賬務(wù)憑證管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司賬務(wù)憑證的管理，確保賬務(wù)記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和可追溯，為公司財務(wù)管理、稅務(wù)申報、審計監(jiān)督等提供可靠依據(jù)，保障公司財務(wù)活動的合法合規(guī)進(jìn)行。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有財務(wù)活動所涉及的賬務(wù)憑證管理，包括但不限于會計憑證、原始憑證、稅務(wù)發(fā)票、銀行對賬單、費(fèi)用報銷單等各類與財務(wù)收支相關(guān)的憑證。3.基本原則合法性原則：賬務(wù)憑證的管理必須符合國家法律法規(guī)、會計準(zhǔn)則以及相關(guān)稅收政策的要求。真實(shí)性原則：憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際情況相符，不得虛構(gòu)或篡改。完整性原則：憑證應(yīng)具備完整的要素，包括日期、憑證編號、摘要、金額、附件等，確保能夠全面反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌。準(zhǔn)確性原則：憑證中的各項數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算正確，書寫規(guī)范，避免出現(xiàn)差錯。及時性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制憑證，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，不得拖延積壓，以保證財務(wù)信息的時效性。二、賬務(wù)憑證的分類與定義1.會計憑證會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、據(jù)以登記賬簿的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證：是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始依據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報銷單等。記賬憑證：是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證，分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2.稅務(wù)發(fā)票稅務(wù)發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等各類發(fā)票。3.銀行對賬單銀行對賬單是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，反映企業(yè)在一定時期內(nèi)銀行存款的收入、支出和結(jié)余情況。4.費(fèi)用報銷單費(fèi)用報銷單是公司員工用于報銷各項費(fèi)用的單據(jù)，包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、通訊費(fèi)等，應(yīng)詳細(xì)填寫費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷人等信息，并附相關(guān)原始憑證。三、賬務(wù)憑證的取得與填制1.原始憑證的取得公司在購買商品、接受服務(wù)或從事其他經(jīng)營活動時，應(yīng)向銷售方或提供服務(wù)方索取合法有效的原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)等。發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定，具備發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等要素，并加蓋發(fā)票專用章。對于一些無法取得發(fā)票的費(fèi)用支出，如支付給個人的小額勞務(wù)報酬、從農(nóng)民手中購買農(nóng)產(chǎn)品等，應(yīng)取得相應(yīng)的收據(jù)，并注明收款人的姓名、身份證號碼、地址、聯(lián)系電話以及支付事由、金額等信息，同時由收款人簽字確認(rèn)。公司內(nèi)部自制的原始憑證，如入庫單、出庫單、工資表、折舊計算表等，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填制，確保要素齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人簽字審核。2.記賬憑證的填制會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照會計制度和會計準(zhǔn)則的規(guī)定，正確編制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要、會計科目、借貸方向、金額、所附原始憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由制單人、審核人、記賬人、會計主管等簽字確認(rèn)。記賬憑證的摘要應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容；會計科目應(yīng)使用正確，符合會計制度的規(guī)定；借貸方向應(yīng)準(zhǔn)確無誤，金額計算應(yīng)正確；所附原始憑證應(yīng)與記賬憑證內(nèi)容相符，且張數(shù)填寫準(zhǔn)確。對于涉及現(xiàn)金、銀行存款收付的記賬憑證，應(yīng)按照現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定進(jìn)行填制，確保資金收付的安全和準(zhǔn)確。四、賬務(wù)憑證的審核1.審核內(nèi)容合法性審核：審核憑證是否符合國家法律法規(guī)、會計準(zhǔn)則以及公司內(nèi)部財務(wù)制度的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)行為。真實(shí)性審核：審核憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，原始憑證的內(nèi)容是否與實(shí)際情況相符，有無偽造、變造、虛假記錄等情況。完整性審核：審核憑證的要素是否齊全，包括日期、憑證編號、摘要、金額、附件等，各項內(nèi)容是否填寫完整，有無遺漏或缺失。準(zhǔn)確性審核：審核憑證中的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，計算是否正確，書寫是否規(guī)范，會計科目使用是否恰當(dāng)，借貸方向是否一致，金額是否平衡等。2.審核流程初審：公司各部門在辦理費(fèi)用報銷、款項收付等業(yè)務(wù)時，應(yīng)首先對相關(guān)原始憑證進(jìn)行初審，確保憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。初審合格后，將原始憑證提交給財務(wù)部門。財務(wù)審核：財務(wù)部門收到原始憑證后，由會計人員進(jìn)行詳細(xì)審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對憑證的各項內(nèi)容，對不符合要求的憑證應(yīng)及時退回相關(guān)部門，要求其補(bǔ)充或更正。審核無誤后，在記賬憑證上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行賬務(wù)處理。審批：對于一些重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或金額較大的費(fèi)用支出，還需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核憑證的內(nèi)容，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性、合法性進(jìn)行把關(guān)，并簽署審批意見。五、賬務(wù)憑證的傳遞與保管1.傳遞賬務(wù)憑證應(yīng)按照規(guī)定的流程和時間進(jìn)行傳遞，確保各環(huán)節(jié)之間的銜接順暢，避免憑證積壓或丟失。原始憑證在各部門之間傳遞時，應(yīng)填寫交接清單，注明憑證的名稱、數(shù)量、日期、交接人等信息，雙方簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，以備查核。記賬憑證編制完成后，應(yīng)及時傳遞給記賬人員進(jìn)行登記賬簿，同時傳遞給審核人員進(jìn)行審核。審核通過后的記賬憑證應(yīng)按照編號順序整理裝訂成冊，并傳遞給檔案管理人員進(jìn)行保管。2.保管公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，用于存放賬務(wù)憑證等財務(wù)檔案。檔案保管場所應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保憑證的安全完整。賬務(wù)憑證應(yīng)按照年度、月份、憑證種類等進(jìn)行分類整理，編號裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。裝訂成冊的憑證應(yīng)加蓋裝訂人員的印章，并由檔案管理人員進(jìn)行登記造冊。賬務(wù)憑證的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年，稅務(wù)發(fā)票等其他憑證的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定。保管期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。檔案管理人員應(yīng)定期對賬務(wù)憑證進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保憑證的安全完整。如發(fā)現(xiàn)憑證有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、賬務(wù)憑證的查閱與調(diào)閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱賬務(wù)憑證時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱的目的、范圍、時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案保管場所查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將憑證帶出保管場所，不得在憑證上涂改、標(biāo)記或抽取憑證。查閱完畢后，應(yīng)及時將憑證歸還檔案管理人員，并在查閱申請表上簽字確認(rèn)。2.調(diào)閱外部單位如審計機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等因工作需要調(diào)閱公司賬務(wù)憑證時，應(yīng)出具正式的調(diào)閱函，并經(jīng)公司法定代表人或財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。調(diào)閱期限一般不得超過規(guī)定的時間，調(diào)閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行調(diào)閱，不得擅自復(fù)制或泄露憑證內(nèi)容。調(diào)閱完畢后，應(yīng)及時將憑證歸還公司，并由檔案管理人員進(jìn)行核對和簽收。七、賬務(wù)憑證的銷毀1.銷毀條件賬務(wù)憑證保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。對于涉及未了事項或法律糾紛等特殊情況的憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。2.銷毀程序由檔案管理人員提出銷毀申請，填寫賬務(wù)憑證銷毀清單，注明憑證的名稱、年度、月份、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司法定代表人批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同財務(wù)人員、審計