船廠檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)船廠檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高船廠管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合船廠實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于船廠各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。船廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于管理和查找利用。3.全程管理原則。對檔案從形成、積累、整理、歸檔到保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理。4.服務(wù)船廠發(fā)展原則。檔案管理工作要緊密圍繞船廠中心工作，為船廠的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等提供有力支持。（四）定義本辦法所稱檔案，是指船廠在生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、行政管理等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像檔案等。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制船廠設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理船廠檔案工作。各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。（二）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定船廠檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管船廠各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為船廠生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。（三）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.船廠各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種文件材料，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，使用規(guī)范的書寫材料和格式。（二）文件材料的收集范圍1.船廠生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的文件材料，包括生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、物資采購與供應(yīng)文件、市場營銷文件等。2.科研開發(fā)活動(dòng)中形成的文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告等。3.行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括行政公文、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。4.基本建設(shè)活動(dòng)中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.設(shè)備儀器管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理，編制目錄和說明。5.電子檔案按照文件類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向綜合檔案室移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等設(shè)施。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，保障檔案安全。3.配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，滿足檔案管理和利用的需要。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映船廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對船廠有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。（四）檔案保管要求1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為船廠各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.船廠內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱船廠檔案，須經(jīng)船廠相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱船廠檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案。利用者可到綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱檔案。因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案。利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織船廠成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)船廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的船廠檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合船廠檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障。建立健全檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，采取有效的安全防護(hù)措施，保障檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格電子檔案的訪問權(quán)限管理，確保電子檔案信息安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制船廠建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案