規(guī)范行文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行文管理，確保公司文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位之間的行文管理。（三）行文原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.簡潔明了原則：行文應(yīng)簡潔扼要，避免冗長繁瑣，確保信息傳遞清晰、準(zhǔn)確、高效。3.及時(shí)有效原則：行文應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)擬制、審核、簽發(fā)和傳遞，確保文件的時(shí)效性和有效性。4.安全保密原則：行文應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保文件內(nèi)容的安全，防止信息泄露。二、行文種類（一）公司文件1.公司章程：規(guī)定公司的基本組織架構(gòu)、經(jīng)營范圍、股東權(quán)利義務(wù)等重大事項(xiàng)的規(guī)范性文件。2.公司制度：包括各項(xiàng)管理制度、工作流程、操作規(guī)范等，是公司內(nèi)部管理的依據(jù)和準(zhǔn)則。3.公司決議：公司股東會(huì)、董事會(huì)等決策機(jī)構(gòu)做出的決議、決定等文件。4.公司通知：傳達(dá)公司內(nèi)部事項(xiàng)、工作安排、要求等的文件。5.公司通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況等的文件。6.公司報(bào)告：向上級(jí)主管部門、股東等匯報(bào)公司工作進(jìn)展、經(jīng)營情況等的文件。7.公司請(qǐng)示：向上級(jí)主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)等的文件。8.公司批復(fù)：對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)文件。（二）部門文件1.部門制度：各部門根據(jù)公司制度和工作需要制定的本部門內(nèi)部管理制度。2.部門通知：傳達(dá)部門內(nèi)部事項(xiàng)、工作安排、要求等的文件。3.部門報(bào)告：向公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門匯報(bào)本部門工作進(jìn)展、存在問題等的文件。4.部門請(qǐng)示：向公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)等的文件。（三）會(huì)議文件1.會(huì)議通知：通知會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等的文件。2.會(huì)議議程：明確會(huì)議各項(xiàng)議題的先后順序和時(shí)間安排的文件。3.會(huì)議紀(jì)要：記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議、決定等的文件。（四）其他文件1.工作計(jì)劃：明確工作目標(biāo)、任務(wù)、措施、時(shí)間安排等的文件。2.工作總結(jié)：對(duì)一定時(shí)期內(nèi)工作進(jìn)行全面回顧、分析和總結(jié)的文件。3.業(yè)務(wù)合同：公司與外部單位簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等文件。4.技術(shù)文件：包括技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，是公司技術(shù)工作的重要載體。三、行文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.54厘米。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱，頁腳一般為頁碼。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體加粗。2.正文：一般采用小四號(hào)宋體。3.一級(jí)標(biāo)題：一般采用三號(hào)黑體加粗。4.二級(jí)標(biāo)題：一般采用小三號(hào)黑體加粗。5.三級(jí)標(biāo)題：一般采用四號(hào)黑體加粗。（三）段落格式1.行距：一般采用1.5倍行距。2.縮進(jìn)：首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）頁碼頁碼一般位于頁面底部居中位置。（五）落款落款包括發(fā)文單位名稱、發(fā)文日期等，一般位于正文右下方。四、行文流程（一）擬稿1.擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容。2.擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言表達(dá)規(guī)范、簡潔、明了。3.擬稿人應(yīng)在文件結(jié)尾處注明擬稿人姓名、擬稿日期。（二）審核1.擬稿完成后，應(yīng)提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在文件審核意見欄中注明審核意見，并簽字確認(rèn)。（三）會(huì)簽1.如果文件涉及多個(gè)部門的工作，需要進(jìn)行會(huì)簽。2.會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并簽字確認(rèn)。3.會(huì)簽完成后，文件應(yīng)返回?cái)M稿部門進(jìn)行修改完善。（四）簽發(fā)1.文件審核通過后，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，語言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。3.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在文件簽發(fā)欄中注明簽發(fā)意見，并簽字確認(rèn)。（五）編號(hào)1.文件簽發(fā)后，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號(hào)的唯一性。3.編號(hào)應(yīng)填寫在文件首頁的右上角。（六）印發(fā)1.文件編號(hào)完成后，應(yīng)進(jìn)行印發(fā)。2.印發(fā)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的印發(fā)流程進(jìn)行印發(fā)，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放到相關(guān)部門和人員手中。3.印發(fā)部門應(yīng)在文件印發(fā)記錄欄中注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息，并簽字確認(rèn)。五、行文管理（一）文件登記1.公司應(yīng)建立文件登記制度，對(duì)所有行文進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文單位、文件內(nèi)容摘要、文件份數(shù)等信息。3.文件登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保文件管理的規(guī)范化和信息化。（二）文件歸檔1.文件印發(fā)后，應(yīng)按照公司規(guī)定的歸檔要求進(jìn)行歸檔。2.歸檔內(nèi)容應(yīng)包括文件原件、文件復(fù)印件、文件電子文檔等。3.文件歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保文件資料的安全和可查性。（三）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的查閱流程進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的編號(hào)、名稱、查閱原因等信息，并簽字確認(rèn)。3.文件管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后，方可提供文件查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在文件查閱登記表中注明查閱日期、查閱人員姓名、查閱文件名稱、查閱內(nèi)容摘要等信息，并簽字確認(rèn)。5.文件查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還文件管理部門，確保文件的安全和完整。（四）文件保密1.公司應(yīng)建立文件保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.保密文件應(yīng)按照公司規(guī)定的保密級(jí)別進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。3.