檔案歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.完整性原則應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整，能全面反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌。3.準(zhǔn)確性原則歸檔的文件材料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際工作相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.系統(tǒng)性原則按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷，保持檔案的系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。5.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向綜合管理部移交歸檔。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，配合綜合管理部做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)章制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，工作計(jì)劃、總結(jié)，行政公文，人事檔案，印章管理文件等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、合同管理、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)報(bào)告等文件。4.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。5.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。6.物資采購(gòu)類：包括物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理、物資驗(yàn)收等文件。7.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等文件。8.教育培訓(xùn)類：包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)歷教育等文件。9.信息化管理類：包括信息系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)管理等方面的文件。10.其他類：不屬于以上各類的其他文件材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為公司名稱首字母縮寫(xiě)，如“GS”。3.分類號(hào)：按照檔案分類的十大類，分別用110表示。4.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。5.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號(hào)：按文件排列順序編寫(xiě)，從“1”開(kāi)始。例如：GS32023Y001，表示公司2023年行政管理類永久保管的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。4.公司舉辦或參加的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、影像等資料。5.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物及相關(guān)文件。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。3.編目：對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)、編頁(yè)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，制作案卷封面。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，保持文件整齊美觀。5.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.與綜合管理部檔案管理人員辦理檔案移交手續(xù)，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。4.綜合管理部檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行復(fù)查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案保管要求1.按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防止檔案的損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。4.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）檔案的清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理動(dòng)態(tài)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的歷史發(fā)展角度出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，分析其內(nèi)容的重要性、時(shí)效性、完整性等因素。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況，綜合判定檔案的價(jià)值。（四）保管期限的劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員在銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用的同時(shí)，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱檔案的。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記綜合管理部檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.按照檔案分類和編號(hào)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除等操作，對(duì)檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類號(hào)、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的全程跟蹤。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息