn)和管理，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。對驗收結(jié)果進行嚴格審核，確保驗收結(jié)果準確可靠。六、附