現(xiàn)金釆購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司現(xiàn)金采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及現(xiàn)金采購的活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購流程和審批制度執(zhí)行。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制現(xiàn)金采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算相銜接，確保采購資金的合理安排。（二）預(yù)算審批1.部門采購預(yù)算編制完成后，需提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、必要性以及與部門工作目標(biāo)的一致性。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的采購預(yù)算，報財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金平衡審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況，對預(yù)算的可行性進(jìn)行評估，并提出審核意見。3.最終采購預(yù)算經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。審批通過的預(yù)算作為現(xiàn)金采購的控制依據(jù)。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)調(diào)整金額。2.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《現(xiàn)金采購申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。2.《現(xiàn)金采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，表明對采購事項(xiàng)的必要性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。（二）采購審批1.《現(xiàn)金采購申請表》提交至采購部門后，采購部門對采購申請進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)、采購需求是否合理等。2.經(jīng)采購部門初步審核通過的采購申請，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，依次提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，通過多種渠道選擇合適的供應(yīng)商。選擇渠道包括但不限于供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)采購等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，合同內(nèi)容應(yīng)明確采購項(xiàng)目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時歸檔保存。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求，按時、按質(zhì)、按量交付貨物或提供服務(wù)。采購部門在收到貨物或服務(wù)后，應(yīng)及時組織驗(yàn)收。（六）采購驗(yàn)收1.成立采購驗(yàn)收小組，成員包括采購部門、使用部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員。2.采購驗(yàn)收小組按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格的，由驗(yàn)收小組出具《采購驗(yàn)收報告》；驗(yàn)收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《現(xiàn)金付款申請表》，附上采購發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證。2.《現(xiàn)金付款申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定執(zhí)行，原則上優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。如因特殊情況需要使用現(xiàn)金支付的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并確保資金安全。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對現(xiàn)金采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、資金安全風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險評估1.建立采購風(fēng)險評估機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類分級，確定重點(diǎn)風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險控制點(diǎn)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的采購風(fēng)險，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，可通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、簽訂詳細(xì)的采購合同、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式進(jìn)行防范；對于價格波動風(fēng)險，可通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、建立價格預(yù)警機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.加強(qiáng)采購過程中的風(fēng)險管理，嚴(yán)格執(zhí)行采購流程和審批制度，確保采購活動合法、合規(guī)進(jìn)行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對現(xiàn)金采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對現(xiàn)金采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金的安全、合理使用。2.定期對采購資金的使用情況進(jìn)行檢查，核對采購發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性。（三）采購部門自查1.采購部門定期對本部門的現(xiàn)金采購活動進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立采購部門內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，防止違規(guī)行為的發(fā)生。六、信息管理（一）采購檔案管理1.建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案內(nèi)容包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、發(fā)票、付款憑證等。采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）采購信息統(tǒng)計(jì)分析1.采購部門定期對采購信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括采購金額、采購項(xiàng)目、供應(yīng)商分布、采購頻率等。2.通過采購信息統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)采購活動中的規(guī)律和問題，為公