電信檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電信檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在電信業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司電信業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理公司在電信業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和客戶信息等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，方便公司內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。（四）定義1.電信檔案指公司在電信業(yè)務(wù)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等工作環(huán)節(jié)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、辦法，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中管理公司重要檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等日常工作。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和共享。5.負(fù)責(zé)檔案的編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的正常開(kāi)展。2.按照公司檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本部門(mén)在電信業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期移交公司綜合管理部門(mén)。3.配合公司綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等工作，積極提供檔案利用線索，協(xié)助查閱相關(guān)檔案。4.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，提高檔案管理工作水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門(mén)及人員職責(zé)1.各部門(mén)在開(kāi)展電信業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的形成和積累工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案形成人員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)辦理完畢的文件、資料進(jìn)行分類整理，定期移交本部門(mén)檔案管理人員。（二）收集范圍1.電信業(yè)務(wù)規(guī)劃類檔案包括公司電信業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等文件資料。2.工程建設(shè)類檔案涵蓋電信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。3.運(yùn)營(yíng)維護(hù)類檔案包含網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)記錄、設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、故障處理報(bào)告、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化方案等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類檔案如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶資料、業(yè)務(wù)合同等。5.人力資源類檔案涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件材料。6.財(cái)務(wù)管理類檔案包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.行政管理類檔案如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、辦公文件等。8.其他類檔案與公司電信業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的檔案，如科研成果、技術(shù)專利、榮譽(yù)證書(shū)等。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合耐久性要求，便于長(zhǎng)期保存。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的形成部門(mén)進(jìn)行分類，如綜合管理部檔案、市場(chǎng)部檔案、網(wǎng)絡(luò)部檔案等。2.在部門(mén)分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步分為不同的類別，如業(yè)務(wù)類、管理類、技術(shù)類等。3.對(duì)于工程建設(shè)類檔案，可按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.檔案編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)等部分組成，各部分之間用“”連接。3.全宗號(hào)：由公司統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。4.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。5.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類結(jié)果，用一位或兩位數(shù)字表示，如“1”代表業(yè)務(wù)類檔案，“2”代表管理類檔案等。6.項(xiàng)目號(hào)：對(duì)于工程建設(shè)類檔案，按照項(xiàng)目名稱編制項(xiàng)目號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”代表第一個(gè)工程項(xiàng)目。7.案卷號(hào)：每個(gè)案卷的順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”。（四）裝訂與編目1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進(jìn)行著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，全面分析檔案的內(nèi)容和形式，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司成立以來(lái)的重要文件、規(guī)章制度、重大項(xiàng)目檔案等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理有重要查考利用價(jià)值的檔案。如工程建設(shè)項(xiàng)目的中期文件、重要業(yè)務(wù)合同等。保管期限為10年的檔案，是在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。如一般性業(yè)務(wù)文件、短期工作計(jì)劃等。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定原則確定檔案的保管期限。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括各類檔案的年度形成數(shù)量、累計(jì)數(shù)量、銷(xiāo)毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的查閱人次、利用卷次、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)如檔案庫(kù)房面積、檔案密集架數(shù)量、檔案存儲(chǔ)容量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，由檔案管理人員定期填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送檔案管理人員應(yīng)于每年年底前，將本年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送公司綜合管理部門(mén)，綜合管理部門(mén)匯總后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)主管部門(mén)。八、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案目錄索引，方便檔案的手工檢索。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。（二）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專人陪同。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱、復(fù)印或摘錄，滿足利用者的需求。2.根據(jù)利用者的要求，提供檔案編研資料或?qū)ｎ}信息，為利用者提供參考。3.開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)，解答利用者關(guān)于檔案方面的疑問(wèn)。（四）利用登記對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和分析。九、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.編寫(xiě)公司大事記，記錄公司重要事件和發(fā)展歷程。2.整理公司組織沿革，反映公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)等情況。3.匯編重要文件資料，如公司規(guī)章制度、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.開(kāi)展專題編研，針對(duì)公司某一時(shí)期的重點(diǎn)工作或熱點(diǎn)問(wèn)題，收集相關(guān)檔案資料，進(jìn)行綜合分析和研究，編寫(xiě)專題報(bào)告。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循真實(shí)性、科學(xué)性、實(shí)用性原則，確保編研成果能夠準(zhǔn)確反映公司歷史和現(xiàn)狀，為公司決策和管理提供有力支持。2.編研人員應(yīng)深入研究檔案資料，廣泛收集相關(guān)信息，對(duì)編研內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真篩選、