紙質(zhì)公章管理辦法總則目的為加強公司紙質(zhì)公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位紙質(zhì)公章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等管理活動。定義本辦法所稱紙質(zhì)公章是指公司以法定名稱刻制的，代表公司行使職權(quán)的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。2.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章存放安全。3.登記備案原則：對公章的使用情況進行詳細(xì)登記備案，便于查詢和追溯。4.安全保密原則：加強公章管理過程中的安全保密措施，防止公章被盜用、冒用。公章的刻制與啟用刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制公章，應(yīng)填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室對刻制申請進行審核，重點審查申請理由的合理性、必要性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司辦公室統(tǒng)一安排刻制公章?？讨乒卤仨氝x擇具有公安機關(guān)指定資質(zhì)的印章制作單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。啟用程序1.公章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時通知申請部門領(lǐng)取。領(lǐng)取時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《公章交接登記表》，明確公章的名稱、數(shù)量、領(lǐng)取時間等信息，并由領(lǐng)取人和保管人簽字確認(rèn)。2.新公章啟用前，公司辦公室應(yīng)在公章上加蓋印模，并將印模留存?zhèn)浒?。同時，應(yīng)將新公章啟用的相關(guān)信息在公司內(nèi)部進行公布，告知全體員工。3.新公章啟用后，原公章如有廢止，應(yīng)及時辦理廢止手續(xù)，并按照相關(guān)規(guī)定進行妥善處理。公章的保管保管人員1.公司公章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理的相關(guān)規(guī)定。2.各部門因工作需要使用的專用公章，由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，并報公司辦公室備案。保管人員如有變動，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自將公章帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要確需帶出公司的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公章保管人員應(yīng)定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失，應(yīng)及時報告公司辦公室，并采取相應(yīng)的措施進行處理。公章的使用使用范圍1.公司公章的使用范圍應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項。2.各部門專用公章的使用范圍應(yīng)根據(jù)部門職責(zé)和工作需要確定，并報公司辦公室備案。專用公章不得用于與本部門職責(zé)無關(guān)的事項。使用流程1.用章申請人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項的內(nèi)容、用途、使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室對用章申請進行審核，重點審查用章事項的合法性、真實性、必要性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，用章申請人方可到公章保管人員處辦理用章手續(xù)。用章時，公章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用章申請表與相關(guān)文件的一致性，確保用章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章時間、用章事項、用章人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將用章申請表與相關(guān)文件一并存檔保管。特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先辦理用章審批手續(xù)的，用章申請人應(yīng)電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及金額較大、風(fēng)險較高的用章事項，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保用章決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。公章的更換與廢止更換1.因公章磨損、損壞或其他原因需要更換公章的，由公司辦公室填寫《公章更換申請表》，詳細(xì)說明更換原因、新公章的規(guī)格、樣式等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公章刻制與啟用的程序辦理更換手續(xù)。2.新公章啟用后，原公章應(yīng)及時廢止，并按照相關(guān)規(guī)定進行妥善處理。廢止1.公章因機構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、名稱變更等原因不再使用的，由公司辦公室填寫《公章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理公章廢止手續(xù)。2.公章廢止后，公司辦公室應(yīng)將廢止的公章及時收回，并在公司內(nèi)部進行公布。同時，應(yīng)將廢止公章的印模留存?zhèn)浒?，以備查閱?.廢止的公章應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行妥善處理，如銷毀、上繳等，防止公章被非法使用。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公司各部門紙質(zhì)公章的管理情況進行定期檢查和不定期抽查，重點檢查公章的保管、使用、登記備案等情況。2.各部門應(yīng)定期對本部門專用公章的管理情況進行自查，并將自查情況報公司辦公室。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告公司辦公室。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合上級主管部門、公安機關(guān)等相關(guān)部門對公章管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)資料和信息。2.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成