檔案管理辦法總則一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，保障公司/組織各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：是指公司/組織在各項活動中直接形成的對公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分級管理原則：根據檔案的形成領域和重要程度，實行分級管理，明確各級管理職責。3.維護檔案的真實性、完整性和保密性原則：檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案信息的真實可靠、完整無缺，并嚴格保密。4.便于利用原則：檔案管理應充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進行鑒定，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，經批準后進行相應處理。4.編制檔案檢索工具，建立檔案信息數據庫，為檔案利用提供便利條件。5.開展檔案利用工作，積極主動地為公司/組織各項工作提供檔案信息服務，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱等服務。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。7.對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，促進所屬單位檔案管理工作的規(guī)范化、標準化建設。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作，建立健全本部門的檔案管理制度，確保檔案工作有序開展。2.負責收集、整理本部門在各項工作中形成的檔案材料，按照檔案管理部門的要求進行分類、裝訂，并定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索，配合檔案管理部門開展檔案利用服務。4.對本部門兼職檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導，提高兼職檔案管理人員的業(yè)務水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成公司/組織各部門及員工在各項工作活動中應及時形成各種形式的檔案材料，確保檔案的真實、完整、準確。檔案形成過程中應明確文件材料的形成責任，確保文件材料的質量。（二）檔案收集范圍1.反映公司/組織行政管理工作的文件材料，包括公司/組織設立、變更、注銷等方面的文件，會議文件、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。2.反映公司/組織經營管理工作的文件材料，包括市場調研、市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資采購、生產管理等方面的文件。3.反映公司/組織技術研發(fā)工作的文件材料，包括科研項目立項、研究報告、技術方案、實驗數據、專利申請等方面的文件。4.反映公司/組織基本建設工作的文件材料，包括項目規(guī)劃、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。5.反映公司/組織黨群工作的文件材料，包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的文件。6.其他具有保存價值的文件材料，如合同協(xié)議、客戶資料、榮譽證書、宣傳資料等。（三）檔案收集要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，定期將本部門形成的檔案材料收集齊全、整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應及時收集、整理，并指定專人負責跟蹤管理，確保檔案材料的完整和準確。3.檔案管理人員應定期對檔案收集情況進行檢查，對未按時移交或移交不完整的部門進行督促和催交。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成若干卷，每卷應保持相對獨立和完整，并編有卷內文件目錄。3.編目：對每卷檔案編制卷內文件目錄、備考表等，填寫檔案盒封面、盒脊等項目，確保檔案標識清晰、便于查找。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。（三）整理要求1.檔案整理應符合國家和行業(yè)有關檔案整理的標準和規(guī)范，確保整理質量。2.整理過程中應認真核對檔案材料的內容和數量，發(fā)現問題及時處理。3.整理后的檔案應排列有序，編號準確，標識清晰，便于管理和利用。五、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行妥善保管，未經批準不得擅自銷毀。4.加強檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。2.對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數據的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和專業(yè)人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括對公司/組織歷史研究、生產經營、管理決策等方面的價值。3.檔案的保管期限，根據檔案的形成時間、重要程度、利用頻率等因素確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可進行實地核查。3.經檔案鑒定小組審核通過的鑒定意見，報公司/組織領導審批。（五）銷毀1.對經過鑒定確無保存價值的檔案，經批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保銷毀過程的安全和保密。3.檔案銷毀前應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息，經批準后存檔。檔案銷毀時應進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案工作進行統(tǒng)計，并填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計數據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（三）統(tǒng)計分析檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數據進行分析，總結檔案管理工作的經驗和不足，為改進檔案管理工作提供依據。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、服務為本、確保安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項工作提供支持。（二）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部有關單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經公司/組織領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關等依法查閱、借閱檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容、期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并提供相應的檔案查閱、借閱服務。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應嚴格按照規(guī)定提供檔案，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、