票據(jù)實(shí)物管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司票據(jù)實(shí)物管理，規(guī)范票據(jù)的領(lǐng)用、保管、使用及核銷等行為，確保票據(jù)的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及各類票據(jù)實(shí)物管理的部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：票據(jù)的管理與使用必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保票據(jù)的開具與使用合法合規(guī)。2.安全性原則：建立健全票據(jù)保管制度，采取有效措施保障票據(jù)實(shí)物的安全，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：票據(jù)的信息記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括票據(jù)號碼、開具日期、金額、用途等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。4.及時(shí)性原則：票據(jù)的領(lǐng)用、使用、核銷等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)辦理，不得拖延，以保證公司財(cái)務(wù)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二、票據(jù)種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)以及進(jìn)口貨物時(shí)，向購買方開具的用于抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司與非增值稅一般納稅人之間的交易，以及不能開具增值稅專用發(fā)票的其他銷售業(yè)務(wù)。3.其他普通發(fā)票：如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要使用，主要用于一些特定行業(yè)或小額交易。（二）財(cái)政票據(jù)1.非稅收入票據(jù)：用于收取政府非稅收入，如行政事業(yè)性收費(fèi)、政府性基金、國有資源（資產(chǎn)）有償使用收入等。2.捐贈票據(jù)：在公司接受社會捐贈時(shí)開具，作為捐贈行為的合法憑證。（三）內(nèi)部票據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司內(nèi)部各部門之間的往來款項(xiàng)結(jié)算，如員工借款、押金收取等。2.費(fèi)用報(bào)銷單：員工用于報(bào)銷各項(xiàng)費(fèi)用的憑證，需按照公司規(guī)定填寫相關(guān)信息。三、票據(jù)的申購與印制（一）申購流程1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《票據(jù)申購申請表》，詳細(xì)注明申購票據(jù)的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申購的必要性和合理性，簽字后提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對申購申請進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，包括對票據(jù)庫存情況的核實(shí)、申購數(shù)量的合理性判斷等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和財(cái)務(wù)狀況，對申購申請進(jìn)行審批。審批通過后，由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一安排申購。（二）印制管理1.選擇合格的印制單位：公司應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的票據(jù)印制單位進(jìn)行票據(jù)印制。在簽訂印制合同前，應(yīng)對印制單位的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具備相應(yīng)的印制能力和技術(shù)水平。2.簽訂印制合同：財(cái)務(wù)部門與選定的印制單位簽訂詳細(xì)的印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括票據(jù)的規(guī)格、樣式、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求、保密條款等內(nèi)容。3.印制過程監(jiān)督：在票據(jù)印制過程中，公司應(yīng)安排專人對印制單位的印制情況進(jìn)行監(jiān)督，確保印制的票據(jù)符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與印制單位溝通解決。4.驗(yàn)收與入庫：票據(jù)印制完成后，由財(cái)務(wù)部門組織相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的票據(jù)，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)要求印制單位重新印制或采取其他補(bǔ)救措施。四、票據(jù)的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用原則1.限量領(lǐng)用原則：根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)量和實(shí)際需求，合理核定票據(jù)的領(lǐng)用數(shù)量，實(shí)行限量領(lǐng)用制度，防止票據(jù)的浪費(fèi)和濫用。2.專人負(fù)責(zé)原則：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門票據(jù)的領(lǐng)用、保管和使用工作，確保票據(jù)管理責(zé)任落實(shí)到人。3.交舊領(lǐng)新原則：領(lǐng)用新票據(jù)時(shí)，必須將已使用完畢的票據(jù)存根交回財(cái)務(wù)部門，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無誤后，方可領(lǐng)用新票據(jù)。（二）領(lǐng)用流程1.填寫領(lǐng)用申請表：票據(jù)使用部門的專人填寫《票據(jù)領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用票據(jù)的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：部門負(fù)責(zé)人對領(lǐng)用申請進(jìn)行審批，確認(rèn)領(lǐng)用的必要性和合理性，簽字后提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核與發(fā)放：財(cái)務(wù)部門對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，核對庫存票據(jù)情況和領(lǐng)用記錄，審核通過后，按照審批的數(shù)量發(fā)放票據(jù)，并在《票據(jù)領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、票據(jù)種類、數(shù)量等信息。五、票據(jù)的保管（一）保管要求1.專人保管：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的保管工作，確保票據(jù)存放安全、有序。保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識，不得擅自離崗。2.專柜存放：票據(jù)應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，保險(xiǎn)柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。3.分類存放：不同種類的票據(jù)應(yīng)分類存放，按照票據(jù)號碼順序排列整齊，便于核對和清點(diǎn)。4.定期盤點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核。（二）安全防范措施1.安裝監(jiān)控設(shè)備：在票據(jù)保管場所安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控，防止票據(jù)被盜或遭受其他安全事故。2.設(shè)置報(bào)警裝置：配備必要的報(bào)警裝置，如防盜報(bào)警系統(tǒng)、煙霧報(bào)警器等，以便在發(fā)生緊急情況時(shí)能夠及時(shí)報(bào)警。3.加強(qiáng)人員管理：對票據(jù)保管場所的人員出入進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。保管人員應(yīng)定期更換密碼，防止密碼泄露。六、票據(jù)的使用（一）使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照規(guī)定開具：票據(jù)開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定開具票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。開具的票據(jù)應(yīng)字跡清晰、不得涂改、挖補(bǔ)，如有錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，并加蓋單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.注明用途和相關(guān)信息：在開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、客戶名稱、金額、日期等相關(guān)信息，并確保與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。對于增值稅專用發(fā)票，還應(yīng)準(zhǔn)確填寫購貨方的納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。3.建立使用登記制度：各部門應(yīng)建立票據(jù)使用登記臺賬，詳細(xì)記錄票據(jù)的使用情況，包括開具日期、票據(jù)號碼、客戶名稱、金額、用途等信息。使用登記臺賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對，確保賬賬相符。（二）作廢與紅沖管理1.作廢票據(jù)處理：因開具錯(cuò)誤、客戶退貨等原因需要作廢的票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。作廢票據(jù)應(yīng)與已使用票據(jù)存根一同保管，不得擅自銷毀。2.紅沖票據(jù)管理：對于需要紅沖的票據(jù)，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。開具紅沖發(fā)票時(shí)，應(yīng)在備注欄注明對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票的代碼、號碼及紅沖原因，并留存相關(guān)證明材料。紅沖票據(jù)的相關(guān)信息應(yīng)在使用登記臺賬中詳細(xì)記錄。七、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.使用部門提交核銷申請：票據(jù)使用完畢后，使用部門的專人填寫《票據(jù)核銷申請表》，附上已使用票據(jù)的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等相關(guān)憑證，一并提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對核銷申請進(jìn)行審核，核對票據(jù)的使用情況、金額是否與記賬憑證一致，相關(guān)手續(xù)是否齊全等。審核通過后，在《票據(jù)核銷申請表》上簽字確認(rèn)。3.歸檔保管：經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的票據(jù)核銷申請及相關(guān)憑證，按照會計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保管，以備日后查閱。（二）核銷期限1.發(fā)票核銷期限：增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.財(cái)政票據(jù)核銷期限：財(cái)政票據(jù)存根的保存期限一般為5年。保存期滿需要銷毀的，報(bào)經(jīng)原核發(fā)票據(jù)的財(cái)政部門查驗(yàn)后銷毀。3.內(nèi)部票據(jù)核銷期限：內(nèi)部票據(jù)的存根聯(lián)及相關(guān)憑證應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行保存，一般為3年。保存期滿后，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期檢查：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對各部門的票據(jù)管理情況進(jìn)行檢查，包括票據(jù)的領(lǐng)用、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括票據(jù)的存放是否安全、使用是否規(guī)范、登記臺賬是否完整準(zhǔn)確等。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查：公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對發(fā)票使用情況的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保發(fā)票使用合法合規(guī)。2.接受財(cái)政部門監(jiān)督：涉及財(cái)政票據(jù)使用的部門，應(yīng)接受財(cái)政部門的監(jiān)督檢查，按照財(cái)政部門的要求提供相關(guān)資料和信息，及時(shí)整改存在的問題。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.警告：對于初次違反規(guī)定且情節(jié)較輕的部門或個(gè)人，給予警告處分，責(zé)令其立即改正。2.罰款：對于多次違反規(guī)定或情節(jié)嚴(yán)重的部門或個(gè)人，除給予警告處分外，并處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)