油卡申請管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司油卡的申請、使用及管理流程，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司車輛用油成本，提高資源利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及油卡申請、使用及管理的部門和人員，包括但不限于公司自有車輛、租賃車輛的駕駛員及相關(guān)管理人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保油卡申請、使用及管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：申請人應(yīng)如實提供油卡申請相關(guān)信息，不得虛報、瞞報。3.審批流程規(guī)范原則：建立健全油卡申請審批流程，明確各環(huán)節(jié)審批職責，確保審批過程嚴格、公正、透明。4.節(jié)約高效原則：鼓勵合理用油，提高燃油使用效率，避免浪費，降低公司運營成本。5.安全保密原則：加強油卡信息安全管理，防止油卡信息泄露和被盜用，保障公司財產(chǎn)安全。油卡申請申請條件1.公司自有車輛或租賃車輛，且已列入公司車輛管理臺賬。2.車輛駕駛員需持有有效的駕駛證，并熟悉車輛操作和維護。3.根據(jù)車輛實際使用情況和工作需要，確有油卡使用需求。申請流程1.申請人填寫申請表：駕駛員根據(jù)車輛行駛里程、油耗情況及工作任務(wù)安排，填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的類型（如普通加油卡、專用加油卡等）、預(yù)計使用期限、預(yù)計加油金額、申請理由等信息。2.部門負責人審核：申請人所在部門負責人對申請表進行審核，重點審核申請理由的合理性、預(yù)計使用情況的真實性等。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字確認。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到經(jīng)部門負責人審核后的申請表后，對申請金額的合理性、公司資金狀況等進行審核。審核通過后，在申請表上簽署意見并簽字確認。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司車輛使用政策、財務(wù)狀況等因素，對油卡申請進行最終審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并簽字確認。申請材料1.《油卡申請表》（一式兩份），需申請人、部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。2.車輛行駛證復(fù)印件。3.駕駛員駕駛證復(fù)印件。油卡發(fā)放發(fā)放方式1.集中辦理：對于批量申請油卡的情況，由公司統(tǒng)一與合作加油站聯(lián)系，集中辦理油卡，并將油卡發(fā)放至申請人所在部門，由部門負責人負責轉(zhuǎn)交駕駛員。2.現(xiàn)場辦理：對于個別緊急或特殊情況的油卡申請，可由申請人在公司指定的時間和地點，與合作加油站工作人員現(xiàn)場辦理油卡領(lǐng)取手續(xù)。發(fā)放記錄1.公司應(yīng)建立油卡發(fā)放臺賬，詳細記錄油卡的發(fā)放日期、卡號、申請人、車輛信息、發(fā)放金額等內(nèi)容。2.油卡發(fā)放臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保賬實相符。油卡使用使用范圍1.公司自有車輛和租賃車輛在正常運營過程中的加油支出。2.經(jīng)公司批準的與車輛相關(guān)的其他合理用油支出，如車輛保養(yǎng)、維修過程中的試車用油等。使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借、出租或用于其他非公司車輛的加油。2.加油時，駕駛員應(yīng)選擇公司指定的合作加油站，并按照加油站的操作規(guī)范進行加油。3.每次加油后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上簽字確認，并妥善保存加油憑證。加油憑證應(yīng)包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量等信息。4.駕駛員應(yīng)定期將加油憑證整理后交至所在部門，由部門負責人審核簽字后，統(tǒng)一交至財務(wù)部門進行報銷。異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失、被盜用等異常情況，駕駛員應(yīng)立即向所在部門報告，并協(xié)助公司采取相應(yīng)的掛失、報警等措施。2.因油卡異常情況導(dǎo)致的經(jīng)濟損失，根據(jù)實際情況由相關(guān)責任人承擔。油卡充值充值申請1.當油卡余額不足時，駕駛員應(yīng)提前[X]個工作日填寫《油卡充值申請表》，注明油卡卡號、當前余額、預(yù)計充值金額、申請充值理由等信息。2.《油卡充值申請表》經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司指定的油卡管理部門。充值流程1.油卡管理部門根據(jù)審批通過的《油卡充值申請表》，與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡充值手續(xù)。2.油卡充值完成后，油卡管理部門應(yīng)及時更新油卡發(fā)放臺賬，并將充值信息反饋給財務(wù)部門。充值記錄1.公司應(yīng)建立油卡充值臺賬，詳細記錄油卡的充值日期、充值金額、充值方式、充值經(jīng)辦人等內(nèi)容。2.油卡充值臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保賬實相符。油卡掛失與補辦掛失1.駕駛員發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用后，應(yīng)立即撥打公司指定的油卡掛失電話進行掛失，并向所在部門報告。2.部門負責人接到報告后，應(yīng)及時通知油卡管理部門進行掛失處理。油卡管理部門在接到掛失通知后，應(yīng)立即與合作加油站聯(lián)系，對掛失油卡進行鎖定，防止油卡被盜用。補辦1.掛失成功后，駕駛員如需補辦油卡，應(yīng)填寫《油卡補辦申請表》，注明油卡卡號、掛失日期、補辦理由等信息。2.《油卡補辦申請表》經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司指定的油卡管理部門。3.油卡管理部門根據(jù)審批通過的《油卡補辦申請表》，與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡補辦手續(xù)。補辦后的油卡卡號、密碼等信息應(yīng)及時通知駕駛員，并更新油卡發(fā)放臺賬。掛失與補辦費用1.油卡掛失手續(xù)費由[具體承擔部門]承擔。2.油卡補辦費用由[具體承擔部門]承擔。油卡結(jié)算與報銷結(jié)算方式1.公司與合作加油站定期進行油卡費用結(jié)算，結(jié)算周期為[X]個月。2.結(jié)算時，公司油卡管理部門應(yīng)與合作加油站核對油卡的使用記錄、充值記錄等信息，確保雙方數(shù)據(jù)一致。3.合作加油站根據(jù)核對后的信息，向公司開具油卡費用發(fā)票。公司財務(wù)部門根據(jù)發(fā)票金額進行賬務(wù)處理。報銷流程1.駕駛員定期將整理好的加油憑證交至所在部門，部門負責人審核簽字后，統(tǒng)一交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到加油憑證后，按照公司財務(wù)報銷制度進行審核。審核通過后，予以報銷，并將報銷款項支付至駕駛員指定的銀行賬戶。報銷憑證要求1.加油憑證應(yīng)真實、有效，內(nèi)容完整，包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量、發(fā)票號碼等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋加油站發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與加油憑證一致。油卡監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立油卡申請、使用及管理監(jiān)督機制，定期對油卡使用情況進行檢查和審計。2.審計部門負責對油卡申請、使用及管理情況進行專項審計，檢查油卡申請的合理性、使用的合規(guī)性、充值及報銷的準確性等。3.財務(wù)部門負責對油卡費用的核算和管理進行監(jiān)督，確保油卡費用支出符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。檢查內(nèi)容1.油卡申請手續(xù)是否齊全，審批流程是否規(guī)范。2.油卡使用是否符合規(guī)定范圍，有無轉(zhuǎn)借、出租或用于其他非公司車輛加油的情況。3.加油憑證是否真實、有效，報銷手續(xù)是否完備。4.油卡充值是否及時、準確，充值記錄是否完整。5.油卡掛失與補辦手續(xù)是否齊全，費用是否合理。違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.對于情節(jié)嚴重、構(gòu)成違法犯罪的，公司將依法