校友驛站管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友驛站的運營與管理，加強校友之間的聯(lián)系與交流，促進(jìn)校友與母校之間的合作與發(fā)展，充分發(fā)揮校友驛站在凝聚校友力量、傳承母校文化、助力學(xué)校建設(shè)等方面的積極作用。（二）適用范圍本辦法適用于本校設(shè)立的各級各類校友驛站，包括但不限于以地區(qū)、行業(yè)、年級等為劃分依據(jù)設(shè)立的校友驛站。（三）基本原則1.自愿參與原則：校友可根據(jù)自身意愿申請加入校友驛站，驛站的各項活動和工作應(yīng)充分尊重校友的意愿，鼓勵校友積極主動參與。2.民主管理原則：校友驛站應(yīng)建立健全民主管理機制，充分發(fā)揮校友的主體作用，鼓勵校友參與驛站的決策、組織和管理工作。3.服務(wù)校友原則：以服務(wù)校友為宗旨，為校友提供交流互動、資源共享、職業(yè)發(fā)展等方面的支持與幫助，不斷提升校友的歸屬感和認(rèn)同感。4.規(guī)范運作原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)范化、制度化的要求開展驛站的各項工作，確保驛站運營的合法性、公正性和透明度。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)校友驛站設(shè)立理事會作為最高決策機構(gòu)，理事會成員由校友代表選舉產(chǎn)生。理事會設(shè)理事長1名，副理事長若干名，秘書長1名。根據(jù)工作需要，理事會可下設(shè)若干專業(yè)委員會或工作小組，負(fù)責(zé)具體的工作任務(wù)。同時，校友驛站配備專職或兼職的工作人員，負(fù)責(zé)驛站的日常運營與管理。（二）職責(zé)分工1.理事會職責(zé)制定和修訂校友驛站的章程、管理辦法等規(guī)章制度。選舉和罷免理事會成員，決定秘書長的聘任和解聘。審議和批準(zhǔn)校友驛站的工作計劃、工作報告、財務(wù)預(yù)算和決算等重要事項。指導(dǎo)和監(jiān)督校友驛站的工作，協(xié)調(diào)解決驛站運營過程中遇到的重大問題。決定校友驛站的其他重大事項。2.理事長職責(zé)主持理事會的全面工作，召集和主持理事會會議。代表校友驛站簽署有關(guān)重要文件和協(xié)議。協(xié)調(diào)校友驛站與學(xué)校、校友及社會各界的關(guān)系。組織領(lǐng)導(dǎo)校友驛站的各項工作，確保驛站目標(biāo)的實現(xiàn)。3.副理事長職責(zé)協(xié)助理事長開展工作，在理事長缺席時，代行理事長職責(zé)。負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的工作，組織制定和實施相關(guān)工作計劃。參與理事會的決策和管理工作，提出意見和建議。加強與校友的聯(lián)系與溝通，推動校友驛站各項工作的開展。4.秘書長職責(zé)負(fù)責(zé)校友驛站的日常運營與管理工作，組織實施理事會的決議。制定和執(zhí)行校友驛站的工作計劃，協(xié)調(diào)各工作小組和工作人員的工作。負(fù)責(zé)校友驛站的財務(wù)管理、物資管理和檔案管理等工作。組織開展校友活動，加強與校友的聯(lián)系與溝通，收集和反饋校友的意見和建議。代表校友驛站與學(xué)校、校友及社會各界進(jìn)行聯(lián)絡(luò)與交流。5.專業(yè)委員會或工作小組職責(zé)根據(jù)理事會的工作安排，負(fù)責(zé)制定和實施本專業(yè)領(lǐng)域或工作小組的工作計劃。組織開展相關(guān)的調(diào)研、交流、合作等活動，為校友提供專業(yè)支持和服務(wù)。協(xié)助秘書長做好校友驛站的日常工作，完成理事會交辦的其他任務(wù)。6.工作人員職責(zé)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，按照驛站的工作要求和流程，做好各項具體工作。熱情接待校友，積極為校友提供服務(wù)，及時處理校友的咨詢和訴求。協(xié)助組織開展校友活動，負(fù)責(zé)活動的策劃、籌備、實施和總結(jié)等工作。做好校友信息的收集、整理、更新和維護(hù)工作，確保校友信息的準(zhǔn)確性和完整性。加強與學(xué)校相關(guān)部門和其他校友組織的聯(lián)系與溝通，共同推動校友工作的開展。三、會員管理（一）會員資格1.本校校友，承認(rèn)校友驛站章程，自愿申請加入，經(jīng)審核通過后成為會員。2.對母校發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)的各界人士，經(jīng)校友驛站理事會批準(zhǔn)，可特邀成為會員。（二）會員權(quán)利1.享有選舉權(quán)、被選舉權(quán)和表決權(quán)。2.參加校友驛站組織的各類活動，包括校友聚會、學(xué)術(shù)交流、職業(yè)發(fā)展培訓(xùn)等。3.優(yōu)先獲得校友驛站提供的信息咨詢、資源對接、合作機會等服務(wù)。4.對校友驛站的工作提出意見和建議，進(jìn)行監(jiān)督。5.享受校友驛站提供的其他相關(guān)權(quán)益。（三）會員義務(wù)1.遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，遵守校友驛站章程和管理辦法。2.關(guān)心校友驛站的發(fā)展，積極支持和參與驛站的各項工作，維護(hù)驛站的聲譽和形象。3.按時繳納會費，會費標(biāo)準(zhǔn)由理事會根據(jù)實際情況制定并公布。4.積極向校友驛站提供校友信息、行業(yè)動態(tài)、合作資源等，促進(jìn)校友之間的交流與合作。5.完成校友驛站交辦的其他工作任務(wù)。（四）會員入會與退會1.入會程序申請人向校友驛站提交入會申請書。校友驛站對申請人的資格進(jìn)行審核。審核通過后，申請人填寫會員登記表，繳納會費，經(jīng)理事會批準(zhǔn)后成為會員。校友驛站向會員頒發(fā)會員證書。2.退會程序會員退會應(yīng)書面通知校友驛站，并交回會員證書。會員退會后，其在校友驛站的相關(guān)權(quán)益和義務(wù)即行終止。會員如果一年不繳納會費或不參加校友驛站活動的，視為自動退會。（五）會員管理與服務(wù)1.建立會員檔案，記錄會員的基本信息、聯(lián)系方式、參與活動情況等，實行動態(tài)管理。2.定期向會員發(fā)送校友驛站的工作動態(tài)、活動信息、行業(yè)資訊等，加強與會員的溝通與聯(lián)系。3.根據(jù)會員的需求和特點，有針對性地組織開展各類活動，為會員提供個性化的服務(wù)。4.設(shè)立會員服務(wù)熱線或郵箱，及時受理會員的咨詢、建議和投訴，為會員排憂解難。5.對表現(xiàn)優(yōu)秀的會員進(jìn)行表彰和獎勵，激勵會員積極參與校友驛站的工作，為母校和校友事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。四、活動管理（一）活動策劃1.校友驛站應(yīng)根據(jù)校友的需求和學(xué)校的工作安排，定期策劃組織各類校友活動，活動內(nèi)容應(yīng)豐富多樣，包括校友聚會、學(xué)術(shù)講座、職業(yè)發(fā)展論壇、文化交流活動、志愿服務(wù)活動等。2.在活動策劃過程中，應(yīng)充分征求校友的意見和建議，結(jié)合校友的興趣愛好和實際需求，制定詳細(xì)的活動方案，明確活動主題、時間、地點、內(nèi)容、形式、參與人員等。3.活動方案應(yīng)報理事會審核批準(zhǔn)后實施，確?；顒拥暮戏ㄐ?、安全性和可行性。（二）活動組織與實施1.根據(jù)活動方案，成立活動籌備小組，明確小組成員的職責(zé)分工，負(fù)責(zé)活動的具體籌備工作。2.提前做好活動的宣傳推廣工作，通過校友驛站網(wǎng)站、微信公眾號、校友群等渠道發(fā)布活動通知，吸引校友積極參與。3.精心組織活動的實施，確?；顒蝇F(xiàn)場的布置、設(shè)備的調(diào)試、人員的安排等各項工作有序進(jìn)行，為校友提供良好的活動體驗。4.在活動過程中，要注重安全管理，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確?；顒拥捻樌M(jìn)行和校友的人身安全。5.安排專人負(fù)責(zé)活動的記錄和攝影攝像工作，活動結(jié)束后及時整理活動資料，包括活動照片、視頻、文字報道等，進(jìn)行存檔和宣傳。（三）活動總結(jié)與反饋1.活動結(jié)束后，及時組織召開活動總結(jié)會議，對活動的組織實施情況進(jìn)行總結(jié)評估，分析活動的成效與不足。2.收集校友對活動的反饋意見和建議，認(rèn)真梳理總結(jié)，為今后活動的改進(jìn)和優(yōu)化提供參考依據(jù)。3.將活動總結(jié)報告和反饋意見提交理事會審議，理事會根據(jù)審議結(jié)果提出改進(jìn)措施和下一步工作要求。五、財務(wù)管理（一）財務(wù)制度1.校友驛站應(yīng)建立健全財務(wù)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)財務(wù)管理的法律法規(guī)和學(xué)校的財務(wù)規(guī)定。2.財務(wù)工作應(yīng)堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、規(guī)范運作、公開透明”的原則，確保財務(wù)工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。3.設(shè)立獨立的財務(wù)賬戶，配備專業(yè)的財務(wù)人員或委托具有資質(zhì)的會計機構(gòu)進(jìn)行財務(wù)管理，財務(wù)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守財務(wù)紀(jì)律和職業(yè)道德。（二）經(jīng)費來源1.會員會費：按照會員管理辦法規(guī)定的會費標(biāo)準(zhǔn)收取會員會費。2.校友捐贈：接受校友及社會各界的捐贈，捐贈應(yīng)遵循自愿、合法、公開的原則。3.學(xué)校資助：爭取學(xué)校對校友驛站工作的支持與資助。4.合作收入：通過與企業(yè)、社會組織等開展合作項目獲得的收入。5.其他合法收入：如活動贊助、場地租賃收入等。（三）經(jīng)費使用1.經(jīng)費主要用于校友驛站的日常運營管理、活動組織開展、校友服務(wù)、工作人員薪酬及補貼等方面。2.經(jīng)費使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，各項支出應(yīng)符合財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，做到手續(xù)完備、賬目清晰。3.重大經(jīng)費支出應(yīng)提交理事會審議批準(zhǔn)，確保經(jīng)費使用的合理性和透明度。4.定期編制財務(wù)報表，向理事會報告財務(wù)收支情況，接受理事會的監(jiān)督和審計。（四）資產(chǎn)管理1.建立健全資產(chǎn)管理制度，對校友驛站的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)等進(jìn)行分類登記、核算和管理。2.加強對資產(chǎn)的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)的安全完整和正常使用。3.定期進(jìn)行資產(chǎn)清查，核實資產(chǎn)的數(shù)量、價值和使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.資產(chǎn)的購置、處置等應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置的合法性和公正性。六、信息管理（一）信息收集1.建立校友信息收集機制，通過多種渠道廣泛收集校友的基本信息、工作信息、聯(lián)系方式、興趣愛好等，確保校友信息的全面性和準(zhǔn)確性。2.定期更新校友信息，及時掌握校友的動態(tài)變化情況，如工作變動、聯(lián)系方式變更等。3.鼓勵校友主動提供個人信息，對積極配合信息收集工作的校友給予表彰和感謝。（二）信息整理與存儲1.對收集到的校友信息進(jìn)行分類整理，建立校友信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)校友信息的電子化管理。2.確保校友信息數(shù)據(jù)庫的安全可靠，采取必要的安全防護(hù)措施，防止信息泄露和丟失。3.定期對校友信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。（三）信息共享與利用1.在遵守法律法規(guī)和校友隱私保護(hù)規(guī)定的前提下，合理共享校友信息，為校友之間的交流與合作提供便利。2.利用校友信息數(shù)據(jù)庫，分析校友的需求和特點，為校友驛站的活動策劃、服務(wù)提供等工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。3.加強與學(xué)校相關(guān)部門的信息共享與協(xié)作，共同推動校友工作與學(xué)校整體工作的有機結(jié)合。（四）信息安全與保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，加強對校友信息的安全管理。2.對涉及校友個人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)校友本人同意，不得隨意泄露。3.加強對工作人員的信息安全和保密教育，提高工作人員的保密意識和責(zé)任意識。4.建立信息安全應(yīng)急處置機制，一旦發(fā)生信息安全事件，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報告。七、檔案管理（一）檔案范圍校友驛站的檔案包括但不限于以下幾類：1.理事會會議記錄、決議、章程、管理辦法等文件資料。2.會員檔案，包括會員登記表、會費繳納記錄、會員活動參與情況等。3.活動檔案，包括活動策劃方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.財務(wù)檔案，包括財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等。5.校友信息檔案，包括校友基本信息、聯(lián)系方式、工作經(jīng)歷等。6.其他與校友驛站工作相關(guān)的檔案資料。（二）檔案整理與歸檔1.明確檔案管理職責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案的類別和時間順序，對檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.定期將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，建立檔案目錄，便于查詢和利用。（三）檔案保管與查閱1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.建立檔案查閱制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案查閱流程，查閱檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好查閱記錄。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得擅自查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不