用友軟件管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范用友軟件的使用與管理，提高公司信息化水平，保障公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和高效處理，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用用友軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理的部門及人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.信息管理部門負(fù)責(zé)用友軟件的整體規(guī)劃、安裝、配置、升級及日常維護(hù)工作。制定和完善用友軟件相關(guān)的操作流程和規(guī)范。對用友軟件使用人員進(jìn)行培訓(xùn)和技術(shù)支持。監(jiān)控用友軟件系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在用友軟件中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核和使用。配合信息管理部門進(jìn)行用友軟件的功能測試和優(yōu)化建議反饋。按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用用友軟件，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對用友軟件中涉及財務(wù)核算和財務(wù)管理的模塊進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。審核用友軟件生成的財務(wù)報表和相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，確保財務(wù)信息的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。參與用友軟件與財務(wù)相關(guān)功能的優(yōu)化和調(diào)整工作。二、軟件使用規(guī)范（一）賬號管理1.每位使用用友軟件的人員都應(yīng)擁有獨立的賬號，賬號由信息管理部門統(tǒng)一創(chuàng)建和分配。2.賬號密碼應(yīng)妥善保管，定期更換，密碼設(shè)置應(yīng)符合一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符的組合。3.嚴(yán)禁將個人賬號轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時授權(quán)他人使用，必須經(jīng)過賬號所有者同意，并在使用完畢后及時收回授權(quán)。4.離職或崗位變動時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門，由信息管理部門對其用友軟件賬號進(jìn)行停用或調(diào)整權(quán)限處理。（二）操作流程1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照用友軟件規(guī)定的操作流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和完整性。2.在進(jìn)行關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作前，操作人員應(yīng)仔細(xì)核對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行提交。3.對于涉及多步驟的業(yè)務(wù)流程，應(yīng)按照先后順序依次操作，避免出現(xiàn)操作混亂或數(shù)據(jù)錯誤。4.在使用用友軟件過程中，如遇到系統(tǒng)提示錯誤或異常情況，應(yīng)及時記錄相關(guān)信息，并向信息管理部門報告，嚴(yán)禁擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)或強(qiáng)行操作。（三）數(shù)據(jù)錄入與審核1.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)確保錄入的數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、及時，不得虛報、瞞報或漏報業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與原始憑證或相關(guān)業(yè)務(wù)文件一致，對于數(shù)據(jù)的修改和刪除應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作。3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入完成后，應(yīng)由相關(guān)審核人員進(jìn)行審核，審核通過的數(shù)據(jù)才能進(jìn)入后續(xù)的處理環(huán)節(jié)。審核人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。三、軟件維護(hù)與升級（一）日常維護(hù)1.信息管理部門應(yīng)定期對用友軟件系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查系統(tǒng)運行狀態(tài)、服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接等情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.每天對用友軟件的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的周期進(jìn)行存儲介質(zhì)的更換和異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.及時清理用友軟件系統(tǒng)中的臨時文件和無用數(shù)據(jù)，保持系統(tǒng)存儲空間的充足，確保系統(tǒng)運行速度和性能。（二）故障處理1.當(dāng)用友軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，操作人員應(yīng)立即向信息管理部門報告，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間。2.信息管理部門接到故障報告后，應(yīng)迅速組織技術(shù)人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)工作，盡量縮短系統(tǒng)故障時間，減少對公司業(yè)務(wù)的影響。3.對于重大故障，應(yīng)啟動應(yīng)急預(yù)案，及時通知相關(guān)部門和人員，并采取臨時替代措施確保業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。故障排除后，應(yīng)詳細(xì)記錄故障原因、處理過程和結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，防止類似故障再次發(fā)生。（三）軟件升級1.信息管理部門應(yīng)關(guān)注用友軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)運行情況，評估是否需要進(jìn)行軟件升級。2.在進(jìn)行軟件升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，包括升級時間、升級步驟、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案等，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和測試，確保升級過程順利進(jìn)行，不影響公司正常業(yè)務(wù)。3.軟件升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，驗證升級后的軟件功能是否正常，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與用友軟件供應(yīng)商溝通解決。四、數(shù)據(jù)安全管理（一）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.按照規(guī)定的備份策略進(jìn)行用友軟件數(shù)據(jù)備份，備份頻率可根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量和重要性確定，至少每天進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并分別存儲在公司內(nèi)部和異地的數(shù)據(jù)中心，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。演練過程應(yīng)詳細(xì)記錄，包括恢復(fù)時間、恢復(fù)數(shù)據(jù)的完整性等情況，對演練結(jié)果進(jìn)行評估和總結(jié)，不斷完善數(shù)據(jù)恢復(fù)方案。（二）數(shù)據(jù)訪問控制1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置用友軟件不同模塊和功能的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問級別，對于涉及公司核心機(jī)密和敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)設(shè)置更高的訪問權(quán)限，并進(jìn)行嚴(yán)格的審批和監(jiān)控。3.定期審查用戶的訪問權(quán)限，根據(jù)員工崗位變動和業(yè)務(wù)需求調(diào)整權(quán)限設(shè)置，及時清理不再需要訪問權(quán)限的用戶賬號。（三）數(shù)據(jù)安全審計1.建立用友軟件數(shù)據(jù)安全審計機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行記錄和分析，審計內(nèi)容包括用戶登錄、數(shù)據(jù)修改、權(quán)限變更等操作。2.審計周期可根據(jù)實際情況確定，至少每月進(jìn)行一次全面審計。對于發(fā)現(xiàn)的異常操作和潛在安全風(fēng)險，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理，并采取相應(yīng)的防范措施。3.審計結(jié)果應(yīng)形成報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并作為評估數(shù)據(jù)安全狀況和改進(jìn)安全管理措施的依據(jù)。五、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.信息管理部門應(yīng)制定用友軟件培訓(xùn)計劃，根據(jù)公司新員工入職情況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求和軟件功能更新情況，定期組織用友軟件培訓(xùn)課程。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋用友軟件的基本操作、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)管理等方面，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式，以滿足不同人員的學(xué)習(xí)需求。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職后一周內(nèi)安排用友軟件基礎(chǔ)培訓(xùn)課程，使其盡快熟悉軟件的使用方法和公司業(yè)務(wù)流程。對于涉及用友軟件新功能或重大業(yè)務(wù)變化的培訓(xùn)，應(yīng)提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。（二）培訓(xùn)實施1.培訓(xùn)師資應(yīng)由信息管理部門內(nèi)部熟悉用友軟件的技術(shù)人員擔(dān)任，也可邀請用友軟件供應(yīng)商的專業(yè)講師進(jìn)行授課。2.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與學(xué)員的互動交流，及時解答學(xué)員提出的問題，確保學(xué)員能夠理解和掌握培訓(xùn)內(nèi)容。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對學(xué)員進(jìn)行考核，考核合格者頒發(fā)培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書。3.建立培訓(xùn)效果跟蹤機(jī)制，通過收集學(xué)員的反饋意見和觀察學(xué)員在實際工作中的應(yīng)用情況，評估培訓(xùn)效果，及時調(diào)整和改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)渠道，及時響應(yīng)用友軟件使用人員的技術(shù)咨詢和問題反饋。2.技術(shù)支持人員應(yīng)在接到問題報告后及時回復(fù)，對于一般性問題應(yīng)在[具體時長]內(nèi)給予解決方案，對于復(fù)雜問題應(yīng)在[規(guī)定的較長時長]內(nèi)制定解決方案并跟蹤處理進(jìn)度，直至問題解決。3.定期收集和整理用友軟件使用過程中出現(xiàn)的常見問