檔案保管管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位檔案的保管管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，分為永久、長期（[具體時(shí)長]年）和短期（[具體時(shí)長]年）三種。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司制發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、決議等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.公司的工程建設(shè)項(xiàng)目資料，包括可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。5.公司的設(shè)備采購與管理資料，包括設(shè)備清單、采購合同、維修記錄等。6.公司的人事檔案，包括員工履歷、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。7.公司的科研項(xiàng)目資料，包括研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定等。8.公司的宣傳資料、會(huì)議記錄、活動(dòng)照片等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，不得積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保同類檔案集中存放。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）保管方式1.按照檔案的保管期限和類別，分別存放于不同的檔案架和檔案柜中。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如光盤、硬盤等。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。（四）溫濕度管理1.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]%之間。2.定期對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（五）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在專人陪同下進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、日期、用途等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。（三）利用期限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案的期限一般不得超過[具體時(shí)長]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案的期限一般不得超過[具體時(shí)長]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員不得將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案的安全保存。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的保管期限合理。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息。6.協(xié)助公司內(nèi)部各部門和外單位查閱檔案，提供必要的服務(wù)和支持。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作是否符合規(guī)定。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)