活動(dòng)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動(dòng)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確?；顒?dòng)物資及服務(wù)的質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織的各類對(duì)內(nèi)、對(duì)外活動(dòng)的采購(gòu)工作，包括但不限于活動(dòng)所需的物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)。3.效益原則：在保證活動(dòng)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益，實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)。4.歸口管理原則：活動(dòng)采購(gòu)工作實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)同合作，確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資及服務(wù)的驗(yàn)收工作，對(duì)不符合要求的物資及服務(wù)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。（二）活動(dòng)策劃部門1.根據(jù)活動(dòng)需求，詳細(xì)制定活動(dòng)物資及服務(wù)清單，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并提交給采購(gòu)部門。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)談判和商務(wù)談判，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議，確保采購(gòu)的物資及服務(wù)符合活動(dòng)要求。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算工作，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。（四）審計(jì)部門1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行不定期抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.活動(dòng)策劃部門根據(jù)活動(dòng)計(jì)劃和需求，填寫(xiě)《活動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門。2.《活動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)活動(dòng)策劃部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到《活動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)責(zé)任人等信息，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等。2.供應(yīng)商考察對(duì)于初步評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面?？疾旖Y(jié)束后，采購(gòu)人員應(yīng)撰寫(xiě)考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出是否選擇該供應(yīng)商的建議。3.供應(yīng)商確定根據(jù)供應(yīng)商考察報(bào)告和采購(gòu)需求，采購(gòu)部門確定最終的供應(yīng)商名單，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行集體決策，確定供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)歷史、合作情況等，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，常見(jiàn)的采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。對(duì)于達(dá)到國(guó)家規(guī)定招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，必須按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)；對(duì)于未達(dá)到招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)但金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式；對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)供應(yīng)充足的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式；對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資或服務(wù)，可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。2.采購(gòu)談判采購(gòu)部門與供應(yīng)商就采購(gòu)合同條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的成本和利潤(rùn)空間，同時(shí)要堅(jiān)守公司的利益底線。談判結(jié)束后，采購(gòu)人員應(yīng)整理談判記錄，形成談判報(bào)告，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并提交給財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同，并加蓋雙方公章。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。4.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門根據(jù)合同要求向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)部門在物資或服務(wù)到貨前，通知活動(dòng)策劃部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員職責(zé)。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同要求和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和文件。2.到貨驗(yàn)收物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面，以及服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《活動(dòng)采購(gòu)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。3.驗(yàn)收結(jié)果處理對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門將驗(yàn)收單提交給財(cái)務(wù)部門，作為付款的依據(jù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商限期整改或更換貨物，直至驗(yàn)收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格，給公司造成損失的，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《活動(dòng)采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款理由等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門?！痘顒?dòng)采購(gòu)付款申請(qǐng)表》需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、活動(dòng)策劃部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員審核簽字。2.付款審批財(cái)務(wù)部門收到《活動(dòng)采購(gòu)付款申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、付款金額是否準(zhǔn)確等。審核通過(guò)后，《活動(dòng)采購(gòu)付款申請(qǐng)表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和采購(gòu)合同約定，批準(zhǔn)付款申請(qǐng)。3.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.活動(dòng)策劃部門在制定活動(dòng)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制活動(dòng)采購(gòu)預(yù)算，明確各項(xiàng)采購(gòu)物資及服務(wù)的預(yù)計(jì)金額。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)活動(dòng)需求、市場(chǎng)價(jià)格行情等因素進(jìn)行合理估算，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算金額合理、準(zhǔn)確，符合公司財(cái)務(wù)狀況和活動(dòng)實(shí)際需求。審核通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算作為采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)支出與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、活動(dòng)需求變更等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并提交給活動(dòng)策劃部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后按照新的預(yù)算執(zhí)行。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可通過(guò)對(duì)采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)的梳理、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)的分析、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的關(guān)注等方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如通過(guò)專家打分、數(shù)據(jù)分析等方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小且影響程度較低的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受策略；對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大或影響程度較高的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等策略。2.例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件等。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定。2.審計(jì)部門可通過(guò)查閱采購(gòu)文件、合同、賬目等資料，實(shí)地走訪供應(yīng)商、驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范運(yùn)行