物業(yè)資料管理辦法總則目的為了加強公司物業(yè)資料的科學(xué)管理，確保物業(yè)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。定義1.物業(yè)資料：指與物業(yè)管理活動相關(guān)的各種文件、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等資料，包括但不限于物業(yè)規(guī)劃設(shè)計資料、業(yè)主及住戶資料、物業(yè)維修養(yǎng)護資料、物業(yè)收費資料、物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議等。2.管理部門：指公司內(nèi)部負(fù)責(zé)物業(yè)資料管理的部門，具體職責(zé)由公司根據(jù)實際情況確定。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)資料實行集中統(tǒng)一管理，由管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和利用。2.分類管理原則：按照物業(yè)資料的類別和性質(zhì)進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保物業(yè)資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機密的資料嚴(yán)格保密。4.動態(tài)更新原則：隨著物業(yè)管理活動的開展，及時更新物業(yè)資料，保證資料的時效性和準(zhǔn)確性。物業(yè)資料的分類與編號分類1.規(guī)劃設(shè)計資料：包括物業(yè)項目的規(guī)劃設(shè)計圖紙、說明書、可行性研究報告等。2.業(yè)主及住戶資料：包括業(yè)主及住戶的基本信息、入住資料、房屋產(chǎn)權(quán)資料、聯(lián)系方式等。3.物業(yè)維修養(yǎng)護資料：包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄、維修計劃、故障處理記錄等。4.物業(yè)收費資料：包括物業(yè)服務(wù)費、水電費、停車費等收費記錄、收費標(biāo)準(zhǔn)、欠費情況等。5.物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議：包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的服務(wù)協(xié)議等。6.其他資料：包括物業(yè)管理活動中產(chǎn)生的其他各類資料，如會議紀(jì)要、工作匯報、投訴處理記錄等。編號1.編號規(guī)則：采用分類編碼方式，對各類物業(yè)資料進行編號。編號由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：第一位字母表示資料類別，如“G”表示規(guī)劃設(shè)計資料，“Y”表示業(yè)主及住戶資料，“W”表示物業(yè)維修養(yǎng)護資料，“S”表示物業(yè)收費資料，“H”表示物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議，“Q”表示其他資料。第二位至第四位數(shù)字表示資料的順序號，從001開始依次編號。第五位至第六位數(shù)字表示年份，如2023表示2023年產(chǎn)生的資料。2.示例：“G0012023”表示2023年產(chǎn)生的第1份規(guī)劃設(shè)計資料。物業(yè)資料的收集與整理收集1.收集渠道：公司各部門在工作中產(chǎn)生的物業(yè)資料，應(yīng)及時移交管理部門。業(yè)主及住戶提交的相關(guān)資料，如入住申請、產(chǎn)權(quán)證明等，由客服部門負(fù)責(zé)收集后移交管理部門。供應(yīng)商提供的服務(wù)資料，如維修保養(yǎng)記錄、發(fā)票等，由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集后移交管理部門。2.收集要求：資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。收集的資料應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。對于重要資料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。整理1.整理原則：按照分類編號規(guī)則，對收集到的物業(yè)資料進行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理內(nèi)容：對資料進行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的資料。對資料進行編號，建立資料索引目錄。對資料進行裝訂、編頁，確保資料的整齊、美觀。對資料中的文字、圖表、數(shù)據(jù)等進行核對，確保準(zhǔn)確無誤。物業(yè)資料的歸檔與保管歸檔1.歸檔時間：管理部門應(yīng)定期對整理好的物業(yè)資料進行歸檔，一般每月歸檔一次。對于重要資料，應(yīng)及時歸檔。2.歸檔流程：資料整理人員將整理好的資料移交檔案管理人員。檔案管理人員按照分類編號規(guī)則，對資料進行分類存放，并填寫檔案目錄。檔案管理人員將檔案目錄錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案。保管1.保管方式：物業(yè)資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列；電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進行備份。2.保管環(huán)境：檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。同時，應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.保管期限：物業(yè)資料的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求確定，一般分為短期、中期和長期。具體保管期限如下：短期保管資料：保管期限為13年，如物業(yè)收費記錄、日常維修保養(yǎng)記錄等。中期保管資料：保管期限為310年，如物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主及住戶資料等。長期保管資料：保管期限為10年以上，如物業(yè)規(guī)劃設(shè)計資料、重要設(shè)施設(shè)備的技術(shù)檔案等。4.檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。外單位人員因工作需要查閱物業(yè)資料的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。借閱物業(yè)資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還所借資料，如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。物業(yè)資料的利用與更新利用1.利用方式：管理部門應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部各部門的工作需要，及時提供物業(yè)資料的查閱和利用服務(wù)。同時，應(yīng)定期對物業(yè)資料進行分析和研究，為公司的物業(yè)管理決策提供依據(jù)。2.利用范圍：物業(yè)資料的利用范圍包括但不限于以下方面：物業(yè)服務(wù)工作：如制定物業(yè)維修養(yǎng)護計劃、處理業(yè)主投訴、開展物業(yè)服務(wù)質(zhì)量檢查等?？蛻舴?wù)工作：如了解業(yè)主需求、提供咨詢服務(wù)、建立客戶關(guān)系等。財務(wù)管理工作：如核算物業(yè)收費、分析成本支出、編制財務(wù)報表等。項目管理工作：如評估物業(yè)項目運營情況、制定項目發(fā)展規(guī)劃、開展項目招投標(biāo)等。更新1.更新原則：隨著物業(yè)管理活動的不斷開展，物業(yè)資料應(yīng)及時進行更新，確保資料的時效性和準(zhǔn)確性。2.更新內(nèi)容：業(yè)主及住戶資料：如業(yè)主聯(lián)系方式變更、房屋產(chǎn)權(quán)變更、入住/遷出情況等。物業(yè)維修養(yǎng)護資料：如設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)記錄更新、維修計劃調(diào)整、故障處理情況等。物業(yè)收費資料：如收費標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整、欠費情況變化、收費方式變更等。物業(yè)服務(wù)合同及協(xié)議：如合同續(xù)簽、服務(wù)內(nèi)容變更、協(xié)議終止等。其他資料：如物業(yè)管理政策法規(guī)變化、公司內(nèi)部管理制度調(diào)整、工作流程優(yōu)化等。3.更新流程：資料產(chǎn)生部門或相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集資料更新信息，并填寫《物業(yè)資料更新申請表》?！段飿I(yè)資料更新申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交管理部門。管理部門對更新信息進行核實后，按照分類編號規(guī)則對相關(guān)資料進行更新，并及時通知相關(guān)部門和人員。物業(yè)資料的安全與保密安全管理1.安全制度：建立健全物業(yè)資料安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案保管場所的安全管理。2.安全措施：檔案保管場所應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案資料的安全。定期對檔案資料進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。保密管理1.保密制度：制定物業(yè)資料保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任，加強對涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機密資料的保密管理。2.保密措施：對涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機密的資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自復(fù)制、傳播或出售檔案資料。在對外提供資料時，應(yīng)進行保密審查，確保不泄露業(yè)主隱私和商業(yè)機密。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部應(yīng)定期對物業(yè)資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、利用和更新等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改?？己嗽u價1.建立物業(yè)資料管理工作考核評價機制，對管理部門和相關(guān)人員的工作進行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包