物業(yè)用品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)用品的管理，規(guī)范物業(yè)用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保物業(yè)用品的合理配置和有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與物業(yè)管理相關(guān)的用品，包括但不限于清潔用品、維修工具、辦公用品、安保設(shè)備等。（三）管理原則1.計(jì)劃性原則：根據(jù)公司物業(yè)管理業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，制定科學(xué)合理的物業(yè)用品采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿(mǎn)足物業(yè)管理工作需要的前提下，優(yōu)先選擇性?xún)r(jià)比高的物業(yè)用品，降低采購(gòu)成本。3.實(shí)用性原則：物業(yè)用品的配備應(yīng)緊密?chē)@物業(yè)管理工作的實(shí)際需求，確保其具有良好的實(shí)用性和適用性。4.責(zé)任到人原則：明確物業(yè)用品管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)各部門(mén)提交的物業(yè)用品需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.負(fù)責(zé)尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。4.負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需要，定期提交物業(yè)用品需求計(jì)劃，明確所需用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)物業(yè)用品的領(lǐng)用、使用和保管，確保用品的合理使用和安全存放。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用的物業(yè)用品進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)反饋庫(kù)存情況和使用過(guò)程中存在的問(wèn)題。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)物業(yè)用品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、出庫(kù)等倉(cāng)庫(kù)日常管理工作。2.建立健全物業(yè)用品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存物業(yè)用品進(jìn)行分類(lèi)存放、標(biāo)識(shí)管理，做好防潮、防火、防盜等工作，保證用品質(zhì)量不受損。（四）財(cái)務(wù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核物業(yè)用品采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)用品采購(gòu)、庫(kù)存等相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)管理，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度。3.定期對(duì)物業(yè)用品的成本進(jìn)行分析和控制，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)用品管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。2.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在物業(yè)用品管理方面的工作關(guān)系，促進(jìn)管理工作的順利開(kāi)展。三、采購(gòu)管理（一）需求計(jì)劃編制1.各使用部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)下月工作安排，結(jié)合現(xiàn)有物業(yè)用品庫(kù)存情況，填寫(xiě)《物業(yè)用品需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的物業(yè)用品需求，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《物業(yè)用品緊急需求申請(qǐng)表》，說(shuō)明需求原因、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到各使用部門(mén)提交的需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，并結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)因素以及公司資金狀況等，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。對(duì)于金額較大或重要的物業(yè)用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)論證和審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)能力等。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期等情況，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益要求。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同組織實(shí)施采購(gòu)工作，及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。2.物業(yè)用品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。對(duì)于驗(yàn)收合格的用品，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的用品，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)或其他部門(mén)移交的物業(yè)用品時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并與送貨清單或相關(guān)憑證進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《物業(yè)用品入庫(kù)單》。2.《物業(yè)用品入庫(kù)單》應(yīng)詳細(xì)記錄入庫(kù)日期、物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、入庫(kù)人等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員、送貨人員和相關(guān)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)于新入庫(kù)的物業(yè)用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照分類(lèi)存放的原則，將其放置在指定的位置，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫(kù)日期等信息，以便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、干燥、清潔等環(huán)境條件，確保物業(yè)用品不受潮、不受損、不霉變。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的用品，如易燃易爆物品、化學(xué)試劑等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.建立物業(yè)用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物業(yè)用品的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)日期、物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、出庫(kù)日期等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。3.定期對(duì)庫(kù)存物業(yè)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量等情況，并填寫(xiě)《物業(yè)用品盤(pán)點(diǎn)表》。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）出庫(kù)管理1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用物業(yè)用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物業(yè)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物業(yè)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，則按照規(guī)定發(fā)放物品，并填寫(xiě)《物業(yè)用品出庫(kù)單》?！段飿I(yè)用品出庫(kù)單》應(yīng)詳細(xì)記錄出庫(kù)日期、物品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)于貴重或限量使用的物業(yè)用品，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)建立使用登記制度，詳細(xì)記錄用品的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人、使用地點(diǎn)、使用數(shù)量等信息，以便于跟蹤和管理。五、使用管理（一）領(lǐng)用要求1.使用部門(mén)應(yīng)按照實(shí)際工作需要合理領(lǐng)用物業(yè)用品，不得超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的用品，應(yīng)妥善保管，避免損壞和丟失。2.領(lǐng)用人在領(lǐng)用物業(yè)用品時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所領(lǐng)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與《物業(yè)用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理人員溝通解決。3.領(lǐng)用后的物業(yè)用品應(yīng)及時(shí)投入使用，不得閑置或挪作他用。對(duì)于因工作任務(wù)變更或其他原因不再使用的用品，應(yīng)及時(shí)退回倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。（二）使用規(guī)范1.各使用部門(mén)應(yīng)制定本部門(mén)物業(yè)用品的使用操作規(guī)程，確保員工正確使用物業(yè)用品，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致用品損壞或安全事故發(fā)生。2.在使用物業(yè)用品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)用品存在質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告?zhèn)}庫(kù)管理部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決問(wèn)題。3.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用物業(yè)用品，對(duì)于能夠通過(guò)維修、改造等方式繼續(xù)使用的用品，應(yīng)盡量進(jìn)行修復(fù)后再使用，減少浪費(fèi)。（三）維修與報(bào)廢管理1.對(duì)于損壞的物業(yè)用品，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《物業(yè)用品維修申請(qǐng)表》，說(shuō)明損壞情況、維修要求等信息，并提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，安排維修人員進(jìn)行維修或聯(lián)系外部維修單位進(jìn)行維修。2.維修費(fèi)用較高或維修難度較大的物業(yè)用品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估，如確無(wú)維修價(jià)值，可填寫(xiě)《物業(yè)用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢的物業(yè)用品應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣(mài)、回收等，處理所得收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。六、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物業(yè)用品管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、庫(kù)存管理情況、使用部門(mén)的領(lǐng)用和使用情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立物業(yè)用品管理考核機(jī)制，對(duì)各部門(mén)在物業(yè)用品管理