電子證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織電子證據(jù)的管理，確保電子證據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性，保障公司/組織在各類業(yè)務活動中的合法權益，為解決糾紛、維護秩序提供有力的證據(jù)支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內所有涉及電子證據(jù)的產(chǎn)生、收集、存儲、傳輸、使用、保管和銷毀等活動。包括但不限于辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務信息系統(tǒng)、電子郵件、即時通訊工具、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等各類電子數(shù)據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則電子證據(jù)的管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保電子證據(jù)的獲取、使用等過程合法合規(guī)。2.真實性原則保證電子證據(jù)能夠真實反映其生成、傳輸和存儲時的原始狀況，不得篡改、偽造電子證據(jù)。3.完整性原則電子證據(jù)應保持其內容和形式的完整，包括數(shù)據(jù)的完整性和相關附屬信息的完整性，不得缺失關鍵信息。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的電子證據(jù)，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。5.可追溯性原則電子證據(jù)的整個生命周期應有詳細記錄，以便能夠追溯其來源、流轉過程和使用情況。二、電子證據(jù)的收集（一）收集主體1.各部門負責人負責組織本部門相關人員收集與本部門業(yè)務活動有關的電子證據(jù)。2.涉及法律事務、合規(guī)管理等特定工作的人員，根據(jù)工作需要負責專項電子證據(jù)的收集。3.公司/組織指定的電子證據(jù)管理專員，在必要時協(xié)助各部門進行電子證據(jù)的收集工作。（二）收集時機1.在業(yè)務活動開展過程中，如涉及重要合同簽訂、交易往來、業(yè)務決策等關鍵環(huán)節(jié)，應同步考慮電子證據(jù)的收集。2.當面臨可能引發(fā)法律糾紛、合規(guī)檢查等情況時，應及時啟動電子證據(jù)的收集工作。3.根據(jù)公司/組織內部審計、風險管理等工作安排，定期或不定期進行電子證據(jù)的收集。（三）收集方法1.自動收集利用公司/組織現(xiàn)有的信息系統(tǒng)日志記錄功能，對關鍵業(yè)務操作、系統(tǒng)訪問等信息進行自動記錄和存儲，如辦公系統(tǒng)的操作記錄、數(shù)據(jù)庫的變更日志等。2.手動收集對于無法通過自動方式收集的電子證據(jù)，如特定人員的電子郵件、即時通訊記錄等，由相關人員按照規(guī)定程序進行手動收集。收集時應注意保持原始狀態(tài)，不得對電子證據(jù)進行修改或刪除。3.公證收集對于重要的、存在爭議可能性較大的電子證據(jù)，可通過公證機構進行公證收集。公證機構將對電子證據(jù)的收集過程進行全程監(jiān)督，并出具公證書，以增強電子證據(jù)的證明力。（四）收集要求1.收集的電子證據(jù)應明確來源，包括產(chǎn)生電子證據(jù)的系統(tǒng)、設備、人員等信息。2.確保收集到的電子證據(jù)內容完整，不得遺漏關鍵信息。對于涉及多份文件或多個數(shù)據(jù)記錄的情況，應進行整合收集，保證其關聯(lián)性和完整性。3.收集過程中應制作詳細的收集記錄，包括收集時間、收集人、電子證據(jù)的名稱、存儲位置等信息，并由收集人簽字確認。三、電子證據(jù)的存儲（一）存儲介質選擇1.根據(jù)電子證據(jù)的重要性、存儲期限和安全性要求，選擇合適的存儲介質，如硬盤、磁帶、光盤、云存儲等。2.對于關鍵的、長期保存的電子證據(jù)，優(yōu)先考慮采用多種存儲介質進行備份存儲，以防止單一介質損壞導致證據(jù)丟失。3.云存儲服務提供商應具備可靠的安全保障措施和數(shù)據(jù)備份機制，符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。（二）存儲方式1.分類存儲按照電子證據(jù)的類型、業(yè)務領域、時間等因素進行分類存儲，便于管理和檢索。例如，將合同類電子證據(jù)、財務數(shù)據(jù)類電子證據(jù)、人事檔案類電子證據(jù)等分別存儲在不同的文件夾或存儲區(qū)域。2.加密存儲對涉及公司/組織敏感信息的電子證據(jù)，應進行加密存儲。采用符合國家密碼管理規(guī)定的加密算法和密鑰管理系統(tǒng)，確保電子證據(jù)在存儲過程中的保密性。3.存儲索引建立完善的電子證據(jù)存儲索引，記錄電子證據(jù)的存儲位置、文件名、文件類型、存儲時間、相關業(yè)務信息等內容，以便能夠快速準確地查找和獲取所需電子證據(jù)。（三）存儲環(huán)境1.存儲電子證據(jù)的場所應具備安全可靠的物理環(huán)境，包括防火、防潮、防盜、防蟲、防磁等措施。2.配備必要的環(huán)境監(jiān)測設備，實時監(jiān)測存儲場所的溫度、濕度、電力供應等環(huán)境參數(shù)，確保電子證據(jù)存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。3.定期對存儲設備進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理設備故障、數(shù)據(jù)損壞等問題，保證電子證據(jù)的安全性和可用性。（四）存儲期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內部規(guī)定，確定不同類型電子證據(jù)的存儲期限。例如，合同類電子證據(jù)一般應保存至合同履行完畢后一定期限，財務數(shù)據(jù)類電子證據(jù)應按照財務檔案管理規(guī)定保存相應年限。2.在存儲期限屆滿前，應進行評估，對于仍有保存價值的電子證據(jù)，應按照規(guī)定程序進行延長存儲期限或進行其他妥善處理。3.對于已過存儲期限且無保存價值的電子證據(jù)，應按照規(guī)定程序進行銷毀處理，確保電子證據(jù)不會被不當使用或泄露。四、電子證據(jù)的傳輸（一）傳輸方式1.根據(jù)電子證據(jù)的性質、傳輸緊急程度和安全性要求，選擇合適的傳輸方式，如網(wǎng)絡傳輸、移動存儲設備傳輸、專人送達等。2.對于涉及公司/組織核心機密或重要業(yè)務信息的電子證據(jù)，應優(yōu)先采用加密的網(wǎng)絡傳輸方式，并確保傳輸過程的安全性和穩(wěn)定性。3.在使用移動存儲設備傳輸電子證據(jù)時，應對存儲設備進行加密處理，并采取必要的防病毒、防篡改等安全措施。（二）傳輸安全1.建立電子證據(jù)傳輸安全管理制度，明確傳輸過程中的安全責任和操作規(guī)范。2.對傳輸?shù)碾娮幼C據(jù)進行加密處理，采用符合國家密碼管理規(guī)定的加密算法，確保電子證據(jù)在傳輸過程中的保密性和完整性。3.在傳輸過程中，應進行身份認證和授權管理，確保只有經(jīng)過授權的人員能夠訪問和傳輸電子證據(jù)。同時，對傳輸過程進行記錄，包括傳輸時間、傳輸人、接收人、傳輸內容等信息。4.定期對電子證據(jù)傳輸系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復潛在的安全隱患，防止電子證據(jù)在傳輸過程中被竊取、篡改或丟失。（三）傳輸記錄1.對每一次電子證據(jù)的傳輸過程進行詳細記錄，記錄內容應包括傳輸時間、傳輸方式、傳輸雙方的身份信息、電子證據(jù)的名稱和數(shù)量、傳輸結果等。2.傳輸記錄應妥善保存，保存期限與電子證據(jù)的存儲期限一致，以便在需要時能夠追溯電子證據(jù)的傳輸歷史。3.傳輸記錄可以采用電子文檔形式存儲，并進行定期備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立傳輸記錄的檢索和查詢機制，方便相關人員在需要時能夠快速獲取傳輸記錄信息。五、電子證據(jù)的使用（一）使用權限1.根據(jù)公司/組織內部職責分工和業(yè)務需求，明確不同人員對電子證據(jù)的使用權限。例如，法律事務人員、合規(guī)管理人員、審計人員等在履行工作職責時具有相應的電子證據(jù)查閱、使用權限；其他人員如需使用電子證據(jù)，應按照規(guī)定程序進行申請和審批。2.對于涉及公司/組織核心機密、敏感信息的電子證據(jù)，應嚴格限制使用權限，只有經(jīng)過高級管理層授權的特定人員才能訪問和使用。3.在授予電子證據(jù)使用權限時，應明確使用目的、使用范圍和使用期限，并要求使用人員簽署保密協(xié)議和使用承諾書，確保電子證據(jù)的安全使用。（二）使用流程1.使用人員如需使用電子證據(jù)，應填寫電子證據(jù)使用申請表，詳細說明使用目的、使用范圍、使用期限等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)申請內容進行審核，對于涉及重要業(yè)務或敏感信息的電子證據(jù)使用申請，應提交公司/組織分管領導審批。3.經(jīng)審批通過后，使用人員按照規(guī)定的使用權限和流程獲取電子證據(jù)，并在使用過程中嚴格遵守相關規(guī)定，不得擅自擴大使用范圍或泄露電子證據(jù)內容。4.使用完畢后，使用人員應及時將電子證據(jù)歸還至指定存儲位置，并向電子證據(jù)管理部門報告使用情況。（三）使用規(guī)范1.使用電子證據(jù)時，應確保其真實性、完整性和合法性，不得對電子證據(jù)進行篡改、偽造或其他不當操作。2.在引用電子證據(jù)作為證明材料時，應注明電子證據(jù)的來源、存儲位置、收集時間等信息，以便他人能夠核實和審查。3.對于涉及多個電子證據(jù)的使用情況，應進行綜合分析和判斷，確保電子證據(jù)之間的關聯(lián)性和證明力。4.在使用電子證據(jù)過程中，如發(fā)現(xiàn)電子證據(jù)存在問題或可能影響其證明力的情況，應及時向電子證據(jù)管理部門報告，并采取相應措施進行處理。六、電子證據(jù)的保管（一）保管責任1.公司/組織指定專門的電子證據(jù)保管人員，負責電子證據(jù)的日常保管工作。保管人員應具備專業(yè)的知識和技能，熟悉電子證據(jù)管理流程和相關法律法規(guī)要求。2.保管人員應嚴格遵守電子證據(jù)保管制度，確保電子證據(jù)的安全存儲和妥善保管。對電子證據(jù)的保管情況進行定期檢查和記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.各部門對本部門產(chǎn)生和使用的電子證據(jù)負有保管責任，應協(xié)助保管人員做好電子證據(jù)的收集、整理和移交等工作，并配合保管人員進行電子證據(jù)的保管檢查。（二）保管措施1.建立電子證據(jù)保管場所的安全管理制度，限制無關人員進入保管場所。保管場所應配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。2.對保管的電子證據(jù)進行定期盤點和核對，確保電子證據(jù)的數(shù)量、存儲位置等信息與存儲索引一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行處理。3.按照規(guī)定的存儲期限和存儲要求，對電子證據(jù)進行分類整理和存儲，確保電子證據(jù)易于查找和使用。同時，對電子證據(jù)的存儲介質進行定期維護和更換，防止介質老化導致數(shù)據(jù)丟失。4.對保管的電子證據(jù)進行備份存儲，備份存儲介質應與原始存儲介質分開存放，并存儲在不同的地理位置。定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）保管記錄1.保管人員應建立詳細的電子證據(jù)保管記錄，記錄電子證據(jù)的入庫時間、存儲位置、保管人員、使用情況、定期檢查情況等信息。2.保管記錄應采用紙質文檔和電子文檔相結合的方式進行保存，紙質文檔應妥善歸檔，電子文檔應進行定期備份，保存期限與電子證據(jù)的存儲期限一致。3.保管記錄應建立檢索和查詢機制，方便相關人員在需要時能夠快速獲取保管記錄信息，以便對電子證據(jù)的保管情況進行追溯和審查。七、電子證據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.電子證據(jù)已過存儲期限，且根據(jù)公司/組織內部規(guī)定和法律法規(guī)要求無需繼續(xù)保存。2.電子證據(jù)所涉及的業(yè)務活動已經(jīng)結束，且該電子證據(jù)不再具有任何使用價值。3.電子證據(jù)因存儲介質損壞、數(shù)據(jù)丟失等原因無法正常使用，且無法進行修復或恢復。（二）銷毀程序1.由電子證據(jù)管理部門提出電子證據(jù)銷毀申請，詳細說明銷毀的電子證據(jù)名稱、存儲位置、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交公司/組織分管領導審批。2.經(jīng)審批通過后，電子證據(jù)管理部門組織實施銷毀工作。銷毀過程應進行全程記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.對于采用存儲介質存儲的電子證據(jù)，可采用物理銷毀方式，如粉碎存儲介質、消磁存儲設備等，確保存儲介質上的數(shù)據(jù)無法恢復。對于采用電子存儲方式的電子證據(jù)，可采用數(shù)據(jù)擦除等技術手段進行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。4.銷毀工作完成后，銷毀人員應在銷毀記錄上簽字確認，并將銷毀記錄提交電子證據(jù)管理部門存檔。（三）監(jiān)督與審計1.公司/組織內部審計部門應對電子證據(jù)的銷毀過程進行定期監(jiān)督和審計，檢查