禮品定制管理辦法總則目的為規(guī)范公司禮品定制管理工作，加強成本控制，提升禮品定制質(zhì)量和效果，充分發(fā)揮禮品在商務往來、客戶維護、品牌宣傳等方面的積極作用，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構因業(yè)務需要進行的禮品定制活動。定義本辦法所稱禮品定制，是指公司根據(jù)特定需求，委托供應商按照公司指定的設計方案、材質(zhì)、工藝等要求制作具有公司特色或特定標識的禮品。管理原則1.合規(guī)性原則：禮品定制活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的各項規(guī)章制度。2.實用性原則：禮品定制應結合實際需求，注重禮品的實用性和適用性，避免華而不實。3.成本效益原則：在保證禮品質(zhì)量和效果的前提下，合理控制定制成本，追求成本效益最大化。4.創(chuàng)新性原則：鼓勵在禮品設計、材質(zhì)選擇等方面進行創(chuàng)新，提升禮品的獨特性和吸引力。管理職責禮品定制管理委員會1.公司設立禮品定制管理委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人組成。2.負責審議禮品定制的年度預算和重大定制項目方案。3.對禮品定制過程中的重大事項進行決策和協(xié)調(diào)。采購部門1.負責禮品定制供應商的篩選、評估和合作洽談。2.組織禮品定制合同的簽訂和執(zhí)行。3.跟蹤禮品定制進度，協(xié)調(diào)解決定制過程中出現(xiàn)的問題。4.負責禮品的驗收和入庫管理。設計部門1.根據(jù)公司需求和品牌形象，設計禮品的外觀、包裝等。2.對供應商提供的設計方案進行審核和指導。3.確保禮品設計符合公司的文化內(nèi)涵和品牌要求。使用部門1.提出禮品定制的需求和具體要求。2.參與禮品設計方案的討論和確認。3.負責禮品的領用和發(fā)放管理。財務部門1.負責禮品定制預算的審核和資金安排。2.對禮品定制費用進行核算和監(jiān)督。3.參與禮品定制合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。禮品定制流程需求提出1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《禮品定制申請表》，詳細說明禮品的用途、數(shù)量、預算、定制要求等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對《禮品定制申請表》進行初步審核，對于不符合要求的申請，及時反饋給使用部門進行修改完善。預算審核1.財務部門根據(jù)采購部門提交的《禮品定制申請表》，對禮品定制預算進行審核。2.審核通過后，將預算信息反饋給采購部門。對于預算超出規(guī)定范圍的申請，需報禮品定制管理委員會審批。供應商選擇1.采購部門根據(jù)禮品定制的要求，通過市場調(diào)研、供應商推薦等方式，篩選出符合條件的供應商。2.對供應商進行實地考察或背景調(diào)查，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽等情況。3.組織供應商進行報價和方案設計，綜合考慮價格、質(zhì)量、服務等因素，選擇合適的供應商。設計方案確定1.設計部門根據(jù)使用部門的需求和公司品牌形象，制定禮品設計方案。2.將設計方案提交給使用部門和采購部門進行討論和確認。3.設計部門根據(jù)反饋意見對設計方案進行修改完善，最終確定設計方案。合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂禮品定制合同，明確雙方的權利和義務。2.合同內(nèi)容應包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。3.合同簽訂前，需經(jīng)公司法務部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。定制生產(chǎn)1.供應商按照合同要求和設計方案進行禮品的生產(chǎn)制作。2.采購部門定期跟蹤禮品定制進度，及時了解生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)供應商解決。3.設計部門對生產(chǎn)過程中的設計質(zhì)量進行監(jiān)督，確保禮品符合設計要求。驗收入庫1.禮品制作完成后，供應商將禮品送達公司指定地點。2.采購部門組織使用部門、設計部門等相關人員對禮品進行驗收。3.驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合合同要求和設計方案。4.驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的禮品，要求供應商及時進行整改或更換。領用發(fā)放1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《禮品領用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫領取禮品。2.倉庫管理人員按照《禮品領用申請表》發(fā)放禮品，并做好記錄。3.使用部門負責禮品的發(fā)放和使用管理，確保禮品發(fā)放的合理性和合規(guī)性。質(zhì)量控制質(zhì)量標準1.禮品定制應符合國家相關產(chǎn)品質(zhì)量標準和行業(yè)規(guī)范。2.公司應根據(jù)禮品的用途和特點，制定具體的質(zhì)量要求和驗收標準。供應商管理1.采購部門應與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確供應商的質(zhì)量責任。2.定期對供應商的質(zhì)量控制體系進行評估和審核，督促供應商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量。3.對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應商，采取相應的處罰措施，情節(jié)嚴重的，終止合作。過程監(jiān)控1.在禮品定制過程中，采購部門和設計部門應加強對生產(chǎn)過程的監(jiān)控，定期到供應商生產(chǎn)現(xiàn)場進行檢查。2.要求供應商提供生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗報告和相關資料，確保禮品質(zhì)量可控。驗收管理1.嚴格按照驗收標準對禮品進行驗收，對于不符合質(zhì)量要求的禮品，堅決不予驗收。2.驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時與供應商溝通解決，要求供應商限期整改。成本管理預算編制1.每年年底，使用部門根據(jù)下一年度的工作安排，編制禮品定制預算。2.財務部門對各部門的禮品定制預算進行匯總和審核，制定公司年度禮品定制預算方案。3.禮品定制預算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。成本控制1.采購部門在選擇供應商和簽訂合同時，應充分考慮價格因素，通過談判等方式爭取最優(yōu)惠的價格。2.設計部門在設計禮品時，應合理選擇材質(zhì)和工藝，避免過度設計導致成本增加。3.財務部門對禮品定制費用進行實時監(jiān)控，嚴格控制預算執(zhí)行情況。對于超出預算的費用，需經(jīng)禮品定制管理委員會審批后方可支付。成本核算1.財務部門按照公司財務制度的規(guī)定，對禮品定制費用進行核算。2.定期對禮品定制成本進行分析，總結成本控制經(jīng)驗，提出改進措施。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品定制管理工作進行審計，檢查禮品定制流程的合規(guī)性、成本控制的有效性等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。監(jiān)督檢查1.各部門應加強對禮品定制管理工作的自我監(jiān)督，確保各項規(guī)定和流程得到有效執(zhí)行。2.公司紀檢監(jiān)察部門對禮品定制過程中的違規(guī)行為