物探檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強物探檔案的科學管理，確保物探檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮物探檔案在公司生產、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部物探項目從立項、實施到成果交付全過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于地震勘探、電法勘探、重力勘探等項目產生的原始資料、成果資料、技術文件、管理文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物探檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映物探項目的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集物探項目各個環(huán)節(jié)產生的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管、利用等工作應遵循國家和行業(yè)相關標準規(guī)范。（四）定義1.物探檔案：指在物探項目實施過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.原始資料：物探項目野外采集過程中直接產生的第一手資料，如地震記錄、電法測量數(shù)據(jù)等。3.成果資料：經過處理、解釋后形成的反映物探項目最終成果的資料，如地震剖面圖、地質解釋報告等。4.技術文件：物探項目實施過程中使用的技術標準、操作規(guī)程、技術總結等文件。5.管理文件：物探項目管理過程中形成的各類計劃、報告、通知等文件。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)有關檔案管理的法律法規(guī)、標準規(guī)范，制定和完善公司物探檔案管理制度。2.負責物探檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用物探檔案。3.指導和監(jiān)督公司各部門物探檔案的形成、整理和歸檔工作。4.組織開展物探檔案的鑒定、銷毀工作。5.參與物探項目的驗收工作，審查檔案資料的完整性和準確性。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.對項目檔案資料的質量負責，在項目實施過程中及時督促相關人員做好文件資料的形成和積累工作。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收和移交工作。（三）物探作業(yè)人員職責1.嚴格按照物探項目技術要求和操作規(guī)程進行作業(yè)，及時、準確地記錄原始數(shù)據(jù)和資料。2.對本人作業(yè)過程中形成的原始資料的真實性和完整性負責，按規(guī)定向項目負責人移交相關資料。（四）其他部門職責公司其他部門應協(xié)助檔案管理部門做好物探檔案的管理工作，在各自職責范圍內提供必要的支持和配合。三、檔案的形成與收集（一）形成要求1.物探項目各環(huán)節(jié)產生的文件資料應符合國家和行業(yè)相關標準規(guī)范，內容真實、準確、完整。2.文件資料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰，圖表工整。3.電子文件應采用通用格式存儲，確保長期可讀，并按照相關規(guī)定進行元數(shù)據(jù)著錄。（二）收集范圍1.項目立項文件，包括項目任務書、可行性研究報告、立項批復等。2.設計文件，如物探設計方案、技術要求、施工圖紙等。3.原始資料，涵蓋野外采集的地震記錄、電法測量數(shù)據(jù)、重力測量數(shù)據(jù)、測井資料等。4.成果資料，如地震剖面圖、地質解釋成果圖、物探報告等。5.技術文件，包括技術總結、技術交流材料、質量檢驗報告等。6.管理文件，如項目計劃、進度報告、安全管理文件、財務管理文件等。7.其他與物探項目相關的文件資料，如合同協(xié)議、往來信函、會議紀要等。（三）收集時間1.原始資料應在野外作業(yè)結束后及時整理、核對，由作業(yè)人員按規(guī)定向項目負責人移交。2.項目階段性成果資料應在完成相應階段工作后及時收集歸檔。3.項目結束后，項目負責人應在規(guī)定時間內將全部檔案資料整理齊全，向檔案管理部門移交。四、檔案的整理（一）整理原則遵循物探項目的工作流程和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法物探檔案按照項目類別、時間順序、文件性質等進行分類。具體分類如下：1.項目類別：分為地震勘探、電法勘探、重力勘探等不同項目類型。2.時間順序：按項目立項時間、實施時間、成果交付時間等順序排列。3.文件性質：分為原始資料、成果資料、技術文件、管理文件等類別。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整、裱糊，去除金屬物后，按照一定順序裝訂成冊。2.編頁：對裝訂后的文件進行編頁，標注頁碼，確保頁碼連續(xù)、準確。3.編目：按照分類方案對檔案進行編號，編制卷內文件目錄，包括文件題名、日期、頁號、備注等信息。4.裝盒：將編目后的檔案裝入檔案盒，在盒脊上填寫檔案編號、題名、年度等信息。五、檔案的歸檔（一）歸檔要求1.歸檔的檔案應整理齊全、完整，符合整理要求。2.歸檔文件應編制歸檔說明，對檔案的形成過程、主要內容、保管期限等進行簡要說明。3.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，確保兩者內容一致，并按照電子檔案管理要求進行存儲和管理。（二）歸檔時間項目結束后，項目負責人應在[具體時間]內將整理好的檔案向檔案管理部門移交歸檔。檔案管理部門應在收到檔案后的[規(guī)定時間]內完成審核、驗收工作，對不符合要求的檔案退回項目負責人重新整理。（三）歸檔流程1.項目負責人填寫《物探檔案歸檔清單》，詳細列出歸檔檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.將檔案及《物探檔案歸檔清單》一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對歸檔檔案進行審核、驗收，核對檔案的完整性、準確性和整理質量。4.審核驗收合格后，檔案管理部門在《物探檔案歸檔清單》上簽字確認，辦理檔案交接手續(xù)。六、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的物探檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案架或檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，按照電子檔案管理系統(tǒng)進行分類管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的聲像檔案，應進行數(shù)字化處理后存儲，并保留原始載體。（三）保管期限物探檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：反映公司重大物探項目成果、具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內對公司生產、科研、管理等工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管：在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。（四）定期檢查檔案管理部門應定期對物探檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息的安全，不得泄露涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案內容。2.本著方便利用、服務生產的原則，為公司內部各部門提供及時、有效的檔案信息服務。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱物探檔案的，應填寫《物探檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。2.借閱：因工作需要借閱物探檔案的，應填寫《物探檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還。3.復制：如需復制物探檔案，應填寫《物探檔案復制申請表》，注明復制內容、用途等，經檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應建立物探檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立物探檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目管理部門、技術部門等相關人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家和行業(yè)相關規(guī)定，對檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，提出擬銷毀檔案清單，提交物探檔案鑒定小組。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對經鑒定確定為無保存價值的檔案，編制《物探檔案銷毀清單》，報公司主管領導審批。4.經批準后，由檔案管理部門會同相關部門指定專人負責銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人員應在《