物料下單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物料下單流程，確保物料及時、準確、經(jīng)濟地供應，滿足公司生產(chǎn)運營需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及物料采購下單的部門和人員。（三）基本原則1.準確性原則：下單信息必須準確無誤，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等，避免因信息錯誤導致的采購延誤、成本增加等問題。2.及時性原則：根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，及時下達物料采購訂單，確保物料按時供應，不影響生產(chǎn)進度。3.經(jīng)濟性原則：在保證物料質量和交貨期的前提下，通過合理的采購策略和供應商選擇，降低采購成本。4.合規(guī)性原則：物料下單過程必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。二、職責分工（一）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度等，準確提出物料需求申請，明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等詳細信息。2.對需求的合理性負責，及時跟蹤需求變化，并與采購部門溝通協(xié)調。（二）采購部門1.負責審核物料需求申請，確保需求的合理性和準確性。2.根據(jù)審核后的需求，選擇合適的供應商，下達采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合公司利益。4.負責處理采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質量問題等，并及時反饋給需求部門。（三）倉庫管理部門1.負責物料的入庫驗收，核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等與采購訂單和送貨單是否一致。2.對入庫物料的質量進行抽檢，如發(fā)現(xiàn)質量問題及時通知采購部門處理。3.負責物料的存儲和保管，確保物料的安全和完好。4.定期盤點庫存，提供庫存信息給需求部門和采購部門，協(xié)助做好庫存控制。（四）質量控制部門1.參與重要物料供應商的評估和選擇，對供應商的質量保證能力進行審核。2.制定物料檢驗標準和檢驗計劃，對采購的物料進行質量檢驗。3.對檢驗不合格的物料，及時通知采購部門處理，并跟蹤處理結果。（五）財務部門1.負責審核采購訂單和采購合同，確保采購成本的合理性和合規(guī)性。2.按照采購合同約定，及時支付供應商貨款。3.對采購成本進行核算和分析，提供相關財務數(shù)據(jù)和建議。三、物料需求申請（一）申請流程1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度等，填寫《物料需求申請表》，詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等信息。2.《物料需求申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）申請內容要求1.物料名稱應準確規(guī)范，符合行業(yè)標準和公司內部規(guī)定。2.規(guī)格、型號應詳細明確，如有特殊要求需在申請表中注明。3.數(shù)量應根據(jù)實際需求準確填寫，避免多報或少報。4.交貨時間應合理安排，充分考慮采購周期和生產(chǎn)需求。（三）需求變更1.如需求發(fā)生變更，需求部門應及時填寫《物料需求變更申請表》，說明變更原因、變更內容等。2.《物料需求變更申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門根據(jù)變更情況，及時調整采購訂單。四、采購訂單下達（一）訂單審核1.采購部門收到物料需求申請后，對需求的合理性和準確性進行審核。2.審核內容包括：需求是否符合生產(chǎn)計劃和項目進度、物料規(guī)格型號是否正確、數(shù)量是否合理、交貨時間是否可行等。3.如發(fā)現(xiàn)需求不合理或信息不準確，采購部門應及時與需求部門溝通協(xié)調，要求其進行修改。（二）供應商選擇1.根據(jù)審核后的物料需求，采購部門在合格供應商名錄中選擇合適的供應商。2.選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。3.對于新的物料采購或重要物料采購，采購部門應組織相關部門對供應商進行實地考察和評估。（三）訂單下達1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同或下達采購訂單，明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、價格、質量標準、付款方式等條款。2.采購訂單應及時發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。3.采購部門應建立采購訂單臺賬，對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤和記錄。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.合同條款應符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，包括但不限于質量標準、交貨期、價格、付款方式、違約責任等。3.采購合同簽訂前，應經(jīng)法務部門和財務部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如協(xié)商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。3.采購部門應定期向需求部門反饋采購合同的執(zhí)行情況，確保需求部門及時了解物料供應情況。（三）合同變更與解除1.如因不可抗力或其他原因需要變更或解除采購合同，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應經(jīng)法務部門和財務部門審核，確保變更或解除的合法性和合規(guī)性。六、物料驗收（一）驗收準備1.倉庫管理部門在物料到貨前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉物料的驗收標準和方法，掌握相關質量知識。（二）驗收流程1.物料到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量控制部門和采購部門。2.驗收人員按照采購訂單和送貨單，對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等進行核對。3.質量控制部門按照檢驗標準對物料的質量進行檢驗，如進行抽檢或全檢。4.如驗收合格，驗收人員在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，應及時通知采購部門處理。（三）驗收記錄1.倉庫管理部門應建立物料驗收記錄臺賬，詳細記錄物料的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量狀況等。2.驗收記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。七、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。2.盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。3.盤點過程中，應認真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行調整。（二）庫存預警1.倉庫管理部門應根據(jù)物料的庫存情況和需求預測，設置庫存預警指標。2.當庫存低于預警指標時，倉庫管理部門應及時通知采購部門進行補貨。3.采購部門應根據(jù)庫存預警情況，合理安排采購計劃，確保物料供應的連續(xù)性。（三）呆滯物料處理1.對于長期積壓、不再使用或使用量極少的呆滯物料，倉庫管理部門應定期進行清理和處理。2.呆滯物料處理方式包括：降價銷售、報廢、與供應商協(xié)商退貨等。3.呆滯物料處理應按照公司相關規(guī)定進行審批，確保處理過程的合規(guī)性。八、信息溝通與協(xié)調（一）內部溝通1.需求部門、采購部門、倉庫管理部門、質量控制部門、財務部門等應建立有效的溝通機制，及時傳遞物料需求、采購進度、庫存情況、質量問題等信息。2.定期召開物料管理協(xié)調會議，通報物料管理工作進展情況，協(xié)調解決存在的問題。3.各部門之間應加強協(xié)作配合，形成工作合力，共同做好物料管理工作。（二）與供應商溝通1.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保物料按時供應。2.如出現(xiàn)交貨延遲、質量問題等情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。3.定期對供應商進行評估和反饋，促進供應商不斷提高產(chǎn)品質量和服務水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立物料下單管理監(jiān)督檢查機制，定期對物料需求申請、采購訂單下達、采購合同管理、物料驗收、庫存管理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括：流程執(zhí)行情況、信息準確性、工作效率、合規(guī)性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.制定物料下單管理考核評價指標體系，對