水廠檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)水廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在水廠生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于水廠各部門(mén)及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和歸口管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映水廠各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存與水廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)水廠的合法權(quán)益。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善水廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理水廠各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等，確保檔案的安全與完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作，對(duì)歸檔文件進(jìn)行審核把關(guān)。負(fù)責(zé)檔案的分類、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為水廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等提供檔案信息服務(wù)。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和與檔案管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)。按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查盤(pán)點(diǎn)等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，應(yīng)按照文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各種門(mén)類和載體的文件材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽署完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和制作設(shè)備，確保檔案的長(zhǎng)期保存。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括指示、通知、決定、批復(fù)等。水廠制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。水廠內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職工獎(jiǎng)懲等文件材料。水廠各類行政會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件、對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案水廠設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃圖紙、工藝流程圖、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等。生產(chǎn)運(yùn)行記錄、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全生產(chǎn)記錄等。技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？蒲谐晒募?，如科研報(bào)告、論文、專利證書(shū)等。3.經(jīng)營(yíng)管理類檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。物資采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、市場(chǎng)營(yíng)銷策劃方案、客戶資料等。企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、無(wú)形資產(chǎn)登記等。4.基本建設(shè)類檔案水廠新建、擴(kuò)建、改建工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件等。工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理合同等。工程施工圖紙、竣工圖、隱蔽工程記錄、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收文件等。5.人事檔案職工個(gè)人檔案，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、勞動(dòng)合同、考核鑒定材料、獎(jiǎng)懲材料等。人事任免文件、工資福利文件、社會(huì)保險(xiǎn)資料等。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹、偽造。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理和初步分類，確保文件材料的有序存放，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案按照專業(yè)年度保管期限進(jìn)行分類。3.經(jīng)營(yíng)管理類檔案按照類別年度保管期限進(jìn)行分類。4.基本建設(shè)類檔案按照項(xiàng)目階段保管期限進(jìn)行分類。5.人事檔案按照類別個(gè)人進(jìn)行分類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對(duì)收集的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無(wú)用的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行排列編號(hào)，編制頁(yè)碼。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)案卷封面，注明案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。編制案卷目錄，對(duì)整理好的案卷進(jìn)行登記，包括案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。2.電子檔案整理對(duì)收集的電子文件進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。按照電子文件的命名規(guī)則，對(duì)文件進(jìn)行重命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、格式、大小等信息。將電子文件存儲(chǔ)到檔案管理信息系統(tǒng)中，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行異地備份，以防自然災(zāi)害、人為破壞等意外情況導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括水廠的重要規(guī)章制度、重大決策文件、財(cái)務(wù)決算報(bào)表、人事任免文件、基本建設(shè)項(xiàng)目的重要文件等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性的行政管理文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、經(jīng)營(yíng)管理文件等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)注。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)清查情況，提出改進(jìn)措施和建議，并將清查報(bào)告報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照檔案借閱制度和審批流程，辦理檔案借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱利用：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.借閱利用：因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門(mén)安排專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。復(fù)制人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保復(fù)制過(guò)程中檔案信息的安全。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否已失去保存價(jià)值。2.參考檔案的形成背景、歷史沿革、業(yè)務(wù)發(fā)展等情況，結(jié)合水廠的實(shí)際需求，確定檔案的存毀。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的安全保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)水廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為水廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的快速錄入，支持批量錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按題名、年度、保管期限、檔號(hào)、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速定位所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能：具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。3.