自助空間管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司自助空間的使用與管理，提高空間資源的利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有自助空間，包括但不限于辦公區(qū)域的開放式工位、會議室、存儲室等。（三）基本原則1.合理分配原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工工作實際，合理分配自助空間資源。2.高效利用原則：鼓勵員工充分利用自助空間，提高空間使用效率，避免資源閑置浪費。3.公平公正原則：在空間分配、使用等方面遵循公平公正原則，確保每位員工享有平等的權(quán)利。4.安全規(guī)范原則：保障自助空間的使用安全，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范使用行為。二、空間規(guī)劃與分配（一）空間規(guī)劃1.行政部門負責(zé)根據(jù)公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等，對自助空間進行整體規(guī)劃。明確各類型空間的功能定位、面積需求等。2.規(guī)劃應(yīng)充分考慮未來業(yè)務(wù)拓展的可能性，預(yù)留一定的彈性空間。（二）工位分配1.新員工入職時，由人力資源部門根據(jù)崗位需求，向行政部門提交工位分配申請。2.行政部門按照規(guī)劃和實際情況，為新員工分配合適的工位。工位分配應(yīng)綜合考慮員工工作關(guān)聯(lián)度、團隊協(xié)作便利性等因素。3.對于因工作調(diào)動等原因需要更換工位的員工，應(yīng)提前向行政部門提交申請，并說明原因。行政部門審核通過后，進行工位調(diào)整。（三）會議室分配1.員工如需使用會議室，應(yīng)提前通過公司內(nèi)部會議預(yù)訂系統(tǒng)進行預(yù)訂。預(yù)訂時需填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。2.行政部門根據(jù)會議室使用情況進行統(tǒng)籌安排和調(diào)整。優(yōu)先滿足重要會議、跨部門會議等需求。3.對于緊急會議，如無法提前預(yù)訂，可在與行政部門溝通協(xié)調(diào)后，臨時使用會議室，但事后需及時補辦相關(guān)手續(xù)。（四）存儲室使用1.各部門如有存儲需求，應(yīng)向行政部門提交存儲申請，說明存儲物品的類型、數(shù)量、存儲期限等。2.行政部門根據(jù)存儲室空間情況和申請內(nèi)容，合理分配存儲空間。存儲物品應(yīng)分類存放，并做好標識。3.存儲室應(yīng)保持整潔、通風(fēng)，嚴禁存放易燃易爆、有毒有害等危險物品。三、使用規(guī)范（一）工位使用1.員工應(yīng)保持工位整潔衛(wèi)生，不得在工位上堆放與工作無關(guān)的雜物。2.愛護工位設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時向行政部門報修。3.不得擅自改變工位布局或私自占用公共區(qū)域。4.在工位上工作時，應(yīng)遵守公司的作息時間和工作紀律，保持安靜，避免影響他人。（二）會議室使用1.使用會議室前，使用者應(yīng)提前做好會議準備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放桌椅等。2.會議期間，應(yīng)保持會議室整潔，會議結(jié)束后及時清理垃圾，關(guān)閉設(shè)備電源。3.愛護會議室設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)照價賠償。4.如需延長會議室使用時間，應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，經(jīng)同意后方可延長。（三）存儲室使用1.按照行政部門分配的存儲空間存放物品，不得擅自占用其他空間。2.存儲物品應(yīng)擺放整齊，便于查找和取用。3.定期對存儲物品進行盤點和清理，對于長期不用或已無用的物品，應(yīng)及時清理出存儲室。4.未經(jīng)行政部門同意，不得將存儲室物品轉(zhuǎn)借他人。四、安全管理（一）消防安全1.自助空間內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并確保其處于完好有效狀態(tài)。2.員工應(yīng)熟悉消防設(shè)施設(shè)備的位置和使用方法，不得隨意挪用或損壞消防設(shè)施設(shè)備。3.嚴禁在自助空間內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備。如需進行電氣設(shè)備安裝、維修等工作，應(yīng)提前向行政部門報備，并由專業(yè)人員進行操作。4.定期組織消防安全檢查和培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）人員安全1.保持自助空間通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放物品。2.對于存在安全隱患的區(qū)域，應(yīng)設(shè)置明顯的警示標識。3.員工在自助空間內(nèi)工作時，應(yīng)注意自身安全，遵守操作規(guī)程，避免發(fā)生意外事故。如發(fā)生安全事故，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的急救措施。（三）信息安全1.員工在自助空間內(nèi)使用公司信息系統(tǒng)和設(shè)備時，應(yīng)遵守公司的信息安全規(guī)定，妥善保管賬號密碼，防止信息泄露。2.不得在非授權(quán)的設(shè)備上存儲或處理公司敏感信息。如需將公司信息帶出自助空間，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批和加密處理。3.定期對自助空間內(nèi)的信息系統(tǒng)和設(shè)備進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)補丁和殺毒軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。五、維護與保養(yǎng)（一）設(shè)施設(shè)備維護1.行政部門負責(zé)定期對自助空間內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理故障和損壞問題。2.對于一般性的設(shè)施設(shè)備維修，行政部門應(yīng)安排專人及時進行維修；對于較為復(fù)雜的維修工作，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進行處理。3.員工發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時，應(yīng)及時向行政部門報修，并說明具體情況。（二）環(huán)境衛(wèi)生維護1.員工應(yīng)自覺維護自助空間的環(huán)境衛(wèi)生，保持地面、桌面、門窗等清潔干凈。2.公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作由行政部門安排專人負責(zé)，定期進行打掃和消毒。3.嚴禁在自助空間內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責(zé)對自助空間的使用與管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.空間使用情況，包括工位、會議室、存儲室等的使用是否符合規(guī)定。2.安全管理情況，如消防設(shè)施設(shè)備是否完好、通道是否暢通等。3.環(huán)境衛(wèi)生情況，是否保持整潔衛(wèi)生。4.設(shè)施設(shè)備維護情況，是否正常運行、有無損壞等。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月組織一次全面的自助空間檢查。2.不定期抽查：行政部門根據(jù)實際情況，不定期對自助空間進行抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門或個人限期整改。2.對于違反本管理辦法的行為，行政部門將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的警告、罰款等處罰措施；情節(jié)嚴重的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.整改完成后，責(zé)任部門或個人應(yīng)向行政部門提交整改報告，行政部門進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、費用管理（一）費用標準1.對于因使用自助空間產(chǎn)生的水電費、設(shè)備維護費等費用，按照公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定進行核算和分攤。2.具體費用標準由行政部門會同財務(wù)部門根據(jù)實際情況制定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）費用結(jié)算1.行政部門每月定期統(tǒng)計自助空間的使用費用情況，并將相關(guān)數(shù)據(jù)提供給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)行政部門提供的數(shù)據(jù)，進行費用核算和結(jié)算，并按照公司財務(wù)流程進行付款。（三）費用報銷1.員工因工作需要在自助空間內(nèi)產(chǎn)生的合理費用，如辦公用品采購等，可按照公司費用報銷制度進行報銷。2.報銷時應(yīng)提供