紙質(zhì)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司紙質(zhì)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、使用、保管和流轉(zhuǎn)的各類紙質(zhì)資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的資料管理部門或崗位，對紙質(zhì)資料進行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、重要程度等進行分類分級，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對涉及公司機密的資料要嚴格保密。4.便捷高效原則：在保證資料安全和質(zhì)量的前提下，簡化管理流程，提高資料的利用效率，滿足公司業(yè)務發(fā)展的需要。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文件類：與公司業(yè)務相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、業(yè)務報表、技術(shù)資料等。3.財務文件類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.人事文件類：員工檔案、勞動合同、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件等。5.其他文件類：不屬于上述分類的其他紙質(zhì)資料，如會議紀要、宣傳資料、客戶資料等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用[年份][部門代碼][流水號]的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份。3.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位數(shù)字的代碼，具體代碼表見附件。4.流水號：按照資料產(chǎn)生的順序，為每份資料分配一個四位數(shù)字的流水號。例如，2023年行政部產(chǎn)生的第12份文件，編號為2023010012。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門紙質(zhì)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集人員應按照公司規(guī)定的格式和要求，對收集到的資料進行初步整理，剔除重復、無效的資料。3.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，應及時登記并移交資料管理部門。（二）整理方法1.按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類。2.對每一類資料，按照編號規(guī)則進行編號，并在資料首頁右上角加蓋編號章。3.對資料進行排序，確保資料的順序與編號一致。4.編制資料目錄，目錄應包括資料編號、名稱、日期、來源等信息，并裝訂在資料前面。四、資料歸檔（一）歸檔期限1.各部門應在資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的資料移交資料管理部門歸檔。2.對于重要緊急的資料，應及時移交歸檔。（二）歸檔流程1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應進行核對，確保資料的完整性和準確性。2.核對無誤后，資料管理部門按照檔案管理的要求，將資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明資料編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.將歸檔后的資料按照類別和保管期限，存放在指定的檔案庫房或檔案柜中，并建立檔案臺賬，記錄檔案的出入庫情況。五、資料保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.公司紙質(zhì)資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務報告等。3.長期保管的資料包括重要業(yè)務合同、項目文檔、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的資料包括一般性業(yè)務文件、日常辦公文件等，保管期限為[X]年。（三）定期盤點1.資料管理部門應定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次局部盤點。2.盤點時應核對檔案的數(shù)量、編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保賬實相符。3.對于盤盈、盤虧的檔案，應及時查明原因，并進行相應的處理。六、資料借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱紙質(zhì)資料的，應填寫《紙質(zhì)資料借閱申請表》，注明借閱資料的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.《紙質(zhì)資料借閱申請表》應由借閱人所在部門負責人簽字審批，涉及公司機密的資料還需經(jīng)公司保密管理部門審批。（二）借閱審批1.資料管理部門收到《紙質(zhì)資料借閱申請表》后，應進行審核，對符合借閱條件的申請予以批準，并在申請表上加蓋“同意借閱”章。2.對于不符合借閱條件的申請，資料管理部門應向借閱人說明原因，并拒絕借閱。（三）借閱期限1.紙質(zhì)資料的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要緊急的資料，借閱期限應根據(jù)實際需要確定，但最長不超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需延期歸還，應提前向資料管理部門申請并獲得批準。2.借閱人歸還資料時，資料管理部門應進行核對，確保資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。（五）使用要求1.借閱人應妥善保管所借資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、摘錄、傳播資料內(nèi)容。2.對于涉及公司機密的資料，借閱人應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.借閱人使用完資料后，應及時將資料歸還資料管理部門，不得在辦公場所以外的地方存放資料。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的紙質(zhì)資料。2.因公司業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)合并等原因不再使用的紙質(zhì)資料。3.涉及公司機密的資料，在解密后且經(jīng)過審批同意銷毀的。（二）銷毀審批1.資料管理部門應定期對擬銷毀的紙質(zhì)資料進行清理，并編制《紙質(zhì)資料銷毀清單》，注明資料編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《紙質(zhì)資料銷毀清單》應由資料管理部門負責人簽字審核，涉及公司機密的資料還需經(jīng)公司保密管理部門審批。（三）銷毀方式1.對于一般紙質(zhì)資料，可以采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對于涉及公司機密的資料，應采用專業(yè)的銷毀設(shè)備進行銷毀，確保資料內(nèi)容無法恢復。（四）銷毀記錄1.資料管理部門應安排專人負責紙質(zhì)資料的銷毀工作，并對銷毀過程進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀資料清單等。2.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，負責對公司紙質(zhì)資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.資料管理監(jiān)督小組由公司辦公室、審計部門、保密管理部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔、保管、借閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.資料管理部門的人員配備、設(shè)施設(shè)備、工作流程等是否滿足資料管理工作的需要。3.各部門對紙質(zhì)資料管理工作的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)行為。（三）檢查方式1.定期檢查：資料管理監(jiān)督小組每年至少進行一次全面的紙質(zhì)資料管理工作檢查。2.不定期抽查：資料管理監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對各部門的紙質(zhì)資料管理工作進行抽查。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，制定整改措施，并按時將整改情況反饋給資料管理監(jiān)督小組。3.資料管理監(jiān)督小組應對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底