燈飾采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司燈飾采購行為，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購燈飾的質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、辦公、項目等需要進行的燈飾采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的燈飾應符合國家及行業(yè)質(zhì)量標準，滿足公司實際使用需求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商提供的產(chǎn)品。3.成本效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的透明化。5.歸口管理原則：公司采購部門作為燈飾采購的歸口管理部門，負責統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和管理燈飾采購工作。二、采購計劃管理（一）需求申報1.各部門根據(jù)生產(chǎn)、辦公、項目等實際需求，填寫《燈飾采購需求申請表》，詳細注明所需燈飾的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，并提交至采購部門。2.對于緊急采購需求，應在申請表中明確標注“緊急”字樣，并說明緊急原因及預計交付時間要求。（二）計劃審核1.采購部門收到各部門提交的采購需求申請表后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內(nèi)容包括但不限于：需求是否與公司業(yè)務發(fā)展相符、申請數(shù)量是否合理、是否有可替代產(chǎn)品等。2.對于審核通過的采購需求，采購部門將其納入采購計劃；對于審核不通過的需求，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，并要求其進行調(diào)整或補充相關信息。（三）計劃制定與下達1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結合公司庫存情況、市場供應情況等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核、公司分管領導審批后下達執(zhí)行。采購部門應按照采購計劃組織實施采購工作，確保采購任務按時完成。（四）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司業(yè)務調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，需求部門應及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并提交至采購部門。2.采購部門收到調(diào)整申請表后，對調(diào)整的合理性進行審核，并按照原計劃審批流程進行審批。審批通過后，采購部門應及時調(diào)整采購計劃，并通知相關部門。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料，并進行分類管理。2.根據(jù)采購需求，采購部門從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行實地考察或資質(zhì)審核?？疾旎?qū)徍藘?nèi)容包括但不限于：供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質(zhì)量管理體系、售后服務能力、價格水平等。3.采購部門組織相關部門對潛在供應商進行綜合評估，評估結果分為合格、不合格兩個等級。對于評估合格的供應商，采購部門將其納入合格供應商名錄，并與之建立合作關系；對于評估不合格的供應商，采購部門應及時將其從供應商信息庫中刪除，并注明原因。（二）供應商考核1.采購部門應定期對合格供應商進行考核，考核周期為每年一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門根據(jù)考核結果對供應商進行分類管理，對于考核優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并從合格供應商名錄中刪除。（三）供應商淘汰1.如供應商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應及時將其從合格供應商名錄中淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的；交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的；價格虛高，嚴重損害公司利益的；售后服務不到位，客戶投訴較多的；存在違法違規(guī)行為的。2.對于被淘汰的供應商，采購部門應及時通知相關部門，并說明淘汰原因。同時，采購部門應將其相關信息從供應商信息庫中刪除，并在公司內(nèi)部進行通報。四、采購流程管理（一）采購申請各部門根據(jù)實際需求填寫《燈飾采購申請表》，詳細注明所需燈飾的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，并提交至采購部門。采購申請表應經(jīng)部門負責人簽字確認。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括但不限于：需求的合理性、必要性、是否在采購預算范圍內(nèi)等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購部門負責人審核通過后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部門應提交公司分管領導審批。審批通過后，采購部門方可組織采購。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。采購部門應按照相關法律法規(guī)及公司招標管理辦法的規(guī)定，組織招標活動，確定中標供應商。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格型號明確、市場供應充足的項目。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其報價，根據(jù)報價情況選擇最低價供應商成交。競爭性談判采購：適用于采購項目技術復雜、有特殊要求、時間緊迫等情況。采購部門與不少于三家供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情況。采購部門應按照相關規(guī)定辦理單一來源采購審批手續(xù)，并與供應商進行協(xié)商確定采購價格等條款。2.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和產(chǎn)品質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商協(xié)商解決。3.采購人員應要求供應商提供產(chǎn)品的質(zhì)量證明文件、售后服務承諾等資料，并妥善保管。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核、公司法務部門審查后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章生效。3.采購部門應及時將采購合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、需求部門等，以便各部門做好相應的準備工作。（五）交貨驗收1.供應商應按照采購合同約定的交貨期將貨物送達指定地點。采購部門應提前通知需求部門做好收貨準備工作。2.貨物到達后，采購部門會同需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員對貨物進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的貨物，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期更換或處理。如供應商未能按時處理，采購部門有權扣除相應的貨款，并要求供應商承擔由此造成的損失。（六）付款結算1.采購部門根據(jù)采購合同約定和驗收情況，填寫《燈飾采購付款申請表》，注明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交至財務部門。2.財務部門收到付款申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括但不限于：采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告、發(fā)票等相關資料是否齊全。3.財務部門審核通過后，按照公司財務管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯等。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估。風險識別內(nèi)容包括但不限于：市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.對于識別出的風險，采購部門應分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風險程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場風險應對：采購部門應密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化、供應情況等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或供應中斷。同時，采購部門可以通過與供應商簽訂長期合作協(xié)議、建立戰(zhàn)略合作伙伴關系等方式，降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，嚴格供應商選擇、考核和淘汰機制，確保供應商的質(zhì)量和信譽。在采購合同中明確供應商的違約責任，如因供應商原因?qū)е碌馁|(zhì)量問題、交貨延誤等，供應商應承擔相應的賠償責任。同時，采購部門可以與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。3.質(zhì)量風險應對：加強采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗，嚴格按照驗收標準進行驗收。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，要求供應商提供質(zhì)量保證文件。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時與供應商溝通，要求其限期整改或更換產(chǎn)品。同時，采購部門可以定期對采購產(chǎn)品進行質(zhì)量抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格合同簽訂流程，確保合同條款明確、合法、有效。在合同履行過程中，采購部門應密切關注合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。如發(fā)現(xiàn)合同存在風險，應及時與公司法務部門溝通，采取相應的法律措施進行防范和化解。5.付款風險應對：加強付款管理，嚴格按照采購合同約定和財務管理制度辦理付款手續(xù)。在付款前，采購部門應核實供應商提供的發(fā)票、驗收報告等相關資料的真實性和完整性。如發(fā)現(xiàn)付款存在風險，應及時與財務部門溝通，采取相應的措施進行防范和化解。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的行為，審計部門應依法依規(guī)進行處理。（二）外部監(jiān)督1.公司采購活動應接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門、工商行政管理部門等。采購部門應積極配合