特區(qū)合同管理辦法總則目的與依據(jù)本辦法旨在加強公司/組織在特區(qū)內(nèi)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司/組織合法權(quán)益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及特區(qū)的特殊規(guī)定，結(jié)合公司/組織實際情況制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織在特區(qū)內(nèi)與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和特區(qū)的相關規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同內(nèi)容應公平合理，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。合同管理機構(gòu)及職責合同管理部門設立專門的合同管理部門，負責公司/組織合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和標準文本。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行跟蹤和監(jiān)督。4.建立合同檔案，妥善保管合同文本及相關資料。5.處理合同糾紛，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門合同的具體承辦工作，包括合同的前期調(diào)研、談判、起草等，并對合同的真實性、合法性、可行性負責。在合同簽訂后，負責組織實施合同，及時向合同管理部門通報合同履行情況。法務部門法務部門負責對合同進行法律審核，提供法律意見和建議，防范法律風險。參與重大合同的談判，處理合同糾紛的法律事務。財務部門財務部門負責對合同涉及的資金往來進行審核和監(jiān)督，確保合同資金的安全和合理使用。根據(jù)合同約定辦理款項收付手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進行財務分析。合同的簽訂合同相對方的選擇1.業(yè)務部門在選擇合同相對方時，應進行充分的調(diào)查和了解，包括對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽情況等。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽、較強經(jīng)濟實力和履約能力的相對方。對于新合作的相對方，應要求其提供相關資質(zhì)證明、業(yè)績證明等材料。合同文本的起草與審核1.合同文本一般由業(yè)務部門負責起草。起草合同應使用公司/組織統(tǒng)一的合同標準文本，如無標準文本，應參照相關法律法規(guī)和行業(yè)慣例，明確雙方的權(quán)利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同起草完成后，應提交合同管理部門、法務部門進行審核。合同管理部門主要審核合同的格式、條款完整性等；法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險。審核部門應提出明確的審核意見，業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。合同的審批1.合同審核通過后，按照公司/組織的審批流程進行審批。審批流程應明確各級審批權(quán)限和審批責任，確保合同審批的規(guī)范和高效。2.重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司/組織高層領導審批。審批通過后方可簽訂合同。合同的簽訂1.合同由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書。2.簽訂合同應使用黑色或藍色鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆具。合同文本應一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司/組織相關部門根據(jù)需要留存。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同的履行合同履行計劃的制定業(yè)務部門在合同簽訂后，應制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、責任人員和時間節(jié)點，確保合同順利履行。合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同管理部門負責對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查合同履行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務部門應按照合同履行計劃組織實施合同，及時向合同管理部門匯報合同履行情況。如遇合同履行困難或需要變更合同的情況，應及時書面報告，并說明原因和解決方案。3.財務部門根據(jù)合同約定辦理款項收付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)控，確保資金安全和合理使用。合同變更1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應參照合同簽訂的流程進行審核、審批和簽訂。變更后的合同文本應及時提交相關部門備案。合同終止1.合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、合同約定的終止條件成就或因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行時，合同終止。2.合同終止后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關事項，如交付貨物、結(jié)算款項、歸還財產(chǎn)等。合同管理部門負責對合同終止情況進行記錄和歸檔。合同糾紛的處理糾紛的預防1.加強合同管理，嚴格履行合同審批、簽訂、履行等程序，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取有效措施加以防范。3.加強對員工的法律培訓，提高員工的法律意識和合同風險防范能力。糾紛的處理程序1.合同履行過程中發(fā)生糾紛時，業(yè)務部門應及時報告合同管理部門，并提供相關證據(jù)材料。2.合同管理部門會同法務部門對糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應注意收集和保存相關證據(jù)，維護公司/組織的合法權(quán)益。4.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務部門應及時將糾紛處理結(jié)果報告合同管理部門，并對糾紛產(chǎn)生的原因進行總結(jié)分析，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。合同檔案管理檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交合同管理部門。合同管理部門負責對合同檔案進行收集、整理和歸檔。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批文件、授權(quán)委托書、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、履行記錄、糾紛處理文件等與合同有關的全部資料。3.合同檔案應按照年度、類別、項目等進行分類整理，編制目錄，便于查閱和管理。檔案的保管與查閱1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設施，確保合同檔案的安全和完整。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程。未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復制合同檔案。3.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。查閱后應及時歸還，并在查閱登記表上簽字確認。檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由合同管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司/組織領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷