稅稅證明管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司稅稅證明的管理，規(guī)范稅稅證明的開具、使用、保存等行為，確保公司稅務工作的合規(guī)性和準確性，依據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及稅稅證明相關(guān)業(yè)務的部門、崗位及人員，包括但不限于財務部門、稅務申報人員、業(yè)務部門涉及稅務事項的工作人員等。（三）定義1.稅稅證明：指公司在稅務活動中，為證明自身納稅情況、稅務事項合規(guī)性等而開具或取得的各類書面證明文件，如納稅完稅證明、稅務事項通知書、發(fā)票等。2.開具部門：負責按照規(guī)定向公司內(nèi)部或外部提供稅稅證明的部門，通常為財務部門或相關(guān)業(yè)務部門。3.使用部門：因業(yè)務需要使用稅稅證明的公司內(nèi)部部門，如采購部門用于與供應商結(jié)算、銷售部門用于客戶業(yè)務往來等。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，開具和使用稅稅證明。2.準確及時原則：確保稅稅證明內(nèi)容準確無誤，開具和提供及時，滿足業(yè)務需求。3.安全保密原則：妥善保管稅稅證明，防止信息泄露，保障公司稅務信息安全。二、稅稅證明的種類及用途（一）納稅完稅證明1.用途：用于證明公司已繳納各項稅款，如增值稅、企業(yè)所得稅、印花稅等。在與稅務機關(guān)溝通涉稅事項、參與招投標活動、向銀行申請貸款等場景中，可能需要提供納稅完稅證明，以證明公司的納稅信用和經(jīng)濟實力。2.開具方式：由公司財務部門根據(jù)稅務申報系統(tǒng)記錄及實際繳納稅款情況，向主管稅務機關(guān)申請開具。（二）稅務事項通知書1.用途：稅務機關(guān)針對公司特定稅務事項發(fā)出的書面通知，如稅務稽查通知、納稅評估結(jié)果通知等。公司應根據(jù)通知書內(nèi)容及時進行相應處理，并留存作為稅務合規(guī)管理的重要依據(jù)。2.獲取方式：由稅務機關(guān)直接送達公司或通過電子稅務局推送，公司稅務申報人員應及時關(guān)注并下載打印。（三）發(fā)票1.用途：作為公司經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的法定憑證，用于記錄銷售貨物、提供勞務或服務等交易行為。發(fā)票在公司財務管理、成本核算、稅務申報抵扣等方面具有重要作用，同時也是客戶報銷、記賬的依據(jù)。2.種類及開具規(guī)定-增值稅專用發(fā)票：適用于一般納稅人之間的交易，具有抵扣進項稅額的功能。開具時需準確填寫購買方和銷售方信息、貨物或服務名稱、金額、稅額等內(nèi)容，并加蓋發(fā)票專用章。-增值稅普通發(fā)票：用于一般納稅人和小規(guī)模納稅人與非增值稅一般納稅人之間的交易，不能用于抵扣進項稅額。開具要求與增值稅專用發(fā)票類似，但部分信息填寫要求相對簡化。-其他發(fā)票：如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票等，根據(jù)不同業(yè)務類型按照相應規(guī)定開具。三、稅稅證明的開具（一）開具申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要開具稅稅證明時，應填寫《稅稅證明開具申請表》，詳細注明申請證明的種類、用途、涉及業(yè)務事項、所需證明內(nèi)容等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（二）審核與開具1.財務部門收到《申請表》后，應進行認真審核。審核內(nèi)容包括申請事項的真實性、合規(guī)性，所需證明信息與公司稅務記錄的一致性等。2.對于符合開具條件的申請，財務部門應按照規(guī)定的格式和要求及時開具稅稅證明。開具過程中要確保內(nèi)容準確、字跡清晰、印章齊全。3.涉及多個部門信息整合或需要與稅務機關(guān)溝通協(xié)調(diào)的稅稅證明，財務部門應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)作，確保開具工作順利進行。（三）開具時間1.對于常規(guī)的納稅完稅證明等，財務部門應在每月納稅申報期結(jié)束后，根據(jù)實際繳納稅款情況及時開具。2.對于因特殊業(yè)務需求臨時申請開具的稅稅證明，如招投標項目要求的緊急證明，財務部門應在收到完整申請資料后的[X]個工作日內(nèi)完成開具。四、稅稅證明的使用（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門需要使用稅稅證明時，應填寫《稅稅證明使用申請表》，注明使用證明的具體用途、預計使用時間、歸還時間等信息。2.《申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（二）領(lǐng)用與登記1.財務部門根據(jù)審核通過的《申請表》，向使用部門發(fā)放稅稅證明，并進行詳細登記。登記內(nèi)容包括證明種類、編號、開具日期、使用部門、領(lǐng)用人、預計歸還日期等。2.使用部門領(lǐng)用人在領(lǐng)取稅稅證明時，應仔細核對證明內(nèi)容與申請信息是否一致，并在《稅稅證明領(lǐng)用登記表》上簽字確認。（三）使用要求1.使用部門應按照申請用途使用稅稅證明，不得擅自更改證明內(nèi)容或挪作他用。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)稅稅證明存在錯誤或其他問題，應及時與財務部門溝通，由財務部門負責協(xié)調(diào)處理。3.使用完畢后，使用部門應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將稅稅證明歸還至財務部門。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向財務部門提出書面申請，并說明原因。五、稅稅證明的保存（一）保存期限1.納稅完稅證明、稅務事項通知書等重要稅稅證明，應按照國家檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限為[X]年。2.發(fā)票的保存期限根據(jù)不同類型有所不同，增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應保存[X]年，已開具的發(fā)票記賬聯(lián)應作為會計憑證保存[X]年。（二）保存方式1.財務部門應設(shè)置專門的稅稅證明檔案柜，對各類稅稅證明進行分類存放。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，確保證明資料的安全完整。2.對于電子形式的稅稅證明，如通過電子稅務局下載的稅務事項通知書等，應進行定期備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)中，如光盤、移動硬盤等。同時，要建立電子檔案索引，便于查詢和管理。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅稅證明檔案時，應填寫《稅稅證明查閱申請表》，經(jīng)財務部門負責人批準后，在指定地點查閱。查閱過程中不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料。2.因特殊情況需要借閱稅稅證明檔案的，應填寫《稅稅證明借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。經(jīng)財務部門負責人及公司分管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還，并確保檔案資料的安全無損。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門應定期對稅稅證明的開具、使用、保存情況進行自查，確保各項工作符合本辦法規(guī)定。自查內(nèi)容包括證明開具的準確性、使用的合規(guī)性、保存的完整性等。2.公司審計部門應不定期對稅稅證明管理情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、管理漏洞等問題，并提出改進建議。（二）外部檢查應對1.積極配合稅務機關(guān)等外部部門對公司稅稅證明相關(guān)情況的檢查。在接到檢查通知后，及時整理相關(guān)資料，安排專人負責對接，如實提供所需信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應認真分析原因，制定整改措施，及時進行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)申請擅自開具稅稅證明。2.開具虛假或與實際情況不符的稅稅證明。3.擅自更改稅稅證明內(nèi)容或挪作他用。4.未按照規(guī)定保存稅稅證明，導致證明丟失、損壞或信息泄露。5.拒絕配合內(nèi)部監(jiān)督檢查或外部部門檢查，提供虛假資料。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生輕微違規(guī)行為的責任人，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴重的責任人，視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)獎金、績效工資等，同時給予行政處分，如降