現(xiàn)金釆購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司現(xiàn)金采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及現(xiàn)金采購的活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和審批制度執(zhí)行。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應保持公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)年度工作計劃和實際需求，提前編制現(xiàn)金采購預算。預算內(nèi)容應詳細列出采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計金額等信息。2.采購預算應與公司年度財務預算相銜接，確保采購資金的合理安排。（二）預算審批1.部門采購預算編制完成后，需提交至部門負責人審核。部門負責人應重點審核預算的合理性、必要性以及與部門工作目標的一致性。2.經(jīng)部門負責人審核通過的采購預算，報財務部門進行資金平衡審核。財務部門根據(jù)公司資金狀況，對預算的可行性進行評估，并提出審核意見。3.最終采購預算經(jīng)公司分管領導審批后生效。審批通過的預算作為現(xiàn)金采購的控制依據(jù)。（三）預算調(diào)整1.在采購執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預計調(diào)整金額。2.《采購預算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負責人、財務部門審核，公司分管領導審批后，方可進行預算調(diào)整。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《現(xiàn)金采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計金額等信息。2.《現(xiàn)金采購申請表》需經(jīng)部門負責人簽字確認，表明對采購事項的必要性和真實性負責。（二）采購審批1.《現(xiàn)金采購申請表》提交至采購部門后，采購部門對采購申請進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購項目是否在預算范圍內(nèi)、采購需求是否合理等。2.經(jīng)采購部門初步審核通過的采購申請，按照公司審批權限規(guī)定，依次提交至相關領導審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管領導審批。采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，通過多種渠道選擇合適的供應商。選擇渠道包括但不限于供應商數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、招標采購等。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績情況、信譽狀況等。3.建立供應商評價機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面進行評價。根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應商。（四）采購合同簽訂1.與選定的供應商協(xié)商采購合同條款，合同內(nèi)容應明確采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等。2.采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，由采購部門與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同約定，向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應商應按照采購訂單要求，按時、按質(zhì)、按量交付貨物或提供服務。采購部門在收到貨物或服務后，應及時組織驗收。（六）采購驗收1.成立采購驗收小組，成員包括采購部門、使用部門、質(zhì)量控制部門等相關人員。2.采購驗收小組按照采購合同和相關標準，對采購貨物或服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗收合格的，由驗收小組出具《采購驗收報告》；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《現(xiàn)金付款申請表》，附上采購發(fā)票、驗收報告等相關憑證。2.《現(xiàn)金付款申請表》經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核，公司分管領導審批后，由財務部門辦理付款手續(xù)。3.付款方式應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，原則上優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。如因特殊情況需要使用現(xiàn)金支付的，應嚴格履行審批手續(xù)，并確保資金安全。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對現(xiàn)金采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、價格波動風險、質(zhì)量風險、資金安全風險等。2.針對識別出的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險評估1.建立采購風險評估機制，定期對采購風險進行評估。評估內(nèi)容包括風險發(fā)生的可能性、影響程度等。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類分級，確定重點風險領域和風險控制點。（三）風險應對1.針對不同類型的采購風險，采取相應的風險應對措施。例如，對于供應商違約風險，可通過加強供應商管理、簽訂詳細的采購合同、要求供應商提供擔保等方式進行防范；對于價格波動風險，可通過與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、建立價格預警機制等方式進行應對。2.加強采購過程中的風險管理，嚴格執(zhí)行采購流程和審批制度，確保采購活動合法、合規(guī)進行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對現(xiàn)金采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務監(jiān)督1.財務部門加強對現(xiàn)金采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金的安全、合理使用。2.定期對采購資金的使用情況進行檢查，核對采購發(fā)票、驗收報告等相關憑證的真實性、合法性、完整性。（三）采購部門自查1.采購部門定期對本部門的現(xiàn)金采購活動進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立采購部門內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止違規(guī)行為的發(fā)生。六、信息管理（一）采購檔案管理1.建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案內(nèi)容包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。（二）采購信息統(tǒng)計分析1.采購部門定期對采購信息進行統(tǒng)計分析，包括采購金額、采購項目、供應商分布、采購頻率等。2.通過采購信息統(tǒng)計分析，總結(jié)采購活動中的規(guī)律和問題，為公