海事會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海事會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。本辦法適用于公司內(nèi)部涉及海事業(yè)務(wù)的各類會(huì)議組織、協(xié)調(diào)與管理工作。（二）適用范圍本辦法適用于公司召開的與海事業(yè)務(wù)相關(guān)的各類會(huì)議，包括但不限于海事技術(shù)研討會(huì)、海事法規(guī)解讀會(huì)、海事項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、海事安全分析會(huì)等。（三）基本原則1.精簡高效原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡會(huì)議議程和參會(huì)人員，提高會(huì)議效率，避免形式主義。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、目的、議程和要求，確保參會(huì)人員熟悉相關(guān)資料，提高會(huì)議質(zhì)量。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、安排、記錄等應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行，確保會(huì)議流程規(guī)范、有序進(jìn)行。4.保密原則：涉及海事機(jī)密信息的會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、會(huì)議分類與組織（一）會(huì)議分類1.定期會(huì)議海事技術(shù)月度研討會(huì)：每月定期召開，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)技術(shù)人員參加，主要研討近期海事技術(shù)領(lǐng)域的新進(jìn)展、新技術(shù)應(yīng)用及存在的問題等。海事法規(guī)季度解讀會(huì)：每季度舉行一次，由法務(wù)部門或法規(guī)專家解讀最新的海事法規(guī)政策，分析對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響及應(yīng)對(duì)措施，各業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員參加。2.不定期會(huì)議海事項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：根據(jù)海事項(xiàng)目進(jìn)展情況適時(shí)召開，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)支持部門人員參加，主要匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展、解決項(xiàng)目中遇到的問題、協(xié)調(diào)資源推進(jìn)項(xiàng)目。海事安全分析會(huì)：在發(fā)生海事安全事故或出現(xiàn)安全隱患時(shí)及時(shí)召開，由安全管理部門牽頭，各相關(guān)部門人員參加，分析事故原因或隱患成因，制定改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議發(fā)起定期會(huì)議由各主辦部門提前[X]個(gè)工作日提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫《海事會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至?xí)h管理部門。不定期會(huì)議由相關(guān)部門或人員根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)，填寫《海事會(huì)議申請(qǐng)表》，說明會(huì)議緊急程度、必要性及相關(guān)信息，按流程審批。2.會(huì)議審批會(huì)議管理部門收到《海事會(huì)議申請(qǐng)表》后，對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核會(huì)議主題是否明確、參會(huì)人員是否必要、議程是否合理等。對(duì)于涉及重要決策、重大項(xiàng)目或跨部門協(xié)調(diào)的會(huì)議，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般性會(huì)議由會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議相關(guān)事宜。3.會(huì)議通知會(huì)議管理部門應(yīng)在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日（緊急會(huì)議除外）向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的資料等。會(huì)議通知可通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）資料準(zhǔn)備1.主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，如海事技術(shù)報(bào)告、法規(guī)文件、項(xiàng)目資料、安全分析報(bào)告等。2.資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、清晰，并在會(huì)議召開前[X]個(gè)工作日提交至?xí)h管理部門，由會(huì)議管理部門統(tǒng)一整理后分發(fā)給參會(huì)人員。（二）場(chǎng)地安排1.會(huì)議管理部門根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、照明條件，配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。2.對(duì)于重要會(huì)議或有特殊要求的會(huì)議，應(yīng)提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）人員安排1.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議主持人、記錄員等工作人員。主持人應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和專業(yè)知識(shí)，能夠引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行；記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于涉及多部門的會(huì)議，應(yīng)明確各部門的參會(huì)職責(zé)，要求參會(huì)人員提前做好發(fā)言準(zhǔn)備，積極參與會(huì)議討論。四、會(huì)議議程與主持（一）會(huì)議議程1.會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的進(jìn)行合理安排，一般包括會(huì)議開場(chǎng)、主題報(bào)告、討論發(fā)言、決策形成、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。2.會(huì)議議程應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，讓參會(huì)人員了解會(huì)議流程和重點(diǎn)，有針對(duì)性地準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，確保會(huì)議按時(shí)開始。2.會(huì)議過程中，主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題進(jìn)行發(fā)言和討論，避免偏離主題或出現(xiàn)冷場(chǎng)、混亂等情況。3.對(duì)于討論環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，尊重不同觀點(diǎn)，營造良好的會(huì)議氛圍。同時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)對(duì)討論內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和歸納，確保討論方向不偏離會(huì)議目標(biāo)。4.在決策環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，形成明確的會(huì)議決策。決策應(yīng)明確責(zé)任部門、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作要求，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。五、會(huì)議記錄與紀(jì)要（一）會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。電子文檔應(yīng)及時(shí)保存，并定期進(jìn)行備份；紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管，以備查閱。3.會(huì)議記錄員應(yīng)在會(huì)議過程中保持專注，及時(shí)記錄重要信息，對(duì)于參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，應(yīng)盡量記錄原話，如有遺漏或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)向發(fā)言人員核實(shí)。（二）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議管理部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論結(jié)果和決策事項(xiàng)，語言簡潔明了。2.會(huì)議紀(jì)要一般包括會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議決策事項(xiàng)及責(zé)任分工、下一步工作安排等內(nèi)容。3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。如有修改意見，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；確認(rèn)無誤后，按照公司文檔管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。六、會(huì)議決策執(zhí)行與跟蹤（一）決策執(zhí)行1.會(huì)議決策事項(xiàng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人后，責(zé)任部門應(yīng)按照決策要求制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確工作目標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作步驟。2.責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議管理部門匯報(bào)決策執(zhí)行情況，確保決策得到有效落實(shí)。（二）跟蹤與監(jiān)督1.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查責(zé)任部門的工作進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差或問題，會(huì)議管理部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，提出改進(jìn)措施，確保決策執(zhí)行到位。七、會(huì)議保密管理（一）保密范圍1.涉及海事業(yè)務(wù)的機(jī)密信息，如未公開的海事技術(shù)資料、法規(guī)草案、項(xiàng)目商業(yè)秘密、安全敏感信息等。2.在會(huì)議過程中討論的尚未正式對(duì)外發(fā)布的公司重要決策、業(yè)務(wù)計(jì)劃等內(nèi)容。（二）保密措施1.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將會(huì)議涉及的機(jī)密信息泄露給無關(guān)人員。2.會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，如需帶出會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)經(jīng)會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料交回會(huì)議管理部門，由會(huì)議管理部門統(tǒng)