校友之家管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友之家的管理與運(yùn)營(yíng)，加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系與交流，促進(jìn)校友與母校之間的合作與發(fā)展，充分發(fā)揮校友之家在聯(lián)絡(luò)校友感情、傳承母校文化、助力學(xué)校建設(shè)等方面的積極作用。（二）適用范圍本辦法適用于校友之家的所有設(shè)施、活動(dòng)以及參與校友之家相關(guān)活動(dòng)的校友、工作人員等。（三）基本原則1.服務(wù)校友原則：以校友需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，滿足校友在聯(lián)絡(luò)交流、文化傳承、職業(yè)發(fā)展等方面的需求。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)管理制度，確保校友之家的運(yùn)營(yíng)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。3.資源共享原則：整合校友資源、學(xué)校資源以及社會(huì)資源，實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同推動(dòng)校友與學(xué)校的發(fā)展。4.安全有序原則：保障校友之家的設(shè)施安全、活動(dòng)安全，維護(hù)良好的秩序，為校友提供安全舒適的環(huán)境。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）校友總會(huì)校友總會(huì)是校友之家的管理決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定校友之家的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃和重大決策。其主要職責(zé)包括：1.審議和批準(zhǔn)校友之家的年度工作計(jì)劃、預(yù)算和決算。2.決定校友之家的重大活動(dòng)、合作項(xiàng)目等事項(xiàng)。3.監(jiān)督校友之家的運(yùn)營(yíng)管理工作，對(duì)其工作進(jìn)行指導(dǎo)和評(píng)估。4.協(xié)調(diào)校友之家與學(xué)校各部門、各學(xué)院以及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的關(guān)系。（二）校友之家管理辦公室校友之家管理辦公室是校友總會(huì)的日常辦事機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)校友之家的具體運(yùn)營(yíng)管理工作。其主要職責(zé)包括：1.執(zhí)行校友總會(huì)的決策和決議，落實(shí)校友之家的各項(xiàng)工作計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)校友之家的日常接待、聯(lián)絡(luò)校友等工作，建立和維護(hù)校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)。3.組織開(kāi)展校友活動(dòng)，如校友聚會(huì)、校友論壇、校友講座等，豐富校友的業(yè)余生活，促進(jìn)校友之間的交流與合作。4.管理校友之家的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行和安全使用。5.負(fù)責(zé)校友之家的財(cái)務(wù)管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，合理使用經(jīng)費(fèi)。6.收集校友對(duì)校友之家工作的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給校友總會(huì)，并不斷改進(jìn)工作。（三）校友志愿者團(tuán)隊(duì)校友志愿者團(tuán)隊(duì)是校友之家開(kāi)展活動(dòng)的重要力量，由熱心校友之家工作的校友組成。其主要職責(zé)包括：1.協(xié)助校友之家管理辦公室開(kāi)展日常接待、聯(lián)絡(luò)校友等工作。2.參與校友活動(dòng)的策劃、組織和實(shí)施，為活動(dòng)的順利開(kāi)展提供志愿服務(wù)。3.收集校友的需求和意見(jiàn)，及時(shí)反饋給校友之家管理辦公室，為改進(jìn)工作提供參考。4.宣傳校友之家的工作和活動(dòng)，擴(kuò)大校友之家的影響力和知名度。三、設(shè)施管理（一）場(chǎng)地管理1.校友之家的場(chǎng)地包括會(huì)議室、活動(dòng)室、接待室等，由校友之家管理辦公室統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.使用場(chǎng)地需提前向校友之家管理辦公室提出申請(qǐng)，填寫《校友之家場(chǎng)地使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、用途、人數(shù)等信息。3.校友之家管理辦公室根據(jù)場(chǎng)地使用情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以安排。未經(jīng)許可，任何單位和個(gè)人不得擅自使用校友之家的場(chǎng)地。4.使用場(chǎng)地的單位和個(gè)人應(yīng)愛(ài)護(hù)場(chǎng)地設(shè)施，保持場(chǎng)地整潔衛(wèi)生，活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)清理場(chǎng)地。如需對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行布置或裝飾，應(yīng)提前告知校友之家管理辦公室，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，活動(dòng)結(jié)束后恢復(fù)原狀。（二）設(shè)備管理1.校友之家配備的設(shè)備包括辦公設(shè)備、會(huì)議設(shè)備、活動(dòng)設(shè)備等，由校友之家管理辦公室負(fù)責(zé)登記、造冊(cè)和維護(hù)管理。2.建立設(shè)備使用臺(tái)賬，記錄設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)情況等信息。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.使用設(shè)備的人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告校友之家管理辦公室，不得擅自拆卸或維修。4.設(shè)備的購(gòu)置、更新、報(bào)廢等應(yīng)按照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保設(shè)備管理工作規(guī)范有序。四、活動(dòng)管理（一）活動(dòng)策劃1.校友之家管理辦公室應(yīng)根據(jù)校友需求和學(xué)校工作安排，定期策劃組織各類校友活動(dòng)?；顒?dòng)策劃應(yīng)充分征求校友意見(jiàn)，確?；顒?dòng)內(nèi)容豐富、形式多樣、具有吸引力。2.活動(dòng)策劃方案應(yīng)包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等詳細(xì)信息，并報(bào)校友總會(huì)審批。3.在活動(dòng)策劃過(guò)程中，應(yīng)注重活動(dòng)的安全性和可行性，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，制定應(yīng)急預(yù)案，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。（二）活動(dòng)組織1.按照活動(dòng)策劃方案，精心組織實(shí)施活動(dòng)。明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確?；顒?dòng)組織有序、流程順暢。2.提前通知校友活動(dòng)的相關(guān)信息，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、注意事項(xiàng)等，確保校友能夠及時(shí)了解并做好參與準(zhǔn)備。3.在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，安排專人負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)、服務(wù)等工作，為校友提供熱情周到的服務(wù)。加強(qiáng)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全管理，維護(hù)良好的秩序，確保校友的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。（三）活動(dòng)宣傳1.充分利用多種渠道，如校友網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、校友群等，對(duì)校友活動(dòng)進(jìn)行宣傳報(bào)道，擴(kuò)大活動(dòng)的影響力和參與度。2.活動(dòng)宣傳內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、亮點(diǎn)等信息，吸引校友積極參與。3.鼓勵(lì)校友對(duì)活動(dòng)進(jìn)行分享和傳播，形成良好的宣傳效果，提升校友之家的知名度和美譽(yù)度。（四）活動(dòng)總結(jié)1.活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容包括活動(dòng)的組織實(shí)施情況、參與人員情況、活動(dòng)效果、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。2.收集校友對(duì)活動(dòng)的反饋意見(jiàn)和建議，認(rèn)真分析研究，為今后活動(dòng)的策劃組織提供參考。3.將活動(dòng)總結(jié)報(bào)告報(bào)校友總會(huì)備案，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)，促進(jìn)校友之家工作的不斷改進(jìn)和提高。五、校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)（一）校友信息收集與管理1.建立健全校友信息收集渠道，通過(guò)多種方式收集校友的基本信息、聯(lián)系方式、工作情況、校友活動(dòng)參與情況等信息。2.對(duì)收集到的校友信息進(jìn)行整理、分類、錄入校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保校友信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.定期更新校友信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)掌握校友的動(dòng)態(tài)變化情況，為校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)工作提供有力支持。（二）校友聯(lián)絡(luò)與溝通1.定期通過(guò)郵件、短信、微信等方式與校友保持聯(lián)系，向校友通報(bào)學(xué)校的發(fā)展情況、校友之家的工作動(dòng)態(tài)以及各類校友活動(dòng)信息。2.設(shè)立校友聯(lián)絡(luò)專員，負(fù)責(zé)與校友進(jìn)行一對(duì)一的溝通聯(lián)絡(luò)，了解校友的需求和意見(jiàn)，及時(shí)為校友提供幫助和服務(wù)。3.組織開(kāi)展校友回訪活動(dòng)，定期走訪校友企業(yè)、校友工作單位等，加強(qiáng)與校友的面對(duì)面交流與溝通，增進(jìn)校友與母校之間的感情。（三）校友服務(wù)1.為校友提供就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)、職業(yè)發(fā)展咨詢等服務(wù)，搭建校友與學(xué)校就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)之間的溝通橋梁。2.協(xié)助校友解決在工作、生活中遇到的困難和問(wèn)題，積極協(xié)調(diào)學(xué)校及相關(guān)部門為校友提供必要的支持和幫助。3.為校友提供學(xué)術(shù)交流、文化傳承等方面的服務(wù)，組織校友參與學(xué)校的學(xué)術(shù)講座、文化活動(dòng)等，促進(jìn)校友之間的知識(shí)共享和文化傳承。六、財(cái)務(wù)管理（一）經(jīng)費(fèi)來(lái)源校友之家的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要包括：1.學(xué)校撥款：學(xué)校根據(jù)校友之家的工作需要，給予一定的經(jīng)費(fèi)支持。2.校友捐贈(zèng)：校友自愿向校友之家捐贈(zèng)的資金。3.活動(dòng)贊助：校友之家開(kāi)展活動(dòng)時(shí)，接受企業(yè)、社會(huì)組織等的贊助資金。4.其他合法收入：如場(chǎng)地租賃收入、設(shè)備出租收入等。（二）經(jīng)費(fèi)使用原則1.專款專用原則：經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.勤儉節(jié)約原則：合理安排經(jīng)費(fèi)支出，節(jié)約使用資金，提高經(jīng)費(fèi)使用效益。3.公開(kāi)透明原則：經(jīng)費(fèi)使用情況應(yīng)定期進(jìn)行公示，接受校友和學(xué)校的監(jiān)督。（三）經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算1.每年年初，校友之家管理辦公室應(yīng)根據(jù)當(dāng)年工作計(jì)劃和活動(dòng)安排，編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)校友總會(huì)審批。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括收入預(yù)算和支出預(yù)算兩部分，收入預(yù)算應(yīng)根據(jù)經(jīng)費(fèi)來(lái)源情況進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，支出預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的支出計(jì)劃。3.嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前報(bào)校友總會(huì)審批。4.每年年末，校友之家管理辦公室應(yīng)編制經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告，對(duì)當(dāng)年經(jīng)費(fèi)的收入、支出、結(jié)余等情況進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，并報(bào)校友總會(huì)審核。（四）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷1.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。2.報(bào)銷時(shí)，應(yīng)填寫《校友之家經(jīng)費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表》，注明報(bào)銷事由、金額、報(bào)銷憑證等信息，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷憑證，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以拒絕。七、檔案管理（一）檔案內(nèi)容校友之家的檔案包括：1.校友檔案：包括校友基本信息、聯(lián)系方式、在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、校友活動(dòng)參與情況等。2.活動(dòng)檔案：包括活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告、報(bào)銷憑證等。4.設(shè)施設(shè)備檔案：包括場(chǎng)地使用記錄、設(shè)備購(gòu)置清單、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等。5.其他檔案：如校友捐贈(zèng)記錄、校友志愿者團(tuán)隊(duì)檔案等。（二）檔案收集與整理1.明確檔案收集責(zé)任人，定期收集各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管與利用1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，確保