物業(yè)合同管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司物業(yè)合同管理，規(guī)范物業(yè)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，提高物業(yè)管理服務水平，根據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與業(yè)主、業(yè)主大會、使用人簽訂的各類物業(yè)服務合同以及與供應商簽訂的涉及物業(yè)管理相關服務的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則物業(yè)合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同的合法性和有效性。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，充分表達各自的意愿，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同內容應體現公平公正，保障雙方的合法權益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門發(fā)起物業(yè)服務項目承接前，業(yè)務部門應進行充分的市場調研和項目評估，確定擬簽訂的物業(yè)合同內容和條款。經部門負責人審核同意后，填寫《物業(yè)合同簽訂申請表》，提交至合同管理部門。2.合同管理部門審核合同管理部門收到申請表后，對合同條款進行合法性、合規(guī)性、完整性審核。重點審核合同主體資格、服務內容、服務標準、收費標準、違約責任等條款。對于審核中發(fā)現的問題，及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，提出修改意見。3.法務部門審查經合同管理部門審核通過的合同，提交至法務部門進行法律審查。法務部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同不存在法律風險。對于法務部門提出的法律意見，業(yè)務部門和合同管理部門應認真研究并進行修改完善。4.分管領導審批合同經法務部門審查通過后，提交至分管領導進行審批。分管領導根據公司經營戰(zhàn)略和項目實際情況，對合同進行全面審批，簽署審批意見。5.簽訂合同經分管領導審批同意的合同，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同簽字蓋章齊全、內容清晰準確。（二）合同主體資格審查1.業(yè)主或業(yè)主大會審查業(yè)主或業(yè)主大會的主體資格，包括是否具備合法的產權證明、是否依法成立業(yè)主大會并取得相關授權等。對于業(yè)主大會簽訂的合同，應審查業(yè)主大會的決議程序是否合法有效。2.使用人審查使用人的主體資格，包括是否與業(yè)主簽訂合法有效的租賃合同或其他使用協(xié)議，是否取得業(yè)主的書面授權等。3.供應商審查供應商的主體資格，包括是否具有合法的營業(yè)執(zhí)照、資質證書等經營資質，是否具備履行合同的能力和信譽等。（三）合同條款制定1.服務內容與標準明確物業(yè)服務的具體內容，如房屋建筑共用部位的維修、養(yǎng)護和管理；共用設施設備的運行、維修、養(yǎng)護和管理；環(huán)境衛(wèi)生管理；綠化養(yǎng)護管理；秩序維護管理等。同時，制定詳細的服務標準，如房屋外觀完好率、設施設備正常運行率、環(huán)境衛(wèi)生達標率等，作為考核物業(yè)服務質量的依據。2.收費標準與方式明確物業(yè)服務費的收費標準、計費方式、繳費時間等內容。收費標準應符合當地物價部門的相關規(guī)定，并在合同中明確說明收費標準的調整機制。同時，約定逾期繳費的違約責任。3.雙方權利與義務明確合同雙方的權利和義務，如業(yè)主或業(yè)主大會的權利包括監(jiān)督物業(yè)服務質量、提出意見和建議等，義務包括按時繳納物業(yè)服務費等；公司的權利包括按照合同約定收取物業(yè)服務費等，義務包括提供優(yōu)質的物業(yè)服務等。4.合同期限與終止條件明確合同的期限，一般根據物業(yè)服務項目的實際情況確定。同時，約定合同終止的條件，如合同期滿、雙方協(xié)商一致解除、一方嚴重違約等。5.違約責任明確雙方的違約責任，如公司未按照合同約定提供物業(yè)服務的違約責任；業(yè)主或業(yè)主大會未按時繳納物業(yè)服務費的違約責任等。違約責任的約定應具體明確，具有可操作性。三、合同履行管理（一）服務提供1.公司應按照合同約定的服務內容和標準，組織實施物業(yè)服務活動。制定詳細的物業(yè)服務計劃，明確服務流程、服務人員職責、服務質量標準等內容，并嚴格按照計劃組織實施。2.加強對物業(yè)服務人員的培訓和管理，提高服務人員的專業(yè)素質和服務意識。定期對服務人員進行業(yè)務培訓和考核，確保服務人員能夠熟練掌握服務技能和服務標準，為業(yè)主提供優(yōu)質的物業(yè)服務。（二）費用收取1.按照合同約定的收費標準和計費方式，及時、準確地收取物業(yè)服務費。建立健全費用收取管理制度，明確收費流程、收費人員職責等內容，確保費用收取工作的規(guī)范有序。2.加強對欠費業(yè)主的催繳工作，對于逾期未繳費的業(yè)主，按照合同約定發(fā)送催繳通知，明確繳費期限和違約責任。對于長期欠費且經多次催繳仍不繳納的業(yè)主，可通過法律途徑解決。（三）監(jiān)督檢查1.建立健全物業(yè)服務質量監(jiān)督檢查制度，定期對物業(yè)服務項目進行檢查評估。檢查內容包括服務內容的執(zhí)行情況、服務標準的達標情況、業(yè)主滿意度等方面。2.對于檢查中發(fā)現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后進行復查，確保問題得到徹底解決。同時，將檢查評估結果作為對物業(yè)服務項目考核評價的重要依據。四、合同變更管理（一）變更情形1.因法律法規(guī)、政策調整等原因，導致合同部分條款無法繼續(xù)履行的。2.因物業(yè)服務項目實際情況發(fā)生變化，需要對服務內容、服務標準、收費標準等條款進行調整的。3.因業(yè)主或業(yè)主大會提出合理要求，需要對合同條款進行變更的。（二）變更流程1.業(yè)務部門提出申請業(yè)務部門根據合同變更的情形，填寫《物業(yè)合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容和影響，并提交至合同管理部門。2.合同管理部門審核合同管理部門收到申請表后，對變更內容進行審核。重點審核變更的必要性、合理性、合法性以及對公司權益的影響等方面。對于審核中發(fā)現的問題，及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，提出修改意見。3.法務部門審查經合同管理部門審核通過的變更申請，提交至法務部門進行法律審查。法務部門從法律角度對變更內容進行審查，確保變更后的合同條款不存在法律風險。對于法務部門提出的法律意見，業(yè)務部門和合同管理部門應認真研究并進行修改完善。4.分管領導審批變更申請經法務部門審查通過后，提交至分管領導進行審批。分管領導根據公司實際情況，對變更申請進行全面審批，簽署審批意見。5.簽訂變更協(xié)議經分管領導審批同意的變更申請，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等條款，確保變更后的合同具有法律效力。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的。2.合同約定的終止條件成就的。3.雙方協(xié)商一致解除合同的。4.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續(xù)履行的。（二）終止流程1.業(yè)務部門提出申請合同期滿或出現合同終止情形時，業(yè)務部門應填寫《物業(yè)合同終止申請表》，提交至合同管理部門。申請表應詳細說明合同終止的原因、時間和后續(xù)工作安排等內容。2.合同管理部門審核合同管理部門收到申請表后，對合同終止的相關事項進行審核。重點審核合同終止的原因是否符合合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，后續(xù)工作安排是否合理可行等方面。對于審核中發(fā)現的問題，及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，提出修改意見。3.法務部門審查經合同管理部門審核通過的終止申請，提交至法務部門進行法律審查。法務部門從法律角度對合同終止的相關事項進行審查，確保合同終止的合法性和有效性。對于法務部門提出的法律意見，業(yè)務部門和合同管理部門應認真研究并進行修改完善。4.分管領導審批終止申請經法務部門審查通過后，提交至分管領導進行審批。分管領導根據公司實際情況，對合同終止申請進行全面審批，簽署審批意見。5.辦理終止手續(xù)經分管領導審批同意的終止申請，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人辦理合同終止手續(xù)。辦理終止手續(xù)包括結算費用、交接資料、清理場地等內容，確保合同終止后雙方的權利義務得到妥善處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂過程中形成的各類文件，包括合同文本、合同簽訂申請表、審核意見、審批文件等，由業(yè)務部門負責收集整理，并移交至合同管理部門。2.合同履行過程中產生的文件，如服務記錄、費用收取憑證、監(jiān)督檢查報告等，由相關業(yè)務部門負責收集整理，并定期移交至合同管理部門。3.合同變更、終止過程中形成的文件，如變更申請表、變更協(xié)議、終止申請表、終止協(xié)議等，由業(yè)務部門負責收集整理，并移交至合同管理部門。（二）檔案整理合同管理部門收到業(yè)務部門移交的合同檔案后，按照檔案管理的相關規(guī)定進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂、編目等，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管1.建立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案資料的安全保管。2.按照檔案管理的相關規(guī)定，對合同檔案進行分類保管，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案資料無損壞、無丟失。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審核同意后，提交