票據(jù)實物管理辦法一、總則（一）目的為加強公司票據(jù)實物管理，規(guī)范票據(jù)的領用、保管、使用及核銷等行為，確保票據(jù)的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及各類票據(jù)實物管理的部門和人員，包括但不限于財務部門、業(yè)務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：票據(jù)的管理與使用必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保票據(jù)的開具與使用合法合規(guī)。2.安全性原則：建立健全票據(jù)保管制度，采取有效措施保障票據(jù)實物的安全，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。3.準確性原則：票據(jù)的信息記錄應準確無誤，包括票據(jù)號碼、開具日期、金額、用途等，確保財務數(shù)據(jù)的真實性和完整性。4.及時性原則：票據(jù)的領用、使用、核銷等環(huán)節(jié)應及時辦理，不得拖延，以保證公司財務工作的正常運轉。二、票據(jù)種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應稅勞務以及進口貨物時，向購買方開具的用于抵扣增值稅進項稅額的發(fā)票。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司與非增值稅一般納稅人之間的交易，以及不能開具增值稅專用發(fā)票的其他銷售業(yè)務。3.其他普通發(fā)票：如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務實際需要使用，主要用于一些特定行業(yè)或小額交易。（二）財政票據(jù)1.非稅收入票據(jù)：用于收取政府非稅收入，如行政事業(yè)性收費、政府性基金、國有資源（資產）有償使用收入等。2.捐贈票據(jù)：在公司接受社會捐贈時開具，作為捐贈行為的合法憑證。（三）內部票據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司內部各部門之間的往來款項結算，如員工借款、押金收取等。2.費用報銷單：員工用于報銷各項費用的憑證，需按照公司規(guī)定填寫相關信息。三、票據(jù)的申購與印制（一）申購流程1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《票據(jù)申購申請表》，詳細注明申購票據(jù)的種類、數(shù)量、預計使用時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對申購申請進行審核，確認申購的必要性和合理性，簽字后提交財務部門。3.財務部門審核：財務部門對申購申請進行財務審核，包括對票據(jù)庫存情況的核實、申購數(shù)量的合理性判斷等。審核通過后，報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批：公司分管領導根據(jù)公司整體業(yè)務情況和財務狀況，對申購申請進行審批。審批通過后，由財務部門統(tǒng)一安排申購。（二）印制管理1.選擇合格的印制單位：公司應選擇具有合法資質、信譽良好的票據(jù)印制單位進行票據(jù)印制。在簽訂印制合同前，應對印制單位的資質進行嚴格審查，確保其具備相應的印制能力和技術水平。2.簽訂印制合同：財務部門與選定的印制單位簽訂詳細的印制合同，明確雙方的權利和義務，包括票據(jù)的規(guī)格、樣式、數(shù)量、價格、交貨時間、質量要求、保密條款等內容。3.印制過程監(jiān)督：在票據(jù)印制過程中，公司應安排專人對印制單位的印制情況進行監(jiān)督，確保印制的票據(jù)符合公司要求和相關法律法規(guī)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與印制單位溝通解決。4.驗收與入庫：票據(jù)印制完成后，由財務部門組織相關人員按照合同要求進行驗收。驗收合格的票據(jù)，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的票據(jù)，應及時要求印制單位重新印制或采取其他補救措施。四、票據(jù)的領用（一）領用原則1.限量領用原則：根據(jù)各部門的業(yè)務量和實際需求，合理核定票據(jù)的領用數(shù)量，實行限量領用制度，防止票據(jù)的浪費和濫用。2.專人負責原則：各部門指定專人負責本部門票據(jù)的領用、保管和使用工作，確保票據(jù)管理責任落實到人。3.交舊領新原則：領用新票據(jù)時，必須將已使用完畢的票據(jù)存根交回財務部門，經(jīng)財務部門審核無誤后，方可領用新票據(jù)。（二）領用流程1.填寫領用申請表：票據(jù)使用部門的專人填寫《票據(jù)領用申請表》，注明領用票據(jù)的種類、數(shù)量、預計使用時間等信息，并簽字確認。2.部門負責人審批：部門負責人對領用申請進行審批，確認領用的必要性和合理性，簽字后提交財務部門。3.財務部門審核與發(fā)放：財務部門對領用申請進行審核，核對庫存票據(jù)情況和領用記錄，審核通過后，按照審批的數(shù)量發(fā)放票據(jù)，并在《票據(jù)領用登記表》上登記領用日期、領用部門、領用人、票據(jù)種類、數(shù)量等信息。五、票據(jù)的保管（一）保管要求1.專人保管：各部門應指定專人負責票據(jù)的保管工作，確保票據(jù)存放安全、有序。保管人員應具備較強的責任心和安全意識，不得擅自離崗。2.專柜存放：票據(jù)應存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜應具備防火、防盜、防潮等功能。同時，應設置明顯的標識，便于查找和管理。3.分類存放：不同種類的票據(jù)應分類存放，按照票據(jù)號碼順序排列整齊，便于核對和清點。4.定期盤點：財務部門應定期對票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每月一次，盤點結果應形成書面報告，報公司財務負責人審核。（二）安全防范措施1.安裝監(jiān)控設備：在票據(jù)保管場所安裝監(jiān)控設備，確保24小時不間斷監(jiān)控，防止票據(jù)被盜或遭受其他安全事故。2.設置報警裝置：配備必要的報警裝置，如防盜報警系統(tǒng)、煙霧報警器等，以便在發(fā)生緊急情況時能夠及時報警。3.加強人員管理：對票據(jù)保管場所的人員出入進行嚴格管理，限制無關人員進入。保管人員應定期更換密碼，防止密碼泄露。六、票據(jù)的使用（一）使用規(guī)范1.嚴格按照規(guī)定開具：票據(jù)開具人員應嚴格按照國家法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定開具票據(jù)，確保票據(jù)內容真實、準確、完整。開具的票據(jù)應字跡清晰、不得涂改、挖補，如有錯誤，應按照規(guī)定的方法進行更正，并加蓋單位財務專用章或發(fā)票專用章。2.注明用途和相關信息：在開具票據(jù)時，應注明業(yè)務內容、客戶名稱、金額、日期等相關信息，并確保與實際業(yè)務相符。對于增值稅專用發(fā)票，還應準確填寫購貨方的納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。3.建立使用登記制度：各部門應建立票據(jù)使用登記臺賬，詳細記錄票據(jù)的使用情況，包括開具日期、票據(jù)號碼、客戶名稱、金額、用途等信息。使用登記臺賬應定期與財務部門核對，確保賬賬相符。（二）作廢與紅沖管理1.作廢票據(jù)處理：因開具錯誤、客戶退貨等原因需要作廢的票據(jù)，應在票據(jù)各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。作廢票據(jù)應與已使用票據(jù)存根一同保管，不得擅自銷毀。2.紅沖票據(jù)管理：對于需要紅沖的票據(jù)，應按照國家稅務總局的相關規(guī)定進行操作。開具紅沖發(fā)票時，應在備注欄注明對應的藍字發(fā)票的代碼、號碼及紅沖原因，并留存相關證明材料。紅沖票據(jù)的相關信息應在使用登記臺賬中詳細記錄。七、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.使用部門提交核銷申請：票據(jù)使用完畢后，使用部門的專人填寫《票據(jù)核銷申請表》，附上已使用票據(jù)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等相關憑證，一并提交財務部門。2.財務部門審核：財務部門對核銷申請進行審核，核對票據(jù)的使用情況、金額是否與記賬憑證一致，相關手續(xù)是否齊全等。審核通過后，在《票據(jù)核銷申請表》上簽字確認。3.歸檔保管：經(jīng)財務部門審核通過的票據(jù)核銷申請及相關憑證，按照會計檔案管理的要求進行歸檔保管，以備日后查閱。（二）核銷期限1.發(fā)票核銷期限：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。2.財政票據(jù)核銷期限：財政票據(jù)存根的保存期限一般為5年。保存期滿需要銷毀的，報經(jīng)原核發(fā)票據(jù)的財政部門查驗后銷毀。3.內部票據(jù)核銷期限：內部票據(jù)的存根聯(lián)及相關憑證應按照公司財務制度的規(guī)定進行保存，一般為3年。保存期滿后，經(jīng)公司財務負責人批準后銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門定期檢查：財務部門應定期對各部門的票據(jù)管理情況進行檢查，包括票據(jù)的領用、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)。檢查內容包括票據(jù)的存放是否安全、使用是否規(guī)范、登記臺賬是否完整準確等。2.內部審計監(jiān)督：公司內部審計部門應定期對票據(jù)管理情況進行審計，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務機關檢查：公司應積極配合稅務機關對發(fā)票使用情況的檢查，如實提供相關資料和信息。對于稅務機關提出的問題，應及時整改，確保發(fā)票使用合法合規(guī)。2.接受財政部門監(jiān)督：涉及財政票據(jù)使用的部門，應接受財政部門的監(jiān)督檢查，按照財政部門的要求提供相關資料和信息，及時整改存在的問題。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.警告：對于初次違反規(guī)定且情節(jié)較輕的部門或個人，給予警告處分，責令其立即改正。2.罰款：對于多次違反規(guī)定或情節(jié)嚴重的部門或個人，除給予警告處分外，并處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴