行政收文管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司行政收文管理，確保文件的及時、準確傳遞和妥善處理，提高公司行政工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)收到的各類行政文件，包括但不限于上級機關(guān)文件、平行單位來文、下級單位請示報告等。（三）基本原則1.及時高效原則對收到的文件要及時登記、傳閱、辦理，不得積壓延誤，確保文件精神能夠迅速傳達和貫徹執(zhí)行。2.準確規(guī)范原則文件的登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)要準確無誤，嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行操作，確保文件處理的規(guī)范性和嚴肅性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的文件要妥善保管，防止泄露。在文件傳遞、處理過程中，要采取必要的保密措施，確保文件安全。二、收文登記（一）登記人員公司行政部設(shè)立專門的收文登記崗位，負責對所有行政收文進行登記。（二）登記內(nèi)容收文登記應(yīng)詳細記錄文件的以下信息：1.來文日期2.來文單位3.文件標題4.文件編號5.密級6.份數(shù)7.附件8.收文編號9.備注（三）登記方式收文登記采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保存，以便查閱和核對；電子登記應(yīng)使用公司統(tǒng)一的辦公軟件，建立收文數(shù)據(jù)庫，確保登記信息的準確性和可查詢性。（四）登記流程1.收文人員收到文件后，應(yīng)及時將文件交至行政部收文登記崗位。2.收文登記人員對文件進行初步審核，檢查文件的完整性和規(guī)范性。3.按照登記內(nèi)容要求，對文件進行詳細登記，并賦予收文編號。4.將登記后的文件及附件一并放入專門的文件柜中，并在文件柜上標注相應(yīng)的收文編號，以便查找。三、文件傳閱（一）傳閱范圍確定根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由行政部負責人確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免文件傳閱的盲目性和隨意性。（二）傳閱方式文件傳閱采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。對于重要文件或機密文件，應(yīng)優(yōu)先采用紙質(zhì)傳閱，并要求傳閱人員簽字確認；對于一般性文件，可采用電子傳閱方式，但應(yīng)確保傳閱過程的可追溯性。（三）傳閱流程1.行政部收文登記人員按照確定的傳閱范圍，將文件送至第一傳閱人，并在文件傳閱單上注明傳閱開始時間。2.傳閱人收到文件后，應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱意見和時間。3.傳閱人按照文件傳閱單上的順序依次將文件傳遞給下一個傳閱人，直至文件傳閱完畢。4.最后一個傳閱人傳閱完畢后，應(yīng)將文件及時歸還行政部收文登記人員，并在文件傳閱單上注明傳閱結(jié)束時間。（四）傳閱跟蹤行政部收文登記人員應(yīng)定期對文件傳閱情況進行跟蹤檢查，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳閱完畢。對于傳閱過程中出現(xiàn)的問題，如傳閱人未按時傳閱、傳閱意見不明確等，應(yīng)及時與傳閱人溝通協(xié)調(diào)，確保文件傳閱的順利進行。四、文件辦理（一）辦理原則1.誰主辦誰負責原則文件主辦部門或人員應(yīng)負責文件的具體辦理工作，并對辦理結(jié)果負責。2.限時辦結(jié)原則對于有明確辦理時限要求的文件，主辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果及時反饋給行政部。3.協(xié)調(diào)配合原則涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決問題，確保文件辦理工作的順利進行。（二）辦理流程1.行政部收文登記人員根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，確定文件的主辦部門或人員，并將文件及相關(guān)批示轉(zhuǎn)交給主辦部門或人員。2.主辦部門或人員收到文件后，應(yīng)認真研究文件內(nèi)容，明確辦理要求和任務(wù)，并制定具體的辦理方案。3.主辦部門或人員按照辦理方案組織實施辦理工作，涉及多個部門的，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進辦理工作。4.在文件辦理過程中，主辦部門或人員應(yīng)及時向行政部反饋辦理進展情況，如有重大問題或需要變更辦理方案的，應(yīng)及時請示領(lǐng)導。5.文件辦理完畢后，主辦部門或人員應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給行政部，并附相關(guān)證明材料。行政部收文登記人員對辦理結(jié)果進行審核后，將辦理結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導和部門。（三）辦理結(jié)果反饋1.主辦部門或人員應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)，將辦理結(jié)果以書面形式反饋給行政部。反饋內(nèi)容應(yīng)包括辦理情況、辦理結(jié)果及相關(guān)證明材料等。2.行政部收文登記人員收到主辦部門或人員的辦理結(jié)果反饋后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括辦理程序是否合規(guī)、辦理結(jié)果是否符合要求等。3.審核通過后，行政部收文登記人員將辦理結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導和部門，并將辦理結(jié)果歸檔保存。五、文件催辦（一）催辦范圍對于超過規(guī)定辦理時限仍未辦結(jié)的文件，行政部應(yīng)進行催辦。（二）催辦方式行政部采用電話催辦、書面催辦等方式對文件辦理情況進行催辦。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)重點催辦，確保文件及時辦結(jié)。（三）催辦流程1.行政部收文登記人員定期對文件辦理情況進行梳理，對超過規(guī)定辦理時限的文件進行標注。2.根據(jù)標注情況，行政部收文登記人員填寫文件催辦單，明確催辦事項、催辦對象、催辦要求等，并經(jīng)行政部負責人審核后，發(fā)送給主辦部門或人員。3.主辦部門或人員收到文件催辦單后，應(yīng)及時對文件辦理情況進行自查，查找未按時辦結(jié)的原因，并采取有效措施加快辦理進度。4.主辦部門或人員應(yīng)在收到文件催辦單后的[X]個工作日內(nèi)，將文件辦理進展情況及預(yù)計辦結(jié)時間反饋給行政部。5.行政部對主辦部門或人員的反饋情況進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)仍未按時辦結(jié)的，應(yīng)再次進行催辦，并將催辦情況及時報告給相關(guān)領(lǐng)導。六、文件歸檔（一）歸檔范圍公司行政收文管理過程中形成的各類文件材料，包括收文登記本、文件傳閱單、辦理結(jié)果反饋材料等，均應(yīng)進行歸檔保存。（二）歸檔時間文件辦理完畢后，主辦部門或人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將辦理過程中形成的文件材料整理齊全，移交行政部進行歸檔。行政部應(yīng)在收到移交材料后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實有效，能夠準確反映文件辦理過程和結(jié)果。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序進行排列，同一文件的正件與附件、印件與定稿應(yīng)一并歸檔。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、編目、裝盒；電子檔案應(yīng)按照公司統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)進行分類存儲，確保電子檔案的可讀性和可查性。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審核后，報行政部負責人批準。2.行政部檔案管理人員根據(jù)批準的檔案查閱申請表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)行政部負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、保密管理（一）保密制度公司應(yīng)建立健全行政收文保密制度，明確保密責任和保密措施，確保文件在傳遞、處理過程中的安全保密。（二）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應(yīng)在文件上標注密級，并按照密級文件的管理要求進行傳遞、處理和保管。2.收文登記人員、傳閱人員、辦理人員等應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。在文件傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封傳遞、專人送達等。3.公司應(yīng)加強對辦公場所的安全管理，確保文件存放地點的安全。文件存放地點應(yīng)配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，防止文件丟失、損壞或泄露。4.定期對公司員工進行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導致文件泄露。（三）泄密處理如發(fā)現(xiàn)文件泄露事件，公司應(yīng)立即采取措施進行調(diào)查處理，并