物資付款管理辦法總則目的為加強公司物資采購付款管理，規(guī)范付款流程，確保資金安全、合理使用，保障公司正常運營，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有物資采購付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資的采購付款?；驹瓌t1.合法性原則：物資采購付款應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.準確性原則：付款信息必須準確無誤，確保支付金額、支付對象、支付時間等與合同約定一致。3.及時性原則：按照合同約定的付款時間和條件，及時安排付款，避免逾期付款給公司帶來不利影響。4.審批流程規(guī)范原則：所有付款必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保付款決策的科學(xué)性和合理性。5.風險防控原則：加強對付款環(huán)節(jié)的風險識別、評估和控制，防范資金風險、信用風險等各類風險。付款審批流程采購申請審批1.需求部門填寫采購申請表：詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.采購部門審核：采購部門對采購申請表進行審核，確認采購需求的合理性、必要性，以及采購方式的合規(guī)性等。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和預(yù)算安排，對采購申請進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。合同簽訂審批1.采購部門與供應(yīng)商簽訂合同：采購合同應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標準、違約責任等條款。合同簽訂后，報法律部門審核。2.法律部門審核：法律部門對采購合同進行合法性、合規(guī)性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險等。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)對合同進行審批，確保合同簽訂符合公司利益和要求。審批通過后，合同正式生效。到貨驗收審批1.物資到貨：供應(yīng)商按照合同約定將物資送達公司指定地點。采購部門通知驗收部門進行驗收。2.驗收部門驗收：驗收部門按照合同約定的質(zhì)量標準對物資進行驗收，出具驗收報告。驗收合格的，在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗收報告審批：驗收報告經(jīng)驗收部門負責人簽字后，報采購部門審核。采購部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款申請審批1.采購部門提交付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和到貨驗收情況，填寫付款申請表，詳細說明付款金額、付款對象、付款依據(jù)等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款依據(jù)是否充分、發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，報財務(wù)負責人審批。3.財務(wù)負責人審批：財務(wù)負責人根據(jù)公司資金狀況和財務(wù)制度，對付款申請進行審批。審批通過后，報總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對付款申請進行最終審批。審批通過后，財務(wù)部門方可安排付款。付款方式及期限付款方式1.支票支付：適用于同城結(jié)算，具有支付方便、安全等特點。2.銀行轉(zhuǎn)賬：包括網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬、柜臺轉(zhuǎn)賬等方式，適用于同城和異地結(jié)算，具有快捷、準確等優(yōu)點。3.商業(yè)匯票：包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票，適用于具有真實交易關(guān)系的企業(yè)之間的結(jié)算，具有延期支付、融資等功能。4.其他方式：如現(xiàn)金支付、信用證支付等，根據(jù)實際情況選擇使用，但應(yīng)嚴格遵守相關(guān)規(guī)定。付款期限1.預(yù)付款：根據(jù)合同約定，在物資采購合同簽訂后，按照一定比例支付預(yù)付款。預(yù)付款比例一般不超過合同總金額的[X]%。2.到貨款：物資到貨驗收合格后，按照合同約定支付到貨款。到貨款比例一般不超過合同總金額的[X]%。3.驗收款：物資驗收合格并經(jīng)相關(guān)部門審批后，支付驗收款。驗收款比例一般不超過合同總金額的[X]%。4.質(zhì)保金：在物資質(zhì)量保證期屆滿后，如無質(zhì)量問題，支付質(zhì)保金。質(zhì)保金比例一般為合同總金額的[X]%[X]%。發(fā)票管理發(fā)票取得1.采購部門負責向供應(yīng)商索取發(fā)票：在簽訂采購合同時，應(yīng)明確要求供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票，并在合同中約定發(fā)票的開具時間、內(nèi)容、格式等要求。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整：包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。3.發(fā)票取得時間應(yīng)符合規(guī)定：一般應(yīng)在物資驗收合格后[X]個工作日內(nèi)取得發(fā)票。如因特殊原因無法及時取得發(fā)票的，采購部門應(yīng)向財務(wù)部門說明情況，并在規(guī)定時間內(nèi)取得發(fā)票。發(fā)票審核1.財務(wù)部門負責對發(fā)票進行審核：審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性、完整性等。重點審核發(fā)票是否為稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容是否與合同約定一致，發(fā)票金額是否與實際支付金額相符，發(fā)票稅率是否正確等。2.審核發(fā)現(xiàn)問題的處理：如發(fā)票存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商重新開具發(fā)票或補充相關(guān)資料。如供應(yīng)商拒絕配合，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付款項，并將情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)。發(fā)票保管1.財務(wù)部門負責發(fā)票的保管：應(yīng)建立發(fā)票登記臺賬，對發(fā)票的取得、開具、使用、作廢、保管等情況進行詳細記錄。2.發(fā)票保管期限應(yīng)符合規(guī)定：一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，方可按照規(guī)定進行銷毀。付款監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對物資付款業(yè)務(wù)進行審計：審查付款流程是否合規(guī)，審批手續(xù)是否齊全，付款金額是否準確，發(fā)票管理是否規(guī)范等。2.審計發(fā)現(xiàn)問題的整改：對審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。整改情況應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門加強對物資付款業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督：定期核對付款記錄與合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款信息的準確性和一致性。2.財務(wù)分析與預(yù)警：通過對物資采購付款數(shù)據(jù)的分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況，如付款金額異常增長、逾期付款等，并向公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出預(yù)警，采取相應(yīng)措施進行處理。供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商信用評價機制：對供應(yīng)商的信用狀況進行評價，包括供應(yīng)商的履約能力、付款信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。根據(jù)信用評價結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商的付款方式和付款期限。2.加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)：及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在經(jīng)營困難或財務(wù)風險等情況，應(yīng)及時調(diào)整付款策略，防范風險。違約責任供應(yīng)商違約責任1.如供應(yīng)商未按照合同約定提供物資或提供的物資質(zhì)量不符合要求：采購部門有權(quán)要求供應(yīng)商限期整改或更換物資，如供應(yīng)商拒絕整改或更換，采購部門有權(quán)扣除相應(yīng)的貨款，并要求供應(yīng)商承擔違約責任。2.如供應(yīng)商未按照合同約定開具發(fā)票或開具的發(fā)票不符合規(guī)定：采購部門有權(quán)拒絕支付款項，并要求供應(yīng)商限期重新開具發(fā)票或補充相關(guān)資料。如供應(yīng)商逾期未辦理，采購部門有權(quán)扣除相應(yīng)的貨款，并要求供應(yīng)商承擔違約責任。3.如供應(yīng)商未按照合同約定的時間交貨或逾期交貨：采購部門有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)的違約金，并要求供應(yīng)商承擔因逾期交貨給公司造成的損失。公司違約責任1.如公司未按照合同約定的時間和金額支付款項：應(yīng)按照合同約定向供應(yīng)商支付逾期付款違約金，并承擔因逾期付款給供應(yīng)商造成的損失。2.如公司因自身原因?qū)е赂犊钌暾垖徟鞒萄诱`：應(yīng)及時向供應(yīng)商說明情況，并采取措施加快審批流程，盡量減少對供應(yīng)商的影響。如因?qū)徟鞒萄诱`給供應(yīng)商造成損失的，公司應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。附則解釋