金融公司傳真機使用管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范公司傳真機的使用，確保公司通訊的高效、準(zhǔn)確與安全，同時充分體現(xiàn)公司“專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化。通過合理管理傳真機使用，提升工作效率，降低運營成本，更好地服務(wù)客戶，促進公司社會效益的提升。本規(guī)定秉持扁平化管理理念，簡化流程，使全體員工能清晰了解傳真機使用規(guī)范，在遵守規(guī)定的同時感受到公司的人文關(guān)懷。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工。公司為方便業(yè)務(wù)開展，在各部門配備傳真機，全體員工在使用傳真機時均需遵循本規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門負責(zé)傳真機的統(tǒng)籌管理，包括設(shè)備的采購、安裝、維護與報廢處理。需定期安排專業(yè)人員對傳真機進行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。同時，行政部門要建立傳真機使用檔案，記錄設(shè)備的使用情況、維修記錄等信息。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門傳真機的日常使用和簡單維護，如紙張?zhí)砑?、卡紙清理等。部門內(nèi)應(yīng)指定專人負責(zé)傳真機管理，確保傳真的及時收發(fā)，并做好相關(guān)記錄。該負責(zé)人需向行政部門反饋傳真機的使用問題和需求。3.信息部門信息部門負責(zé)傳真機與公司信息系統(tǒng)的對接和技術(shù)支持。保障傳真機在網(wǎng)絡(luò)傳輸方面的穩(wěn)定性，協(xié)助行政部門解決傳真機的技術(shù)故障，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等問題。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真發(fā)送-發(fā)送前準(zhǔn)備員工在發(fā)送傳真前，需確保文件內(nèi)容完整、清晰，確認接收方的傳真號碼準(zhǔn)確無誤。重要文件應(yīng)提前與接收方溝通，告知將發(fā)送傳真。對于涉及公司機密的文件，需按照公司保密制度進行處理，確保信息安全。-發(fā)送操作將文件正確放置在傳真機進紙口，選擇合適的分辨率和傳真模式。在傳真機操作界面輸入接收方傳真號碼，核對無誤后按下發(fā)送鍵。發(fā)送過程中，要留意傳真機的提示信息，如出現(xiàn)卡紙、信號故障等問題，及時處理。發(fā)送完成后，檢查傳真機的發(fā)送報告，確認傳真已成功發(fā)送。如發(fā)送失敗，應(yīng)重新發(fā)送或與接收方聯(lián)系確認情況。-記錄與登記發(fā)送傳真后，員工需在部門傳真使用登記簿上進行登記，記錄發(fā)送日期、時間、接收方號碼、文件名稱、頁數(shù)等信息。對于重要傳真，應(yīng)留存副本，以備后續(xù)查閱。2.傳真接收-及時處理傳真機接收傳真時，應(yīng)確保有人及時處理。收到傳真后，收件人需在第一時間查看傳真內(nèi)容，判斷傳真的歸屬部門和緊急程度。對于緊急傳真，應(yīng)立即通知相關(guān)人員；對于普通傳真，按照公司文件流轉(zhuǎn)流程進行處理。-登記與分發(fā)收件人需在傳真使用登記簿上記錄接收日期、時間、發(fā)送方號碼、文件名稱、頁數(shù)等信息。將傳真文件按照歸屬部門或人員進行分類，及時分發(fā)到相關(guān)部門或個人。對于涉及多個部門的傳真，應(yīng)協(xié)調(diào)好各部門的查閱和處理順序。-保存與存檔對于有保存價值的傳真文件，各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度進行整理和存檔。電子傳真文件需進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時使用公司配備的傳真機進行業(yè)務(wù)溝通和文件傳輸。-對于傳真機出現(xiàn)的故障或問題，員工有權(quán)向行政部門或信息部門反饋，要求及時處理，以保障工作的正常進行。-員工有權(quán)對傳真機使用規(guī)定提出合理的改進建議，公司將根據(jù)實際情況進行評估和采納。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守本傳真機使用規(guī)定，按照規(guī)定的流程和要求進行傳真的收發(fā)操作。-愛護傳真機設(shè)備，不得故意損壞或惡意操作。在使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時報告，不得擅自拆卸或維修。-嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對于通過傳真機接收和發(fā)送的機密文件，要妥善保管，不得泄露信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督措施行政部門定期對各部門傳真機的使用情況進行檢查，包括傳真機的維護狀況、使用登記簿的記錄情況等。信息部門不定期對傳真機的網(wǎng)絡(luò)連接和數(shù)據(jù)傳輸情況進行監(jiān)測，確保傳真機的正常運行。內(nèi)部審計部門可對傳真文件的收發(fā)記錄進行抽查，檢查是否存在違規(guī)操作和信息泄露風(fēng)險。2.績效考核將傳真機的使用規(guī)范納入員工績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守規(guī)定，在傳真機使用過程中表現(xiàn)良好的員工，給予一定的績效加分；對于違反規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予績效扣分處理。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：-若員工因操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機損壞，影響工作正常開展，每次扣5分。-未按照規(guī)定進行傳真收發(fā)登記，每次扣2分。-泄露傳真機接收或發(fā)送的機密信息，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度扣10-20分，并按照公司保密制度進行嚴(yán)肅處理。3.獎勵機制對于在傳真機使用管理方面提出有效改進建議，為公司節(jié)約成本或提高工作效率的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如物質(zhì)獎勵或績效加分，以鼓勵員工積極參與公司管理，共同營造良好的工作氛圍。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責(zé)解釋和修訂。2.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進步，行政部門將根據(jù)實際情況對本規(guī)定進行適時調(diào)整和完善，確保傳真機的使用管理始終符合公司的發(fā)展需求。3.各部門應(yīng)組織員工認