罪犯歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)對罪犯檔案的規(guī)范化管理，確保罪犯檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本單位在罪犯管理過程中形成的各類檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)反映罪犯的基本情況、改造表現(xiàn)等信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為罪犯管理和相關(guān)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善罪犯檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理罪犯檔案，對檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的罪犯檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案材料。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時為利用者提供檔案服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.罪犯入監(jiān)時的相關(guān)材料，包括判決書、裁定書、執(zhí)行通知書、起訴書副本、結(jié)案登記表等法律文書。2.罪犯的個人基本情況材料，如身份證、戶口簿、照片等。3.罪犯的改造表現(xiàn)材料，包括獎懲審批表、考核記錄、思想?yún)R報(bào)、認(rèn)罪悔罪書等。4.罪犯的健康檢查材料，如體檢表、病歷等。5.罪犯的會見、通信材料。6.其他與罪犯管理相關(guān)的材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的罪犯檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.檔案材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，確保檔案的長期保存。（三）收集時間1.新收罪犯的檔案材料應(yīng)在罪犯入監(jiān)后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。2.日常形成的檔案材料應(yīng)定期收集，一般每月或每季度收集一次。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照罪犯檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為法律文書類、個人基本情況類、改造表現(xiàn)類、健康檢查類、會見通信類等類別。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的順序進(jìn)行排列，組成案卷。卷內(nèi)材料應(yīng)按照重要程度和時間順序排列。3.編目：對案卷進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項(xiàng)目。4.裝訂：對卷內(nèi)材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，便于查閱和利用。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。（四）保管期限罪犯檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查情況進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱罪犯檔案的。2.本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門因工作需要查閱罪犯檔案的。3.罪犯本人及其親屬因合理原因查閱罪犯檔案的。（二）查閱手續(xù)1.查閱單位或個人應(yīng)填寫《罪犯檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作需要借閱罪犯檔案的。2.本單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱罪犯檔案的。（二）借閱手續(xù)1.借閱單位應(yīng)填寫《罪犯檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，與借閱單位簽訂《罪犯檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱單位按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他目的。2.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間，檔案如有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.鑒定報(bào)告經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定報(bào)告，編制《罪犯檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.《罪犯檔案銷毀清冊》經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《罪犯檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。（三）銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息，記錄應(yīng)妥善保存。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立罪犯檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息錄入管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止信息泄露。2.設(shè)定不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全使用。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本單位的紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對罪犯檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的流程是否規(guī)范。3.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作是否符合要求。4.檔案管理人員的履職情況。（三）檢查方式1