營銷用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司營銷用品的管理，規(guī)范營銷用品的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保營銷工作的順利開展，提高營銷資源的使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及營銷用品管理的部門和人員，包括但不限于市場營銷部、銷售團隊、品牌推廣部門等。（三）定義1.營銷用品：指公司為開展營銷活動而采購、制作或使用的各類物品，包括但不限于宣傳資料（海報、宣傳單頁、手冊等）、促銷禮品、展示道具、辦公用品（與營銷相關）等。2.采購：指通過各種渠道獲取營銷用品的行為，包括向供應商購買、定制、租賃等。3.庫存管理：對營銷用品的入庫、存儲、盤點、出庫等環(huán)節(jié)進行管理和控制。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：營銷用品的采購、使用、庫存等由公司指定的部門進行統(tǒng)一管理，確保資源的合理調(diào)配和有效利用。2.合規(guī)性原則：營銷用品的管理必須符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項活動合法合規(guī)。3.成本效益原則：在滿足營銷需求的前提下，盡量降低營銷用品的采購成本和使用成本，提高資源的投入產(chǎn)出比。4.高效性原則：簡化管理流程，提高工作效率，確保營銷用品能夠及時供應，滿足營銷活動的需要。二、職責分工（一）市場營銷部1.根據(jù)營銷計劃和業(yè)務需求，提出營銷用品的采購申請和使用計劃。2.負責營銷用品的選型、質(zhì)量把控和使用效果評估。3.配合采購部門進行供應商的選擇和采購合同的簽訂。4.對營銷用品的使用情況進行跟蹤和反饋，及時調(diào)整使用計劃。（二）采購部門1.根據(jù)市場營銷部的采購申請，負責營銷用品的采購工作。2.尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價，簽訂采購合同。3.確保采購的營銷用品符合質(zhì)量要求和交貨期要求。4.負責采購款項的支付和結算工作。（三）庫存管理部門1.負責營銷用品的入庫、存儲、盤點、出庫等庫存管理工作。2.建立庫存臺賬，定期更新庫存信息，確保賬實相符。3.對庫存營銷用品進行分類存放，做好防潮、防火、防盜等工作。4.根據(jù)庫存情況，及時向采購部門提出補貨建議。（四）財務部門1.負責審核營銷用品的采購預算和費用報銷。2.對營銷用品的成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督營銷用品采購款項的支付和使用情況。（五）其他部門1.配合市場營銷部開展營銷活動，合理使用營銷用品。2.對營銷用品的使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關部門。三、采購管理（一）采購計劃1.市場營銷部應根據(jù)年度營銷計劃、季度營銷計劃和月度營銷活動安排，提前制定營銷用品采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購計劃應提交給上級領導審批，經(jīng)批準后實施。如因市場變化或其他原因需要調(diào)整采購計劃，應及時向上級領導匯報并重新審批。（二）供應商選擇1.采購部門應建立供應商評估機制，對潛在供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨期準時的供應商。對于新供應商，應進行實地考察或要求提供相關資質(zhì)證明和業(yè)績案例。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。（三）采購流程1.市場營銷部提交采購申請，經(jīng)審批后發(fā)送給采購部門。2.采購部門根據(jù)采購申請，向供應商發(fā)送詢價單，獲取報價信息。3.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇合適的供應商進行談判。4.談判達成一致后，簽訂采購合同。5.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。6.營銷用品到貨后，采購部門通知庫存管理部門進行驗收。（四）采購驗收1.庫存管理部門負責營銷用品的驗收工作。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準，對到貨的營銷用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對。2.如發(fā)現(xiàn)營銷用品存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量問題等，驗收人員應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.驗收合格的營銷用品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的營銷用品應及時退貨或要求供應商換貨。四、庫存管理（一）入庫管理1.營銷用品到貨后，庫存管理部門應及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，應核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息，并與采購合同和送貨單進行核對。2.對入庫的營銷用品進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應記錄物品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。3.在庫存物品上貼上標識牌，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息，以便于識別和管理。（二）存儲管理1.根據(jù)營銷用品的特性和存儲要求，設置合適的存儲區(qū)域和存儲條件。如宣傳資料應存放在干燥、通風的地方，避免受潮、發(fā)霉；促銷禮品應分類存放，避免混淆。2.定期對庫存營銷用品進行檢查和盤點，確保物品的質(zhì)量和數(shù)量。如發(fā)現(xiàn)物品有損壞、變質(zhì)等情況，應及時處理。3.做好庫存營銷用品的防潮、防火、防盜等安全工作，確保庫存物品的安全。（三）盤點管理1.庫存管理部門應定期對營銷用品進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點時，應核對庫存臺賬與實際庫存數(shù)量是否一致，如有差異應及時查明原因并進行調(diào)整。3.編制盤點報告，記錄盤點結果、差異情況及處理意見。盤點報告應提交給上級領導和相關部門。（四）出庫管理1.根據(jù)市場營銷部的領用申請，庫存管理部門辦理營銷用品的出庫手續(xù)。出庫時，應核對領用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等信息，并與領用申請進行核對。2.在庫存臺賬上記錄物品的出庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等信息，確保賬實相符。3.對于貴重或限量的營銷用品，應實行審批制度，經(jīng)相關領導批準后方可出庫。五、使用管理（一）領用制度1.市場營銷部及其他相關部門需要領用營銷用品時，應填寫領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用原因等信息。2.領用申請表應提交給上級領導審批，經(jīng)批準后到庫存管理部門辦理領用手續(xù)。3.庫存管理部門根據(jù)審批后的領用申請表發(fā)放營銷用品，并做好發(fā)放記錄。（二）使用規(guī)范1.營銷人員應按照公司的營銷政策和活動方案合理使用營銷用品，不得擅自挪用或浪費。2.在使用營銷用品過程中，應注意保護物品的質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應及時報告并查明原因。3.對于宣傳資料等營銷用品，應按照規(guī)定的方式和渠道進行發(fā)放和使用，不得隨意散發(fā)或丟棄。（三）使用效果評估1.市場營銷部應定期對營銷用品的使用效果進行評估，收集客戶反饋和市場數(shù)據(jù)，分析營銷用品對營銷活動的影響。2.根據(jù)使用效果評估結果，及時調(diào)整營銷用品的使用策略和采購計劃，提高營銷資源的使用效率。六、報廢與回收管理（一）報廢管理1.對于已損壞、過期、不再使用或無法修復的營銷用品，由使用部門提出報廢申請。2.報廢申請應提交給上級領導審批，經(jīng)批準后進行報廢處理。3.庫存管理部門對報廢的營銷用品進行登記，并按照相關規(guī)定進行處理，如銷毀、變賣等。（二）回收管理1.對于可回收利用的營銷用品，如包裝材料、展示道具等，應進行回收再利用。2.庫存管理部門負責回收營銷用品的登記和管理，定期將回收的物品進行整理和分類，提供給相關部門進行再利用。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對營銷用品的管理情況進行審計，檢查采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.市場營銷部、采購部門、庫存管理