檔案轉(zhuǎn)遞管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案轉(zhuǎn)遞管理，確保檔案的安全、及時、準(zhǔn)確傳遞，維護檔案的完整性和有效性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機構(gòu)進行檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.安全準(zhǔn)確原則：保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，同時確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。3.及時高效原則：優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)遞流程，提高工作效率，確保檔案能夠及時送達目的地。二、檔案轉(zhuǎn)遞的范圍與要求（一）檔案轉(zhuǎn)遞范圍1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞員工崗位調(diào)動、晉升、降職等涉及個人人事檔案信息變更的情況。部門之間因工作需要進行的業(yè)務(wù)檔案交接，如項目資料、合同檔案等。2.外部轉(zhuǎn)遞向政府部門、合作單位、客戶等提供相關(guān)檔案資料，以滿足行政管理、業(yè)務(wù)合作、信息披露等需求。員工離職時，按照規(guī)定將其個人檔案轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或檔案接收機構(gòu)。（二）檔案轉(zhuǎn)遞要求1.檔案整理規(guī)范轉(zhuǎn)出檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案內(nèi)容完整、清晰、有序。檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。2.轉(zhuǎn)遞手續(xù)完備內(nèi)部轉(zhuǎn)遞需填寫《檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請表》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞原因、檔案內(nèi)容、接收部門等信息，并經(jīng)轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人和接收部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。外部轉(zhuǎn)遞需根據(jù)不同情況提供相應(yīng)的證明材料或?qū)徟募?，如介紹信、商調(diào)函、離職證明等。同時，填寫《檔案外部轉(zhuǎn)遞申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.轉(zhuǎn)遞方式選擇根據(jù)檔案的重要性、緊急程度和接收地的距離等因素，合理選擇轉(zhuǎn)遞方式。一般可采用專人送達、機要通信、郵政特快專遞（EMS）等方式。對于重要或機密檔案，應(yīng)優(yōu)先選擇機要通信或?qū)Ｈ怂瓦_方式，確保檔案的安全傳遞。三、檔案轉(zhuǎn)遞流程（一）內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)遞流程1.申請轉(zhuǎn)出部門如需轉(zhuǎn)遞檔案，由檔案管理人員填寫《檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請表》，詳細(xì)說明轉(zhuǎn)遞原因、檔案清單及接收部門等信息。將申請表提交轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞的必要性和準(zhǔn)確性。2.審核接收部門收到《檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請表》后，對檔案接收事宜進行審核。如同意接收，接收部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于涉及重要業(yè)務(wù)或人員變動的檔案轉(zhuǎn)遞，可提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。3.轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)出部門檔案管理人員按照審核通過的申請表，整理好待轉(zhuǎn)遞檔案，并與接收部門檔案管理人員進行交接。雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，明確檔案的名稱、數(shù)量、交接時間等信息。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。接收部門檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)及時進行核對和登記，確保檔案完整無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出部門溝通解決。（二）外部檔案轉(zhuǎn)遞流程1.申請與審批因工作需要向外部轉(zhuǎn)遞檔案時，由相關(guān)部門填寫《檔案外部轉(zhuǎn)遞申請表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、檔案內(nèi)容、接收單位及轉(zhuǎn)遞方式等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司/組織檔案管理部門進行審核。檔案管理部門重點審核轉(zhuǎn)遞檔案的必要性、合規(guī)性以及轉(zhuǎn)遞方式的合理性。對于涉及重要事項或敏感信息的檔案轉(zhuǎn)遞，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。2.準(zhǔn)備材料根據(jù)外部接收單位的要求，準(zhǔn)備相應(yīng)的證明材料或?qū)徟募?，如介紹信、商調(diào)函、離職證明等。將證明材料與待轉(zhuǎn)遞檔案一并整理好，確保檔案材料齊全、規(guī)范。3.轉(zhuǎn)遞操作選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式進行檔案轉(zhuǎn)遞。采用機要通信方式的，按照機要通信部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)；采用郵政特快專遞（EMS）方式的，填寫詳細(xì)的收件人信息，并在快遞單上注明“檔案”字樣。在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)妥善保管好轉(zhuǎn)遞憑證，如機要通信回執(zhí)、快遞單號等。4.跟蹤與反饋檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，通過機要通信查詢系統(tǒng)或快遞單號查詢物流信息，確保檔案按時送達接收單位。收到接收單位反饋的檔案接收情況后，如檔案已完整無誤接收，應(yīng)在《檔案外部轉(zhuǎn)遞申請表》上注明接收情況，并將申請表及相關(guān)轉(zhuǎn)遞憑證整理歸檔。如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與接收單位和轉(zhuǎn)遞機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問題。四、檔案轉(zhuǎn)遞過程中的安全與保密（一）安全保障措施1.專人負(fù)責(zé)：檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)檔案的交接、運輸?shù)裙ぷ?，確保檔案始終處于專人監(jiān)管之下。2.包裝防護：對轉(zhuǎn)遞的檔案進行妥善包裝，采用專用檔案盒、文件袋等包裝材料，確保檔案在運輸過程中不受損壞。對于重要或易損檔案，可采取加密包裝、防潮、防火等防護措施。3.運輸安全：選擇安全可靠的轉(zhuǎn)遞方式，確保檔案在運輸過程中的安全。如采用專人送達方式，應(yīng)安排責(zé)任心強、保密意識高的人員進行護送；采用機要通信或郵政特快專遞（EMS）方式，應(yīng)選擇信譽良好的服務(wù)機構(gòu)，并確保檔案按照規(guī)定的流程進行傳遞。（二）保密要求1.人員保密：參與檔案轉(zhuǎn)遞工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。不得泄露檔案內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞信息，嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘抄、傳播檔案材料。2.環(huán)境保密：在檔案整理、包裝、交接等環(huán)節(jié)，應(yīng)選擇安全保密的場所進行操作，避免無關(guān)人員接觸檔案。對于涉及機密檔案的轉(zhuǎn)遞，應(yīng)采取必要的保密措施，如在保密室進行操作、使用加密設(shè)備等。3.技術(shù)保密：利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案管理和轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)采取相應(yīng)的安全保密措施，如加密存儲、傳輸加密、訪問控制等，防止檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取或篡改。五、檔案轉(zhuǎn)遞的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案轉(zhuǎn)遞工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案轉(zhuǎn)遞流程、手續(xù)辦理、檔案安全等情況進行抽查。建立檔案轉(zhuǎn)遞工作臺賬，詳細(xì)記錄每一次檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞方式、檔案名稱、接收單位等，以便進行跟蹤和監(jiān)督。2.外部監(jiān)督接受政府檔案管理部門、行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題。對于涉及重要檔案轉(zhuǎn)遞或存在較大風(fēng)險的情況，可邀請外部專業(yè)機構(gòu)進行評估和監(jiān)督，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作的合規(guī)性和安全性。（二）檢查內(nèi)容與處理1.檢查內(nèi)容檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備，申請表、交接清單等文件是否齊全、規(guī)范，簽字審批流程是否符合要求。檔案整理是否符合規(guī)范，檔案材料是否真實、完整、準(zhǔn)確，編號、裝訂等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。轉(zhuǎn)遞方式是否選擇得當(dāng)，是否按照規(guī)定的流程進行操作，轉(zhuǎn)遞憑證是否妥善保管。檔案轉(zhuǎn)遞過程中的安全與保密措施是否落實到位，是否存在檔案丟失、損壞、泄密等情況。2.處理措施對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，提交整改報告，由檔案管理部門進行復(fù)查。對違反檔案轉(zhuǎn)遞管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等。對于造成嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。將檔案轉(zhuǎn)遞工作的監(jiān)督檢查情況納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。六、檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.轉(zhuǎn)出部門責(zé)任轉(zhuǎn)出部門未按規(guī)定整理檔案、填寫申請表或提供虛假檔案信息，導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的，由轉(zhuǎn)出部門承擔(dān)主要責(zé)任。轉(zhuǎn)出部門檔案管理人員在檔案交接過程中未履行職責(zé)，造成檔案丟失、損壞或交接不清的，追究檔案管理人員的責(zé)任。2.接收部門責(zé)任接收部門對轉(zhuǎn)遞檔案審核不嚴(yán)，接收不符合要求的檔案，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)問題的，由接收部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。接收部門檔案管理人員未及時對接收的檔案進行核對、登記或妥善保管，造成檔案丟失、損壞的，追究檔案管理人員的責(zé)任。3.轉(zhuǎn)遞經(jīng)辦人員責(zé)任轉(zhuǎn)遞經(jīng)辦人員在檔案轉(zhuǎn)遞過程中未遵守安全與保密規(guī)定，泄露檔案信息或因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，依法依規(guī)追究其個人責(zé)任。轉(zhuǎn)遞經(jīng)辦人員未按照規(guī)定的流程辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，延誤檔案轉(zhuǎn)遞或造成其他不良后果的，追究其工作責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對違反檔案轉(zhuǎn)遞管理規(guī)定情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其改正錯誤行為。2.經(jīng)濟處罰：根據(jù)責(zé)任大小和造成的損失情況，對相關(guān)責(zé)任人員給予一定金額的經(jīng)濟處罰，處罰金額從個人績效獎金或工資中扣除。3.行