檔案接收管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的接收管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個方面，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案接收管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案接收管理辦法及相關(guān)制度。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核、整理、保管公司/組織各類檔案。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案接收范圍（一）文書檔案1.公司/組織頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、通報(bào)等。2.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司/組織召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織與上級單位、外部機(jī)構(gòu)的往來文件、信函等。（二）人事檔案1.員工的履歷表、自傳、鑒定、考核材料等。2.員工的學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書等材料。3.員工的入黨、入團(tuán)材料，獎懲材料等。4.員工的工資、福利、保險(xiǎn)等材料。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.公司/組織各類業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、訂單等。2.業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃書、可行性研究報(bào)告、實(shí)施方案等。3.業(yè)務(wù)活動的記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。（五）科技檔案1.科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、成果報(bào)告等。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件等。3.設(shè)備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。四、檔案接收要求（一）檔案整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號方法進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保整齊美觀。（二）檔案移交要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行整改。五、檔案接收流程（一）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行清理、核對，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件、資料，應(yīng)及時收集，防止丟失或損壞。（二）檔案整理1.各部門收集的檔案應(yīng)按照檔案管理部門制定的分類方案和編號方法進(jìn)行整理。2.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無用的文件，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，以便于查閱和管理。（三）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.移交時，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，并將檔案目錄一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理接收手續(xù)。（四）檔案入庫1.檔案管理部門接收的檔案應(yīng)及時入庫保管，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。4.查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理部門出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。4.借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管。長期保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管。短期保管期限為[X]年。（二）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的質(zhì)量不受影響。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔