通訊記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司通訊記錄的管理，確保通訊信息的安全、準確、完整，規(guī)范通訊記錄的使用和保存，提高公司通訊效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中使用的各類通訊工具所產(chǎn)生的通訊記錄，包括但不限于固定電話、移動電話、即時通訊工具（如微信、QQ等）、電子郵件等。（三）基本原則1.合法性原則：通訊記錄的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求，確保公司在通訊記錄管理過程中的行為合法合規(guī)。2.保密性原則：嚴格保護通訊記錄中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密以及個人隱私信息，防止信息泄露。3.準確性原則：通訊記錄應(yīng)準確記錄通訊的內(nèi)容、時間、地點、參與人員等關(guān)鍵信息，確保信息的真實性和可靠性。4.完整性原則：完整保存通訊記錄，不得擅自刪除、篡改或丟失重要的通訊記錄，以滿足公司內(nèi)部管理、外部審計以及法律合規(guī)等方面的需求。5.合規(guī)使用原則：通訊記錄只能用于公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)溝通、管理決策、工作協(xié)調(diào)等合法合規(guī)的目的，嚴禁將通訊記錄用于非法或不當用途。二、通訊記錄的分類與管理職責（一）通訊記錄的分類1.語音通訊記錄：包括固定電話通話記錄、移動電話通話記錄等，記錄通話的起止時間、通話雙方號碼、通話時長等信息。2.文字通訊記錄：如即時通訊工具的聊天記錄、電子郵件等，記錄通訊的內(nèi)容、發(fā)送時間、發(fā)送方和接收方等信息。3.多媒體通訊記錄：包含語音留言、視頻通話記錄、文件傳輸記錄等，詳細記錄相關(guān)通訊的具體情況。（二）管理職責1.公司信息管理部門負責制定和完善公司通訊記錄管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行情況。統(tǒng)一規(guī)劃和管理公司通訊記錄的存儲系統(tǒng)，確保通訊記錄的安全存儲和有效備份。定期對通訊記錄進行清理和歸檔，按照規(guī)定的保存期限進行妥善保管。負責協(xié)調(diào)處理涉及通訊記錄的查詢、調(diào)取等工作，確保通訊記錄的使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.各部門負責人負責本部門員工通訊記錄的日常管理和監(jiān)督，確保本部門員工嚴格遵守公司通訊記錄管理辦法。根據(jù)工作需要，合理授權(quán)本部門員工查詢、使用通訊記錄，并對其使用情況進行監(jiān)督。配合公司信息管理部門做好通訊記錄的相關(guān)工作，如提供必要的信息、協(xié)助調(diào)查等。3.員工個人嚴格遵守公司通訊記錄管理辦法，妥善保管自己使用通訊工具產(chǎn)生的通訊記錄，不得擅自刪除或泄露。在工作中合理使用通訊記錄，確保通訊記錄的準確性和完整性，不得利用通訊記錄從事任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。配合公司信息管理部門和本部門負責人進行通訊記錄的相關(guān)工作，如接受查詢、提供必要的說明等。三、通訊記錄的生成與收集（一）自動生成與收集公司使用的通訊工具應(yīng)具備自動記錄通訊信息的功能，如固定電話、移動電話、即時通訊工具等，系統(tǒng)應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容準確記錄通訊記錄，并及時傳輸至公司的通訊記錄管理系統(tǒng)。（二）手動錄入與補充對于一些特殊情況或不具備自動記錄功能的通訊場景，員工應(yīng)及時手動錄入相關(guān)通訊信息，確保通訊記錄的完整性。例如，員工通過其他非公司指定通訊工具進行重要業(yè)務(wù)溝通時，應(yīng)在事后及時將通訊內(nèi)容、時間、參與人員等信息記錄下來，并提交給本部門負責人審核后轉(zhuǎn)交給公司信息管理部門。（三）信息準確性審核公司信息管理部門和各部門負責人應(yīng)定期對收集到的通訊記錄進行準確性審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)人員進行更正或補充，確保通訊記錄的真實、準確。審核內(nèi)容包括通訊記錄的完整性、信息的準確性、格式的規(guī)范性等。四、通訊記錄的存儲與備份（一）存儲方式公司采用安全可靠的存儲系統(tǒng)對通訊記錄進行集中存儲，存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)恢復等功能，以保障通訊記錄的安全性和完整性。存儲介質(zhì)可選用磁盤陣列、磁帶庫等，并根據(jù)實際情況進行定期更換和維護。（二）存儲期限根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，確定通訊記錄的存儲期限。一般情況下，語音通訊記錄存儲期限為[X]年，文字通訊記錄存儲期限為[X]年，多媒體通訊記錄存儲期限為[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、審計等特殊情況的通訊記錄，應(yīng)按照相關(guān)要求延長存儲期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）備份策略為防止通訊記錄因意外事件（如硬件故障、軟件故障、自然災(zāi)害等）而丟失，公司應(yīng)制定完善的備份策略。備份應(yīng)定期進行，備份頻率可根據(jù)通訊記錄的重要程度和變動情況確定，如每天、每周或每月進行一次全量備份，并在每次備份后進行數(shù)據(jù)完整性檢查。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與主存儲系統(tǒng)不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或磁帶庫，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。五、通訊記錄的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部查詢公司信息管理部門因工作需要，可以查詢公司全體員工的通訊記錄，但必須經(jīng)過嚴格的審批流程，并確保查詢目的合法合規(guī)。各部門負責人在其職責范圍內(nèi)，可以查詢本部門員工的通訊記錄，用于工作協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)管理等目的。查詢時應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢范圍、查詢時間等信息，并提交給公司信息管理部門審核通過后進行查詢。員工本人因工作需要，可以查詢自己的通訊記錄，但應(yīng)向本部門負責人提出申請，經(jīng)批準后由公司信息管理部門協(xié)助查詢。2.外部查詢涉及司法機關(guān)、政府部門等依法進行調(diào)查取證時，公司應(yīng)積極配合，按照法定程序提供相關(guān)通訊記錄。在提供通訊記錄前，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導的審批，并確保提供的通訊記錄符合法律法規(guī)要求。其他外部機構(gòu)或個人因特殊原因需要查詢公司通訊記錄時，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)過公司信息管理部門的嚴格審核和公司高層領(lǐng)導的批準。未經(jīng)公司書面同意，任何外部機構(gòu)或個人不得擅自查詢公司通訊記錄。（二）使用規(guī)范1.公司員工在使用通訊記錄時，應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度和信息安全規(guī)定，不得將通訊記錄泄露給無關(guān)人員。2.通訊記錄只能用于公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)溝通、管理決策、工作協(xié)調(diào)等合法合規(guī)的目的，不得用于個人私利或非法活動。3.在使用通訊記錄進行分析、統(tǒng)計等工作時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實性和客觀性，不得篡改或偽造通訊記錄。4.對于涉及公司機密信息、商業(yè)秘密以及個人隱私信息的通訊記錄，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。六、通訊記錄的保密與安全（一）保密措施1.對通訊記錄存儲系統(tǒng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問通訊記錄。訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)員工的工作職責和崗位需求進行合理分配，確保不同人員只能訪問其工作所需的通訊記錄。2.在傳輸和存儲通訊記錄過程中，應(yīng)對數(shù)據(jù)進行加密處理，防止通訊記錄在傳輸過程中被竊取或篡改。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標準和行業(yè)要求，確保加密的強度和安全性。3.對涉及通訊記錄管理的工作人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和技能，使其熟悉通訊記錄保密的相關(guān)規(guī)定和操作流程。培訓內(nèi)容應(yīng)包括法律法規(guī)、保密制度、信息安全知識等方面。4.在辦公區(qū)域內(nèi)，對于涉及通訊記錄的紙質(zhì)文件或存儲設(shè)備，應(yīng)妥善保管，放置在安全的地方，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸。（二）安全管理1.建立通訊記錄安全審計機制，對通訊記錄的訪問、查詢、使用等操作進行實時監(jiān)控和審計。審計記錄應(yīng)詳細記錄操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等信息，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.定期對通訊記錄存儲系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)存在的安全隱患。安全評估和漏洞掃描工作應(yīng)由專業(yè)的安全機構(gòu)或人員進行，確保評估結(jié)果的準確性和可靠性。3.制定通訊記錄安全應(yīng)急預案，明確在發(fā)生安全事件（如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等）時的應(yīng)急處理流程和責任分工。應(yīng)急預案應(yīng)定期進行演練，確保在實際發(fā)生安全事件時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對，減少損失。七、通訊記錄的清理與銷毀（一）清理原則通訊記錄的清理應(yīng)遵循“先備份后清理”的原則，確保在清理過程中數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。清理工作應(yīng)按照規(guī)定的存儲期限和清理流程進行，不得擅自提前清理通訊記錄。（二）清理流程1.公司信息管理部門定期對通訊記錄進行清理，在清理前應(yīng)制定詳細的清理計劃，明確清理的范圍、時間、方式等信息。2.清理計劃應(yīng)提交給公司高層領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后按照計劃進行清理操作。清理操作應(yīng)在備份數(shù)據(jù)存儲完整且可正常恢復的前提下進行，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.在清理通訊記錄時，應(yīng)按照規(guī)定的存儲期限進行分類清理，對于已超過存儲期限的通訊記錄，應(yīng)進行刪除或銷毀處理。刪除或銷毀操作應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括清理時間、清理人員、清理的通訊記錄范圍等信息。（三）銷毀方式對于需要銷毀的通訊記錄，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，確保通訊記錄無法被恢復。銷毀方式可包括物理銷毀（如粉碎紙質(zhì)文件、擦除存儲設(shè)備數(shù)據(jù)等）和邏輯銷毀（如對電子數(shù)據(jù)進行多次覆蓋刪除等）。銷毀過程應(yīng)進行全程監(jiān)控，并由專人負責，確保銷毀工作的徹底性和安全性。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司信息管理