現金采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司現金采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及現金采購的活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：現金采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：采購流程應符合公司內部規(guī)定，做到流程規(guī)范、手續(xù)齊全。3.效益性原則：在保證采購物資質量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門根據年度業(yè)務計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度現金采購預算。預算應詳細列出采購項目、數量、預計金額等內容。2.采購預算應經部門負責人審核、財務部門復核，報公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預算調整1.因業(yè)務發(fā)展等原因需要調整采購預算的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因、調整內容及預計增加或減少的金額。2.申請經部門負責人審核、財務部門復核后，報公司管理層審批。未經審批，不得擅自調整采購預算。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業(yè)務需要填寫《現金采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.申請表經部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到申請表后，對采購項目的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據實際情況確定），由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，并報公司管理層審批。（三）供應商選擇1.采購部門根據采購項目要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產經營許可證、產品質量認證等相關資質文件的審核。3.建立供應商評價體系，從產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面對供應商進行綜合評價，選擇優(yōu)質供應商。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購產品的規(guī)格、價格、交貨期、付款方式等條款。2.談判過程中應做好記錄，形成《采購談判記錄》，雙方簽字確認。（五）合同簽訂1.根據采購談判結果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購合同經公司法務部門審核后，由公司授權代表與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交至財務部門、需求部門等相關部門備案。（六）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購產品的規(guī)格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商應按照采購訂單要求組織生產和發(fā)貨，采購部門應跟蹤采購進度，確保按時、按質、按量完成采購任務。（七）驗收付款1.采購產品到貨后，需求部門應及時組織驗收，填寫《采購驗收單》，注明驗收情況，包括產品名稱、規(guī)格型號、數量、質量狀況等。2.驗收合格的采購產品，由需求部門負責人簽字確認后，提交至財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門根據采購合同和驗收單，審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式支付貨款。四、現金管理（一）現金使用范圍1.本公司現金采購主要用于支付小額采購款項，具體金額標準由公司根據實際情況確定。2.除小額采購外，其他采購款項應通過銀行轉賬等非現金方式支付。（二）現金支付流程1.采購人員填寫《現金支付申請單》，注明采購項目名稱、金額、支付原因等信息。2.《現金支付申請單》經采購部門負責人審核、財務部門復核后，報公司管理層審批。3.審批通過后，財務部門按照審批金額支付現金，并在《現金支付申請單》上加蓋“現金付訖”章。（三）現金保管與安全1.公司應設置專門的現金保管場所，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等。2.現金保管人員應嚴格遵守現金保管制度，確?，F金安全?，F金保管人員不得兼任其他不相容崗位。3.每日營業(yè)終了，現金保管人員應將現金進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現現金短缺或溢余，應及時查明原因，并報告財務部門負責人。五、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對現金采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、現金管理是否規(guī)范等。2.采購部門、財務部門等相關部門應積極配合內部審計工作，提供必要的資料和信息。（二）外部審計1.公司應按照國家法律法規(guī)要求，定期接受外部審計機構的審計。2.對于外部審計提出的問題和建議，公司應認真整改，不斷完善現金采購管理工作。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在現金采購活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定編制采購預算或擅自調整采購預算的；未按照采購流程進行采購的；與供應商串通謀取不正當利益的；未按照規(guī)定進行現金管理的；其他違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的行為。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分。